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Cómo domesticar archivos y carpetas demasiado grandes

Sus archivos nunca van a ser ni más pequeños ni menos abundantes. Ya sean documentos de Word, JPEG, MP3, o películas AVI, los archivos que se encuentran en su unidad de disco duro son cada vez más grandes y las carpetas que los contienen más numerosas. Para impedir que Windows se asfixie, usted necesita usar técnicas y herramientas para simplificar la administración de archivos y la navegación por las carpetas.

Cada vez que quiera crear una carpeta nueva, tiene que seleccionar una carpeta en una ventana del Explorador y escoger Archivo•Nuevo•Carpeta, o pulsar el botón derecho en la ventana de una carpeta y seleccionar Nuevo•Carpeta. John Swan de Bakersfield, California, quiere saber si existe una manera más rápida de hacerlo. Yo sé de tres, por lo menos.

Use el teclado con creatividad: Con una ventana del Explorador abierta, oprima <Alt>-A seguido por N. Este método abreviado funciona si la selección activa se encuentra en el panel de árbol del Explorador a la izquierda o en el panel de carpetas a la derecha. Mi método favorito es oprimir <Alt>-A <Intro><Intro>, aunque esta estrategia solamente funciona cuando no hay nada seleccionado en el panel derecho de la ventana. Si hay un elemento seleccionado en ese panel, desactívelo usando <Ctrl>-<Espacio> y luego apretando <Alt>-A <Intro><Intro> para crear la carpeta nueva.

Use el diálogo: La barra de herramientas del Explorador carece todavía de un botón Nueva carpeta (algo que pedí por primera vez en esta columna hace siete años), pero muchos de los cuadros de diálogo Abrir y Guardar que aparecen en las aplicaciones de Windows tienen precisamente lo que este columnista había pedido. Si usted está trabajando en un programa, escoja Archivo•Guardar como o Archivo•Abrir y pulse Crear nueva carpeta, representado por el icono de una carpeta con un destello en la esquina superior derecha y justo encima de la lista de archivos.

Haga un menú: Otro método consiste en agregar un mando Crear nueva carpeta a su menú de contexto para el botón derecho. Esto le ahorra el problema de tener que navegar al submenú Nuevo, que a menudo es lento, del menú Archivo. Para crear un nuevo elemento en el menú de contexto, abra una ventana del Explorador (una manera pudiera ser oprimiendo <Windows>-E) y seleccione Herramientas• Opciones de carpeta. Pulse la ficha Tipos de archivo y en la lista de ‘Tipos de archivo registrados’ seleccione Carpeta de archivos y pulse Editar (en Windows 98) u Opciones avanzadas (en las versiones posteriores) para abrir el cuadro de diálogo Editar tipo de archivo. Ahora pulse el botón Nuevo. Donde dice 'Acción', escriba el texto que usted quiere ver en su menú de contexto (por ejemplo, Nueva carpeta). En 'Aplicación utilizada para realizar la acción', escriba command.com /c md "%1Nueva carpeta" (en Windows 98 y Me) o cmd.exe /c md "%1Nueva carpeta" (en Windows 2000 y XP).

Pulse Aceptar y cierre los cuadros de diálogo restantes. Ahora cuando pulse el botón derecho sobre el icono de una carpeta, su mando Nueva carpeta estará disponible sin que usted tenga que navegar por el submenú Nuevo. Windows no le permite crear dos carpetas llamadas "Nueva carpeta" en el mismo lugar, así que tendrá que cambiarle el nombre antes de usar el mando otra vez.

Si se equivoca en Windows 98, vuelva al cuadro de diálogo Editar tipo de archivo, seleccione su nuevo mando y pulse Editar para cambiarlo o Quitar para borrarlo. Pero si se equivoca en Windows 2000, Me o XP, tendrá que alterar el mando por medio del Editor del Registro, o borrarlo y comenzar de nuevo.

Vistas de carpeta espectaculares

He digitalizado 15.015 archivos de canciones de karaoke (para un total de 37,7 gigabytes) en una carpeta. Pero Windows XP no me permite agregar ni una más a pesar de que mi unidad de disco duro de 160GB (con formato FAT32) tiene bastante espacio libre. ¿Cómo puedo agregar más archivos a mi carpeta de karaoke? No quiero tener que crear más carpetas; eso sería demasiado fácil.

Ron Denka, Syracuse, Nueva York

Aunque no me gusta decirle a nadie cómo debe organizar sus archivos, puede ser hora de que usted cambie de estrategia. Es cierto que cualquier carpeta en una unidad de discos con formato FAT32 puede, en teoría, almacenar 65.534 archivos o subcarpetas, pero esto es cierto solamente si los nombres de archivo usan el formato de DOS de 8.3 caracteres, que es más corto. El número total de archivos por carpeta se reduce drásticamente cuando los archivos usan nombres más largos (como casi siempre sucede ahora). Windows no encontrará todos los archivos de sus canciones mientras usted no los distribuya en varias carpetas diferentes, o les ponga nombres cortos usando el formato de DOS.

Pero tengo que reconocerlo. Si usted insiste en poner el máximo número de archivos en una megacarpeta, Windows XP tiene algunas características que le ayudan a imponer el orden. Primero, abra el Explorador, seleccione la carpeta que quiere organizar y pulse Ver•Seleccionar detalles. Desplace la lista de atributos y seleccione las casillas que piensa usar como la base para organizar sus archivos. Por ejemplo, si tiene una carpeta llena de archivos de música, pudiera seleccionar Título del álbum para organizar los archivos según el álbum a que pertenecen. Seleccione todos los atributos que quiera ver en la lista de Detalles del Explorador y pulse Aceptar cuando termine.

Consejo adicional: Con la vista de carpetas del Explorador configurada para mostrar Detalles (seleccione Ver•Detalles), usted puede agregar o quitar rápidamente los atributos que se muestran: Pulse el botón derecho sobre los encabezamientos de las columnas situados encima de la lista de archivos y seleccione un elemento para mostrarlo u ocultarlo. Note que este menú sólo muestra una lista parcial de los atributos disponibles; si selecciona Más al pie de la lista se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar detalles, donde se muestra la lista completa.

Con los atributos seleccionados en su lugar, pulse el título de cualquier columna para ordenar los elementos de la carpeta de acuerdo con ese atributo. Para organizar según los atributos que no se ven, escoja Ver•Organizar iconos y seleccione un atributo del submenú. Para seguir con el ejemplo anterior, usted tendría que pulsar Ver•Organizar iconos•Título del álbum para ordenar los archivos según el álbum en que aparecen.

Y ahora, la parte divertida: para dividir esta lista enorme de archivos en trozos más pequeños según su atributo deseado, simplemente escoja Ver•Organizar iconos•Mostrar en grupos. Esto divide la carpeta en secciones con títulos que representan la categoría que usted seleccionó con anterioridad. Entonces, siguiendo con el ejemplo previo, la carpeta mostraría ahora grupos de álbumes con los títulos como encabezamiento.

Algunos atributos se agrupan de una manera especial. Por ejemplo, si usted organiza la lista según el Nombre, los grupos representarán las letras del abecedario. Organícela por Tamaño para crear grupos como Minúsculo, Pequeño, Mediano y Grande.

Cuando la lista se organiza en grupos, uno puede cambiar la agrupación instantáneamente con sólo elegir un atributo diferente del submenú 'Ver•Organizar iconos por'. Si su carpeta ya muestra los detalles de los archivos, por ejemplo, podrá cambiar las agrupaciones pulsando el título del atributo deseado que aparece arriba de la lista de archivo. Para reorganizar las carpetas jerárquicas que no han sido agrupadas usted tuviera que pasarse horas y horas moviendo archivos a diversos niveles de carpetas.

La agrupación está disponible en casi todas las vistas de carpetas, incluyendo las Vistas en Miniaturas, Mosaicos, Iconos y Detalles (la única excepción es el modo de Lista en el Explorador).

Identifique la carpeta con más facilidad

Usted podrá reconocer la carpeta que necesita dándole a su icono un aspecto distintivo. Windows XP le permite asignar un icono personal o (si ve sus archivos como miniaturas) hasta una imagen específica para cada carpeta. Pulse el botón derecho en la carpeta y elija Propiedades•Personalizar (tenga presente que esta opción no está disponible para todas las carpetas en Windows XP). Para agregar un icono personal, pulse el botón Cambiar icono, que se encuentra bajo ‘Iconos de carpeta’. Escoja uno de los iconos que aparecen, o pulse el botón Examinar para ubicar un archivo de iconos (.ico) en una aplicación (.exe), biblioteca (.dll), o cualquier otro archivo que pueda contener iconos. Una vez que haya encontrado el icono que quiere para el archivo, selecciónelo, pulse Abrir (si es necesario) y entonces pulse Aceptar las veces que haga falta para cerrar todos los cuadros de diálogo.

Si una o más carpetas usan la vista de Miniatura (escoja Ver•Miniatura), ya pueden tener un aspecto personal, siempre que los archivos de las carpetas tengan los formatos comunes de la Web, como .htm para el texto, o .jpg, .gif, .bmp y .tif para imágenes (esta personalización prefabricada de iconos también aplica a los accesos directos que conducen a archivos en estos formatos). Windows automáticamente crea imágenes miniaturizadas de los primeros cuatro elementos de la carpeta para que aparezcan en la imagen miniaturizada. Naturalmente, si la carpeta tiene menos de cuatro archivos o accesos directos compatibles con la Web entonces se crean menos de cuatro imágenes. Si la carpeta tiene accesos directos a sitios de la Web, Windows solamente puede crear imágenes de ellos cuando su conexión a la Internet esté activa.

Para identificar cuatro imágenes pequeñas en la miniatura de una carpeta hay que tener una vista de águila. Para hacer que sus carpetas resalten, seleccione una sola imagen para la miniatura: Pulse el botón derecho sobre la carpeta, elija Propiedades•Personalizar y pulse Elegir imagen en la sección ‘Imágenes de carpeta’. Ubique y seleccione un archivo de imagen como describimos arriba, pulse Abrir y luego Aceptar.

Por supuesto, seguir estos pasos para cada carpeta que quiera personalizar puede consumir bastante tiempo. Para acelerar el proceso, localice la imagen que quiere usar para su miniatura de carpeta, cámbiele el nombre a folder (o folder.jpg, folder.gif, o cualquier extensión apropiada, si las extensiones de archivos están visibles) y arrástrela a la carpeta deseada. Windows utilizará automáticamente un archivo con este nombre como la imagen en miniatura para esa carpeta

Consejo adicional: Si no puede encontrar una imagen que describa el contenido de su carpeta, visite Google Images (find.pcworld.com/47122) y escriba una palabra clave. Cuando encuentre una imagen sin derechos de autor que le guste, púlsela con el botón derecho, seleccione Guardar imagen como (en Internet Explorer o en Firefox), navegue a su carpeta y póngale el nombre folder.jpg. Pulse Guardar. Ahora la miniatura de la carpeta mostrará la imagen que usted seleccionó.

Por último, si encuentra las imágenes en la vista de Miniaturas demasiado grandes, visite find.pcworld.com/47124 para bajar e instalar Tweak UI, la herramienta gratuita de personalización hecha por Microsoft. Después de instalarla, abra Tweak UI, haga un doble clic en el Explorador, seleccione Miniaturas en el panel izquierdo y cambie el número de Tamaño en la caja de Miniatura a algo más pequeño, como 64. Entonces pulse Aceptar. Quizá tenga que cerrar y volver a abrir la carpeta para ver sus miniaturas en el nuevo tamaño.

Scott Dunn.

Ponga más de sus carpetas favoritas a un clic de distancia

¿Para qué necesitamos otra barra de herramientas más en el Explorador de Windows? Porque Folder View le da botones que representan las subcarpetas (o accesos directos a las carpetas) en su Carpeta principal (que usted mismo elige). Pulse el botón derecho para ver una opción de 'Abrir en una ventana nueva'. Si las carpetas tienen subcarpetas, cada botón tiene un compañero que muestra esas carpetas en un menú. Aunque Folder View recomienda que usted tenga a Mis documentos como su Carpeta principal, yo estimo que es más flexible configurar la Carpeta principal como una que yo mismo creo y donde pongo mis accesos directos favoritos. Folder View tiene un menú desplegable de carpetas recién usadas y usted puede agregar una versión de menú a la barra de tareas, así como a los cuadros de diálogo de Abrir y Guardar en la mayoría de los programas. Finalmente, pero no por ello menos importante: Folder View es gratis. Vaya a www.pcwla.com/buscar/05067601 para conseguir su copia.

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