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Office nueva e inteligente

Pusimos a prueba la primera edición beta de la mayor renovación que Microsoft ha hecho a su venerable conjunto de aplicaciones de oficina… y en general nos gustó lo que vimos.

Cuando Microsoft dice que la próxima versión de Office será la revisión más importante en más de una década, no está bromeando. Los nuevos formatos predeterminados basados en XML y una significativa renovación de la interfaz se unen para hacer que el líder de los conjuntos de productividad sea más flexible y accesible que nunca. Los usuarios veteranos mirarán con preocupación todos los cambios de la nueva versión, cuyo nombre en código es Office 12, pero después de probar la primera edición beta encontré que todos los ajustes están bien justificados. La edición final ha sido programada para el 2006.

UN NUEVO ASPECTO

Aun antes de la edición beta limitada, Microsoft había ofrecido un avance de la nueva y sorprendente interfaz de Office, que prácticamente elimina todos los menús desplegables y las barras de herramientas en la mayoría de las aplicaciones del conjunto. A cambio, los usuarios verán un grupo de indicadores o pestañas situados encima de lo que la compañía llama la “cinta”, una barra de herramientas de 2,5 centímetros de alto que muestra diversas funciones pertinentes a la pestaña seleccionada. En Word, por ejemplo, pulse en la pestaña Escribir y la cinta le presentará las opciones de tipos de letras y formatos además de las funciones habituales de cortar, pegar y buscar/sustituir que solían encontrarse en el menú “Editar”. Sin embargo, un número de funciones todavía radica en menús que aparecen al pulsar las flechas en la cinta o junto al botón de Archivo, ubicado a la izquierda de las pestañas.

A diferencia de Windows XP, que permite a los usuarios revertir al Menú Inicio y al Panel de control de las versiones anteriores de Windows, Office 12 no ofrece opciones para regresar a las interfaces del pasado, una decisión que probablemente irritará a quienes están acostumbrados a la vieja cara de Office.

NUEVOS FORMATOS DE ARCHIVO

Pero tras bastidores se esconde un cambio que puede resultar aun más importante que la transformación de la interfaz: Microsoft ha reemplazado sus formatos de archivos particulares con nuevas versiones comprimidas y basadas en XML, lo cual se evidencia con la adición de la letra x a extensiones tradicionales en el nombre de archivo (.docx en vez de .doc, .xlsx en vez de .xls y así sucesivamente).

Estos nuevos formatos Office Open XML son mejores que sus predecesores en varios aspectos. Para empezar, son más compactos: cuando guardé un archivo de Word 2003 sin cambiarlo como un archivo .docx, quedó en menos de la mitad de su tamaño anterior. Y como los formatos de Office XML son basados en los formatos XML y Zip, deben ser más accesibles a otras aplicaciones –incluso en otros sistemas operativos– a medida que los programadores comienzan a incorporar en su software los esquemas de Microsoft XML (que proveen los detalles de programación necesarios para interpretar los documentos de XML). La compañía ha publicado ya versiones preliminares de estos esquemas y también ha propuesto a Office XML a la organización de normas Ecma International como una norma abierta sin derechos de autor.

Office 12 todavía permite leer y escribir en los formatos normales de Office 2000-2003 y, por primera vez, permite guardar archivos como PDF de lectura solamente. Al mismo tiempo, Microsoft dice que ofrecerá extensiones para que los usuarios de Office 2000-2003 puedan crear, abrir, editar y guardar archivos de Office XML. Cuando los usuarios de las versiones anteriores traten de abrir un archivo de Office XML, serán enviados al sitio para obtener la extensión.

LOS COMPONENTES COMPRIMIDOS

Como cada archivo de Office XML realmente es una colección de componentes comprimidos (el texto reside en un componente, los atributos de estilo en otro, los comentarios del revisor en un tercero y así sucesivamente), usted puede alterar fácilmente estos atributos cambiando la extensión de Office XML a .zip, abriendo el archivo con cualquier herramienta de compresión y quitando o sustituyendo los archivos componentes. Por ejemplo, usted pudiera cambiar un nuevo subarchivo de estilo (creado por programadores, o simplemente copiado de otro documento de Office XML) sin hacer cambios en el texto.

LA CONFUSIÓN INICIAL

Durante las pruebas que realicé con Word, me confundió inicialmente la nueva colocación de las funciones: en algunos casos tuve que hacer más clics para llegar a funciones a las que anteriormente podría acceder usando barras de herramientas. Por suerte, Microsoft ha mantenido los controles del teclado (como <Ctrl>-S para Guardar y <F12> para Guardar como) y las otras características nuevas compensan por el hecho de tener que aprender una nueva interfaz.

La principal de las nuevas adiciones es la capacidad para obtener una vista preliminar en vivo. Cuando usted pasa con el ratón por encima de uno de los formatos de la cinta –por ejemplo, un nuevo tipo de letra o estilo de párrafo– el cambio se muestra en su documento antes de decidirse a hacerlo. Este aspecto economiza tiempo y estará disponible en todo el conjunto para varias opciones.

La desventaja es que la cinta reduce el espacio en la pantalla y su tamaño no se puede ajustar, así que mientras más grande sea su pantalla, mejor.

Otro cambio importante en la interfaz de Word es la barra de herramientas de Estado situada al pie de la ventana, que muestra el número de páginas y la página actual de un documento. Ahora también muestra el total de palabras y una barra deslizable de acercamiento para ajustar su vista desde el nivel predeterminado de 100 por ciento.

Una adición muy bienvenida en Word, Excel y PowerPoint es el Inspector de documentos (bajo Archivo•Finalizar), que busca el texto oculto que usted quisiera que otros no vieran –comentarios, el nombre del dueño del documento y demás– y se ofrece a quitar todo o parte del material.

Entre las mejoras de Excel 12 están una ayuda mejorada para los usuarios novicios, mayor capacidad (las hojas de trabajo ahora pueden manejar hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas) y diseños de celdas fáciles de aplicar.

UN EXCEL EXCELENTE

La función de formato condicional de Excel le permite adornar su hoja de cálculo con colores y efectos según el contenido de las celdas. Por ejemplo, usted puede crear gradientes de color estilo termómetro que dependen de los valores numéricos contenidos en un grupo de celdas.

Me gustó particularmente la ayuda que Excel 12 ofrece a la hora de escribir fórmulas: en las versiones pasadas, había que escribir el nombre exacto de una fórmula. Ahora, cuando uno comienza a escribir, un menú emergente muestra todas las fórmulas que comienzan con las letras que se han escrito y cada fórmula tiene su propia información sobre herramientas. A medida que usted sigue escribiendo, Excel va reduciendo las opciones presentadas.

La cinta de Etiquetas de Excel ofrece una galería de visualizaciones que usted puede aplicar con un par de pulsos del ratón. Como en Word, la vista preliminar en vivo le permite ver cómo sus selecciones lucirán en el documento real antes de decidirse a hacerlas.

La vista de Diseño de página (Page Layout) le permite ver fácilmente cómo imprimirá exactamente cada página de una hoja de trabajo y dónde están los saltos de página. Cuando se añade una columna o fila a una hoja de trabajo, Excel ahora aplica los elementos de estilo del documento a la adición, algo que en las versiones actuales de Excel se debe hacer manualmente.

PEQUEÑO POWERPOINT

La magia de compresión de Office XML es particularmente asombrosa en PowerPoint 12. Una sola diapositiva que contiene una foto y gráficos que ocupaba 5MB en el formato predeterminado de PowerPoint 2003 se encogió a sólo 610KB (cerca de 0,6MB) en el nuevo formato .pptx.

El uso de la cinta en PowerPoint 12 provee un sentido de control que no existía en las versiones anteriores. Por ejemplo, pulsando sobre Efectos en la cinta de Diseño usted puede convertir una lista de viñetas rudimentaria en un diagrama lógico, y luego adornar rápidamente ese diagrama con un efecto tridimensional o de resplandor usando otras opciones en la misma cinta. En las versiones anteriores de PowerPoint, estas opciones se encontraban enterradas en un laberinto de múltiples menús.

ACTUALIZACIÓN DE OUTLOOK

Pero la consistencia en la interfaz de Office 12 se rompe en Outlook. Aquí no verá ninguna cinta, sólo los mismos viejos menús desplegables. Lo que sí es diferente es la nueva y potencialmente útil Barra de tareas pendientes. Al igual que el panel de tareas de Word o de Excel 2003, aparece a la derecha de la pantalla y mostrará todas las tareas pendientes y las reuniones programadas.

Microsoft dice que cuando se usa en una red corporativa, la Barra de tareas pendientes mostrará las reuniones asignadas con las otras aplicaciones del sistema de Office, como Access y OneNote. El tamaño del panel se puede ajustar, pero no me pareció que congestiona mucho la pantalla.

Mientras no se marque una tarea como finalizada, Outlook la seguirá mostrando en la Barra de tareas pendientes. Para reservar el tiempo necesario para completar una tarea en la Barra de tareas pendientes, usted puede arrastrarla sobre su calendario (en el modo predeterminado, el programa programará una cita de 30 minutos).

Outlook 12 también le permite intercambiar la información de calendario con otros usuarios por medio de correo electrónico; así podrá sobreponer las citas de diversos usuarios en su calendario.

La capacidad de búsqueda de Outlook también parece estar muy mejorada en relación con las versiones pasadas. Pero extrañé la conveniencia de las cintas que no fueron incluidas.

UN ACCESS MÁS FÁCIL

Para muchos usuarios veteranos de Office, el potente programa de base de datos de Microsoft, Access, siempre ha parecido impenetrable, especialmente cuando se compara con un programa más fácil de usar como FileMaker Pro. Access 12 añade características que hacen el software más accesible, por decirlo así.

Las plantillas de inicio, presentadas visualmente en la cinta, orientan a los nuevos usuarios durante la creación de bases de datos para usos específicos. La nueva versión también facilita cambiar sobre la marcha el formato de los informes de la base de datos: usted ahora puede editar todos los campos de la base de datos desde la vista del informe, un cambio importante.

Conclusiones

Como sus predecesores, Office 12 es un conjunto de programas gigantesco y casi nadie utilizará todas sus funciones. Me hubiera gustado tener la opción de revertir a la interfaz vieja, pero el nuevo diseño tiene sus ventajas y el cambio a XML es claramente beneficioso.

La combinación de numerosas características nuevas, menos espectaculares pero potencialmente útiles, produce un paquete de productividad más capaz y conveniente.

_Michael S. Lasky

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