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Almacénelo en la Web

Con estos 17 servicios gratuitos y de bajo costo es más fácil que nunca hacer una copia de seguridad y compartir sus archivos en línea.

Todos sus documentos importantes de texto, hojas de cálculo, música y vídeos, y otros archivos descansan seguros y cómodos en la unidad de disco duro de su PC. Pero ¿qué pasaría si la unidad de disco se descompone, o si se agota el espacio? ¿Y si usted quisiera una forma fácil de compartir esos archivos con sus compañeros de trabajo o sus amigos? Los servicios de almacenamiento basados en la Web le permiten hacer una copia de seguridad de sus datos, almacenar sus archivos en un servidor de la Web, o compartirlos simple y rápidamente con cualquiera, casi siempre sin tener que pagar un centavo. De los 17 servicios que probamos, nuestro favorito para las copias de seguridad es IBackup, mientras que GoDaddy Online File Folder es nuestra selección entre los sitios de almacenamiento. Y para compartir archivos, nos gusta el servicio gratuito 4shared.com.

Ponga sus copias en la Web

Las copias de seguridad en un sitio alterno son la manera más segura de proteger sus datos. Los seis servicios que evalué –Acpana Data Deposit Box, ElephantDrive, FirstBackup, IBackup, Mozy y XDrive– son gratuitos u ofrecen un período de prueba sin costo. Sin embargo, para acceder a las versiones de prueba todavía tendrá usted que proveer la información de alguna tarjeta de crédito, así que no se olvide de cancelar el servicio si no es de su agrado. La mayoría de los servicios que cobran cancelan su cuenta automáticamente al final del período de prueba, pero XDrive continúa directamente al plan de pago sin molestarse primero en pedirle permiso.

Aunque IBackup es el mejor de los servicios que probé, la versión beta de Mozy tiene muchas cosas que ameritan su recomendación, y una de sus mayores virtudes es su facilidad de uso.

Mozy

El software cliente de Mozy para cargar y restaurar archivos se encontraba en un estado beta cuando lo probé, pero se desempeñó bien a pesar de la falta de pistas visuales durante la restauración (esto debe estar corregido para el debut oficial).

El servicio por pago de Mozy es barato cuando se compara con la norma: US$20 por hasta 5GB, US$30 por 10GB y US$40 por 20GB, por año. Usted solamente podrá hacer cinco operaciones de restauración gratuitas al mes, pero esto puede ser más que suficiente para la mayoría de los usuarios.

IBackup

IBackup y XDrive cuestan lo mismo y sus características son casi idénticas: transferencia continua de multimedios, administración de archivos basada en el navegador y posibilidad de compartir archivos. Sin embargo, a diferencia de XDrive, IBackup no requiere que sus amigos abran una cuenta de IBackup para ver los archivos que usted comparte.

El software cliente del servicio no es tan fácil de usar como el cliente XDrive Desktop. Pero IBackup no falló en mis pruebas como pasó con XDrive. La función IDrive de IBackup, como XDrive Desktop, asigna sus archivos de IBackup a una unidad de disco en una red para que usted pueda arrastrar y colocar archivos entre las dos.

XDrive

Este servicio permite compartir archivos y transferir archivos de medios a teléfonos móviles. Usted puede administrar sus archivos por medio del cliente XDrive Desktop, o usando un navegador por medio de la interfaz Web del servicio. Desafortunadamente, a pesar de sus características, el cliente XDrive Desktop mostró demasiadas inconsistencias: encontré muchos errores de ejecución de C++ y muchos fallos en las copias de seguridad. Ninguno de los otros programas clientes que probé ni siquiera pestañearon.

FirstBackup

El software cliente de este servicio está bien diseñado y no tiene errores. La única queja que tengo de FirstBackup es que no ofrece copias de seguridad automáticas durante los momentos de ocio.

FirstBackup ofrece un solo plan de pago: US$8 al mes por hasta 300MB, US$12 al mes por hasta 1GB y US$2,75 por cada gigabyte adicional. Esto es razonable para hacer una copia de seguridad en cantidades limitadas, pero cuando alcance 5GB, las cuotas llegarán a US$23 mensuales, más del doble de lo que pagaría por la misma cantidad de almacenamiento en IBackup o en XDrive.

Acpana Data Deposit Box

Este es uno de los servicios más costosos que probé, aunque su plan de un centavo por megabyte por mes no tiene cargo mínimo: si no almacena nada, no paga nada, o si almacena un solo megabyte, pagará un solo centavo al mes, una gran ventaja para quien copie sólo cantidades de datos relativamente pequeñas.

El cliente de escritorio del servicio es confiable y fácil de usar; sin embargo, no tiene una opción para “hacer una copia de seguridad ahora”. Data Deposit Box también le permite compartir carpetas por el correo electrónico y su interfaz de administración de archivos es excepcionalmente limpia y práctica.

ElephantDrive

Actualmente en estado beta, este sitio ofrece 500MB espacio gratuito de almacenamiento en la Web. El plan de pago es más caro que el del otro servicio gratuito que evalué, Mozy, pero a razón de US$10 al mes o US$100 anuales por hasta 10GB de almacenamiento, el valor por gigabyte de ElephantDrive es la mitad de IBackup o de XDrive. Sin embargo, si no se tiene una conexión rápida de banda ancha hacia el servidor, podría tomar varios días cargar muchos gigabytes de datos en éste o en cualquier otro servicio de almacenamiento en línea.

Como los otros servicios que probé, ElephantDrive ofrece el único software cliente para Windows. ElephantDrive dice que va a cambiarse del .NET Framework de Microsoft a la plataforma abierta de Java para agregar compatibilidad a los usuarios de Mac y Linux.

En las pruebas que realicé, las transferencias de archivos fueron estables y confiables, pero el cliente de ElephantDrive dejó caer algunas conexiones. No obstante, cualquier servicio que utilice chistes de elefantes en su material de ventas es digno de atención.

-Jon L. Jacobi

Peligros en línea

Una simple advertencia a todo el que use el almacenamiento en línea: los servidores pueden bloquearse y las compañías irse a la quiebra, todo sin previo aviso. Nunca confíe a un servicio de almacenamiento en línea la única copia que usted tenga de sus datos vitales. Además, aunque todos estos servicios toman medidas para proteger sus datos, la privacidad y seguridad de sus archivos es esencialmente una responsabilidad suya. Asegúrese de cifrar todos los archivos que contienen datos personales y prepararse para el día en que sus archivos en línea desaparezcan.

Almacenamiento amplio en línea

Cualquiera que tenga una cámara digital o una colección de MP3 sabe que una unidad de disco duro se llena con bastante rapidez. Si usted tiene una conexión de banda ancha a la Internet, podría ahorrarse parte del costo de una nueva unidad de disco duro usando uno de los muchos servicios que ofrecen almacenamiento en línea gratuito o económico.

Mi favorito para la música y para la videorreproducción es Streamload, mientras que Online File Folder es mi selección para integrar el almacenamiento en línea con el trabajo cotidiano.

Online File Folder

El servicio de almacenamiento en línea de GoDaddy está definitivamente diseñado para la empresa. Su interfaz de la Web, limpia y parecida a la del Explorador, convierte en un paseo la administración de los archivos. Pero usted ni siquiera tiene que abrir su navegador si designa el servicio como un sitio de la red en Windows, lo cual le permitirá entonces transferir archivos y carpetas arrastrándolos y soltando desde el Explorador.

Este es el único de los servicios de almacenamiento que le permite comprimir y cifrar sus archivos y carpetas por medio de la interfaz de la Web. Curiosamente, no tiene una función de búsqueda, aunque sí puede usar la función de búsqueda de Windows para encontrar archivos en el sitio de la red.

Un pequeño programa que puede bajarse le permite sincronizar una carpeta en línea con otra carpeta en su escritorio, de manera que actualizando una automáticamente actualiza la otra.

No ofrece una opción gratuita y usted debe pagar por año en vez de mensualmente. Sin embargo, US$10 al año por gigabyte (hasta 10GB) no está mal, considerando todos los extras que usted obtiene.

Streamload Mediamax

¿Qué le parece un espacio de almacenamiento gratuito de hasta 25GB? Sólo por esto, Mediamax merece echarle un vistazo.

Como sugiere su nombre, Mediamax se concentra en el almacenamiento de música, vídeo y fotos. Cuando usted carga archivos, el servicio automáticamente los ordena en fichas como “Photoshare” y “Music Locker”. Con las fáciles opciones de transferencia continua de Streamload, el servicio resulta una biblioteca de acceso inmediato para todos sus archivos de medios. Seleccione unas cuantas canciones o carpetas enteras, escoja reproducir y escúchelas a través de su reproductor de medios favorito.

Desafortunadamente, podrá agotar rápidamente el máximo mensual de 500MB que ofrece este servicio gratuito. El límite salta a 25GB (y la enorme capacidad de 250GB de almacenamiento) con el plan de pago más barato (US$15 al mes).

Este es un servicio nuevo y, por ende, las asperezas abundan. Las funciones de carga de archivos son torpes, como lo son las herramientas que ofrece este servicio para organizar la música. Por ejemplo, usted no podrá escoger la carpeta de destino para los archivos que carga, así que si Streamload no identifica el álbum correcto para una canción, no se podrá corregir la equivocación.

Box.net

Con este servicio usted recibe 1GB de espacio gratuito y una interfaz de la Web 2.0 limpia y racional. La gestión de archivos, incluso la posibilidad de marcar archivos y carpetas, también es simple.

Sin embargo, Box.net no ofrece muchos extras. La compañía está trabajando en un programa autónomo que se sincronizará con las carpetas del escritorio. Y aunque usted puede transferir la música, podrá reproducir una sola canción a la vez y sólo mediante la miniaplicación propia de Box.net.

La versión gratuita del servicio tiene algunos límites: no se pueden cargar archivos de más de 10MB y sólo se podrán bajar archivos de uno en uno. Las opciones de pago –US$5 al mes para 5GB y US$10 al mes para 15GB– eliminan estos límites y ofrecen acceso móvil y capacidad para otros usuarios.

Simdesk

Este servicio ofrece varias funcionas interesantes, especialmente para la colaboración empresarial. Por ejemplo, usted puede asignarle al servicio una letra de disco en una red y sincronizar los archivos en línea con los de una carpeta en el escritorio. También le permite enviar archivos en línea a una impresora compartida por medio de su interfaz basada en el navegador. Esa interfaz es accesible incluso usando un dispositivo móvil apto para la Web.

Pero la interfaz de la Web que ofrece Simdesk es torpe y la navegación de archivos es lenta: para mover un archivo hay que usar los botones de cortar y pegar que tienen el programa en vez de simplemente arrastrar y soltar.

El precio de Simdesk tampoco es tan atractivo: cuesta US$3,50 al mes por hasta 1GB de almacenamiento y US$6,50 mensuales por 2GB, que no se compara con las ofertas de bajo costo de GoDaddy; y Simdesk también pone un límite de 5GB por mes en las transferencias.

FlipDrive

Comparado con los otros servicios de almacenamiento en línea que probé, FlipDrive me pareció algo espartano. El servicio gratuito del sitio ofrece sólo 25MB de almacenamiento, así que básicamente se trata de un señuelo. La interfaz de la Web que presenta FlipDrive es aceptable pero ordinaria y no tiene un cliente que se pueda usar en su lugar.

La función para bajar archivos desde la Web que ofrece este servicio es extraordinaria: escoja varias carpetas y archivos y FlipDrive las comprime automáticamente para acelerar la descarga mientras conserva los nombres de archivo y las estructuras de los directorios. Aun así, probablemente es más rápido arrastrar y soltar archivos desde una unidad de disco asignada.

Usted puede crear todos los álbumes de fotos compartidas que quiera y ordenar impresiones de las fotos del álbum a FlipDrive. Sin embargo, no se pueden bajar imágenes de tamaño y resolución máximos. FlipDrive cuesta lo mismo que Box.net –US$5 al mes por 5GB, US$10 al mes por 15GB– pero su plan más alto cuesta US$20 mensuales por 30GB.

Online Storage Solutions

Este servicio encaja una interfaz bastante básica en una cuenta FTP (Protocolo de transporte de archivo) de gran tamaño. Carece de gestión de archivos en línea, transferencia continua de medios, sincronizaciones de archivos y otros extras. Como con cualquier cuenta FTP, usted puede usar la herramienta gratuita Netdrive de Novell para asignar una letra de disco en la red.

Lo bueno es que uno consigue más espacio por el dinero: hasta 10GB por sólo US$5 al mes y hasta 100GB por US$35 mensuales. Para los usuarios de FTP que buscan mucho almacenamiento con pocas restricciones y no requieren una interfaz muy refinada, Online Storage Solutions puede ser una buena opción. De lo contrario, cualquier otro de los servicios de almacenamiento examinados en esta reseña le servirá mucho mejor.

-Erik Larkin

Comparta como en la Web

Por supuesto, usted puede adjuntar un sinfín de archivos al correo electrónico y enviarlos a tres o cuatro docenas de sus amigos y familiares más cercanos, ¡pero qué complicación!: tiene que añadir cada dirección, seleccionar y adjuntar los archivos uno por uno y luego atorar las conexiones de su ISP y las de cada destinatario. Una manera mejor sería publicar los archivos en la Web y enviar a todos un solo URL para que puedan recoger y abrir los archivos cuando les sea conveniente. Para mí, lo mejor de todo es que muchos de los servicios son completamente gratuitos (y a todos nos gusta ese tipo de ganga).

De los cinco servicios para compartir archivos que examiné, mis favoritos son YouSendIt por su simplicidad y 4shared.com por su interfaz triunfadora. Ahora permítame compartir con usted mi opinión de estos sitios de la Web para compartir archivos.

4shared.com

Este servicio gratuito provee 500MB de almacenamiento y le permite cargar un número ilimitado de archivos (aunque ninguno de ellos se puede pasar de 25MB). Todas las carpetas que coloque en los servidores de 4shared.com requieren permisos, de manera que usted fácilmente puede poner algunas carpetas a la disposición de cualquiera y restringir el acceso a otras. También puede proteger sus carpetas con contraseñas, lo cual añade otra capa de seguridad. Los visitantes acceden a las carpetas por medio de un vínculo enviado por correo electrónico.

En menos de 10 minutos, creé una docena de carpetas y subcarpetas, cada una con derechos específicos. Pude saber cuántos archivos se habían transmitido, pero desafortunadamente, no hay manera de ver quién los bajó. Una pequeña queja acerca de la cuenta gratuita es que hay que cargar y bajar los archivos de uno en uno. Usted obtiene más almacenamiento, múltiples transferencias de archivos y la posibilidad de almacenar archivos de más de 25MB por tarifas que oscilan entre US$48 y US$84 al año.

Oficina virtual de Groove

Adquirido el año pasado por Microsoft, este servicio de colaboración –y WebEx Web-Office Workgroup (vea más abajo)– se diferencian de los otros sitios para compartir que probé en su solidez para uso empresarial, por lo cual son ideales para compartir datos con socios de trabajo. Sin embargo, Groove también es magnífico para compartir con amigos y familiares. El servicio le ofrece un espacio de trabajo privado y compartido, y ofrece todas las funciones de colaboración críticas: archivos compartidos, comunicaciones instantáneas y calendarios compartidos. Use la aplicación de escritorio de Groove para colaborar en proyectos y documentos almacenando y compartiendo archivos en diversas carpetas; editando y sincronizando documentos de Word y otros archivos de texto; mirando presentaciones de PowerPoint; y escribiendo fechas de reuniones y de otros eventos en un calendario compartido.

Aparte de enviar correo electrónico dentro de Groove, usted también puede celebrar reuniones en línea en tiempo real, usando la herramienta incorporada de mensajes instantáneos del servicio. Si tiene un micrófono en su PC, puede usar la función de charlas de Groove. El servicio incluso le permite realizar varias tareas simultáneamente; por ejemplo, para participar en una reunión en línea mientras carga archivos y colabora en un documento.

Hay una versión de prueba válida por 60 días con la revisión de documentos y otras funciones inhabilitadas; usted la podrá seguir usando después de 60 días (el servicio es gratuito para el uso personal), pero la herramienta de reuniones y otras no trabajarán y la velocidad de la conexión se reducirá a 56 kbps; por eso la versión gratuita no es muy práctica para el usuario típico.

YouSendIt

Este servicio gratuito le permite cargar archivos a sus servidores de la Web para el almacenamiento temporal. Usted puede incluir una nota personal con la carga; YouSendIt entonces envía un correo electrónico a la persona con la que usted comparte explicándole cómo recoger el archivo. Usted recibirá una notificación cuando el archivo es enviado y otra cuando sea recogido. El nombre del destinatario se agrega automáticamente a sus contactos de YouSendIt. Aunque podrá enviar su archivo a varias personas al mismo tiempo, el campo “Enviar a” no acepta más de 128 caracteres. Según el servicio, el límite fue diseñado para impedir que los que envían correo indeseado lo utilicen.

La versión gratuita limita el tamaño de archivo a 100MB. Los archivos que usted carga se almacenan por siete días o por un total de 25 descargas por archivo. Eso es probablemente más descargas de lo que la mayoría necesitará (para mí es más que suficiente). Pero por US$5 mensuales el tamaño límite por archivo sube a 1GB, el período de almacenamiento por archivo a 14 días y las descargas a 100.

WebEx WebOffice Workgroup

Esta herramienta de colaboración de WebEx, que adquirió junto con Intranets.com el año pasado, provee varias maneras de compartir archivos. Usted puede permitir que los usuarios autorizados accedan, bajen y modifiquen las carpetas que usted crea. A diferencia de Groove, WebOffice no permite a los usuarios colaborar en los archivos en línea. El plan básico limita el almacenamiento a 250MB combinados para hasta cinco usuarios. Usted puede permitir a usuarios que no pertenecen a WebOffice inspeccionar y bajar archivos.

El calendario de WebOffice tiene una capacidad para agendas de grupo parecida a la de Microsoft Outlook. Usted puede adjuntar documentos y agendas, administrar proyectos y sincronizar calendarios y otros datos con su PDA de Palm (pero no de Windows Mobile ni de BlackBerry).

A diferencia de Groove, toda la actividad de su grupo de WebOffice se realiza por medio de un navegador. WebOffice cuesta US$60 al mes para hasta cinco usuarios y US$100 mensuales para diez. WebEx Meetings cuesta otros US$50 mensuales por usuario. La versión de prueba totalmente funcional, válida por 30 días, incluye WebEx Meetings.

RapidShare

Este sitio gratuito, simple y sin adornos, le permite cargar todos los archivos que quiera, cada uno de ellos tan grande como 100MB y enviar el vínculo de descarga a cualquier número de destinatarios. Los archivos pueden bajarse un número ilimitado de veces y permanecen en el servidor de RapidShare mientras se bajen por lo menos una vez cada 30 días. Para evitar la molesta espera de 23 segundos para poder bajar un archivo, use una cuenta de lujo que cuesta 10 euros, unos US$12 por mes.

-Steve Bass

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