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Maneras sencillas de poner en orden su bandeja de entrada

Estos consejos para Microsoft Outlook 2003, Outlook Express 6 y Mozilla Thunderbird 1.5 le ayudarán a sacar el máximo provecho de este medio

Tanto si usted es un veterano del correo electrónico como si acaba de abrir su primera cuenta, estos consejos para Microsoft Outlook 2003, Outlook Express 6 y Mozilla Thunderbird 1.5 le ayudarán a sacar el máximo provecho de este medio (note que muchos de los consejos también funcionan en versiones más antiguas de los programas).

1. Administre varias cuentas: Regularmente reviso más de media docena de cuentas de correo-e y no me gusta tener que abrirlas de una en una. Por suerte, la mayoría de los programas de correo acomodan fácilmente varias cuentas. Para agregar una cuenta en Outlook, escoja Herramientas•Cuentas de correo electrónico, seleccione Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulse Siguiente. Escoja el tipo de servidor de correo de entrada (POP3 es muy común), pulse Siguiente y luego escriba el nombre de la cuenta y las direcciones de entrada y salida del servidor (su ISP le envió esta información cuando se inscribió para abrir la cuenta). Pulse Siguiente y luego Finalizar.

En Outlook Express, pulse Herramientas•Cuentas•Agregar•Correo, escriba la dirección de correo electrónico, pulse Siguiente, agregue las direcciones del servidor, pulse Siguiente otra vez y por último ponga su contraseña y nombre de cuenta. Para terminar haga clic en Siguiente•Finalizar•Cerrar.

En Thunderbird, usted debe elegir Herramientas•Configuración de la cuenta•Agregar cuenta•Cuenta de correo electrónico•Siguiente. Escriba su dirección de correo electrónico y su nombre, pulse Siguiente, seleccione el tipo de servidor de entrada, escriba la dirección de entrada del servidor, pulse Siguiente, agregue el nombre de usuario, haga clic en el botón Siguiente, escriba el nombre de cuenta, pulse Siguiente una vez más y por último Finalizar.

2. Mantenga sincronizadas sus bandejas de entrada: La mayoría de los programas de correo electrónico borran automáticamente los mensajes del servidor de correo cuando los baja a su PC. Esto significa que no podrá ver los mensajes viejos si usa varios sistemas diferentes para revisar el correo. Para mantener su bandeja de entrada razonablemente sincronizada, confi-gure el programa de correo en cada PC que usa para que deje los mensajes en el servidor, de manera que la próxima máquina que use detectará que los mensajes son nuevos y están sin leer.

Para hacer esto en Outlook, seleccione Herramientas•Cuentas de correo electrónico, pulse Siguiente para modificar una cuenta existente, escoja la cuenta en la lista de Cuentas de correo electrónico y seleccione Cambiar. Pulse Más configuraciones•Avanzadas y seleccione la casilla que dice Dejar una copia de los mensajes en el servidor (también deberá marcar la casilla Quitar del servidor al eliminar de ‘Elementos eliminados’). Para completar el proceso pulse Aceptar•Siguiente•Finalizar.

En OE, escoja Herramientas•Cuentas, seleccione la cuenta en la ficha de Correo y pulse Propiedades•Opciones avanzadas. Seleccione la casilla Mantener una copia de los mensajes en el servidor (y quizá también Quitar del servidor al eliminar de ‘Elementos eliminados’) y pulse Aceptar•Cerrar.

En Thunderbird, escoja Herramientas•Configuración de la cuenta, seleccione Configuración del servidor bajo la cuenta que desea modificar, marque la casilla Dejar los mensajes en el servidor (y, si quiere, Hasta que los borre o los mueva de la Bandeja de entrada) y pulse Aceptar.

3. Trabaje más rápido con accesos directos: Ahorre tiempo manteniendo sus dedos en el teclado en vez de usar su ratón. Para recuperar nuevos mensajes de Outlook Express y Outlook, oprima <Ctrl>-M; para hacer lo mismo en Thunderbird, oprima <Ctrl>-<Mayús>-T. Comience un nuevo mensaje en las tres aplicaciones oprimiendo <Ctrl>-N y envíe un mensaje pulsando la combinación <Alt>-S en Outlook Express y Outlook, o <Ctrl>-<Intro> en Thunderbird. Para abrir un mensaje, use las teclas de cursor para seleccionarlo y oprima <Intro>. Cierre la ventana de un mensaje tocando la tecla <Esc>.

4. Envíe una página de la Web: Si quiere compartir una página de la Web, puede pegar el URL de la página en el cuerpo de un mensaje y decirle al destinatario que utilice el vínculo. Sin embargo, es igualmente sencillo enviar la página entera como un dato adjunto al correo electrónico. Si usa Outlook, active el correo con formato HTML: seleccione Herramientas•Opciones•Formato de correo, escoja HTML en la lista que dice ‘Redactar en este formato’ y pulse Aceptar.

Navegue a la página con Internet Explorer y seleccione Archivo•Enviar•Página por correo electrónico. Un nuevo mensaje se abrirá en Outlook, con la página pegada en el cuerpo del mensaje y una línea de asunto que dice ‘Enviando por correo electrónico: el URL de la página’. Escriba la dirección del destinatario y luego oprima <Alt>-S. La página de la Web se mostrará correctamente en Outlook, pero no en otras aplicaciones de correo electrónico.

Para enviar una página de la Web en Outlook Express, pulse Mensaje•Mensaje nuevo con•Página Web. Escriba el URL de la página y luego oprima <Intro>. La página (o por lo menos una aproximación cercana de ella) será pegada al mensaje. Escriba la dirección del destinatario, agregue una línea de asunto y oprima <Alt>-S.

En Thunderbird, escriba <Ctrl>-N, escoja Archivo•Adjuntar•Página de la Web, escriba el URL de la página de la Web seguido por <Intro>. La página será adjuntada al mensaje de correo electrónico como un archivo HTML.

5. Cambie su servidor de correo de salida: Si su servidor de salida SMTP actual no funciona en una situación particular (como desde la red de su oficina), reemplácelo con otro. Por supuesto, esta sugerencia supone que usted tiene varias cuentas de correo electrónico.

Para cambiar su servidor SMTP en Outlook, escoja Herramientas•Cuentas de correo electrónico, asegúrese de que ‘Ver o cambiar las cuentas de correo electrónico existentes’ se encuentre seleccionado, pulse Siguiente, seleccione una cuenta, pulse Cambiar y escriba el nombre del nuevo servidor en el campo ‘Servidor de correo saliente (SMTP)’. Si el servidor requiere una contraseña, pulse Más configuraciones, escoja la ficha Servidor de salida, seleccione la casilla Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación, escoja Iniciar la sesión utilizando…, escriba su contraseña y nombre de usuario y pulse Aceptar•Siguiente•Finalizar.

En Outlook Express, pulse Herramientas• Cuentas•Correo, escoja una cuenta, seleccione Propiedades•Servidores y escriba la dirección del servidor en el campo ‘Correo de salida (SMTP)’. Si su servidor necesita una contraseña, marque la casilla Mi servidor requiere autenticación, pulse el botón Configuración, escriba la contraseña, pulse Aceptar dos veces y luego Cerrar.

En Thunderbird, debe elegir Herramientas•Configuración de cuenta•Servidor de salida•Agregar. Escriba una descripción, el nombre del servidor y su nombre de usuario. Pulse Aceptar y en el cuadro de diálogo Configuración de cuenta, escoja Configurar modo predeterminado para hacer la nueva entrada su servidor normal.

6. Enseñe a Outlook y a OE a usar el Gmail: Aunque el servicio Gmail de Google es famoso por tener una interfaz muy sencilla, usted puede preferir su programa de correo electrónico existente para acceder a su cuenta de Gmail. Puede agregarla manualmente como indicamos en el primer consejo, pero la propia herramienta de Google para Outlook y OE es rápida y sencilla.

Abra su cuenta de Gmail, escoja Configuración•Reenviar y POP y seleccione una de las opciones ‘Activar POP’ (para todo el correo o solamente para el nuevo). Pulse Guardar cambios. Navegue hasta find.pcworld.com/50404 para bajar y ejecutar la herramienta de Configuración de cliente de Gmail. Escoja cuál de las dos aplicaciones de correo (Outlook 2002 o versiones anteriores, o Outlook Express) quiere usar para enviar y recibir los mensajes de Gmail y pulse Configurar (vea la FIGURA 1). Aunque no se supone que esta función trabaje con Outlook 2003, Outlook detectó cuando agregué Gmail a OE y se ofreció a importar su configuración. Para configurar otros programas manualmente para enviar y recibir Gmail, pulse el vínculo de Instrucciones de configuración en la página de ‘Reenviar y POP’ de Gmail.

7. Sepa cuando le ha llegado Gmail: El problema con el correo electrónico basado en la Web es que usted tiene que acordarse de buscarlo (a menos, por supuesto, que usted agregue Gmail a Outlook y OE como indicamos arriba). La función Notifier de Gmail (www.pcwla.com/buscar/06 037401; en estado beta) le avisa cuando tiene un nuevo mensaje de Gmail esperando.

8. Incluya su firma: Las firmas de correo electrónico son ese texto adicional que se agrega automáticamente al final de los mensajes para identificar al remitente. A veces estorban, pero una firma breve y bien confeccionada es el colofón perfecto para una misiva profesional, especialmente cuando es la primera vez que le escribe a alguien.

Para añadir una firma a un mensaje de Outlook, escoja Insertar•Firma y pulse una firma existente o escoja Más para crear uno en el acto (vea la FIGURA 2). En OE, cree una firma (Herramientas•Opciones•Firmas•Nueva) y entonces agréguela al mensaje pulsando In-sertar•Firma.

En Thunderbird, redacte la firma como un archivo de texto usando el Bloc de notas. Entonces abra Thunderbird y escoja Herramientas•Configuración de cuenta. Seleccione su cuenta, escoja Adjuntar esta firma, pulse Escoger, navegue hasta el archivo de la firma y selecciónelo pulsando Aceptar para finalizar. Thunderbird insertará el texto al final de todos los mensajes nuevos.

9. Agregue RSS a Outlook también: Integrar RSS con el correo electrónico es una idea tan buena que Microsoft ahora lo tiene en la versión Office 12 de Outlook, que aparecerá este año. Pero usted no tiene que esperar hasta entonces: Attensa for Outlook (www.pcwla.com/buscar/06037402) es un complemento gratuito que mantiene a Outlook al tanto de los últimos rumores en RSS. La versión que probé como avance incluye barras de herramientas de RSS para Firefox e IE, es compatible con la reproducción de podcasts en iTunes y Windows Media Player, y tiene la capacidad para publicar vínculos a fuentes RSS en su propio blog.

10. Oculte su lista de envío: Enviar correo-e a mucha gente al mismo tiempo es algo muy práctico, pero a veces usted no quiere que todo el mundo sepa quién más está recibiendo el mensaje. Las direcciones puestas en el campo de Con copia oculta (CCO) son eliminadas antes de que llegue el mensaje. La opción CCO de Outlook está escondida cuando usted comienza un mensaje. Para usarla, pulse la flecha abajo junto a Opciones y seleccione CCO. En OE, cree un mensaje y entonces pulse Ver•Todos los encabezados.

En Thunderbird, pulse la flecha abajo junto al campo ‘Para:’ en el encabezado de dirección del mensaje y escoja Bcc: (vea la FIGURA 3).

11. Filtre Outlook en un santiamén: Es fácil crear una regla en Outlook para hacer que los mensajes similares se trasladen a una carpeta y se señale su llegada mostrando un aviso o emitiendo un sonido: Pulse el botón derecho sobre un mensaje, escoja Crear regla, escoja los criterios y seleccione una acción (vea la FIGURA 4). Cuando ese tipo de correo llega, Outlook o bien lo eliminará o anunciará su llegada, según su preferencia. Para hacer que Outlook le recuerde un mensaje importante, pulse el botón derecho sobre él, escoja Seguimiento•Agregar aviso y seleccione una fecha y la hora en el menú titulado ‘Vence el’.

–Scott Spanbauer

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