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59 maneras de hacer más con su software

Con estos consejos y herramientas, sus aplicaciones cotidianas –desde Office hasta IE, desde Firefox hasta ZoneAlarm– pueden ser más rápidas, más potentes y más fáciles de usar.

A los vendedores de programas les encantaría que los usuarios actualizáramos inmediatamente sus productos con todas las versiones nuevas, pero esto es muchas veces innecesario: a esos programas que hemos estado utilizando desde hace años les queda mucha vida todavía. Aquí ofrecemos 59 maneras de sacar más provecho a los programas más populares de Microsoft, Adobe, Symantec y otros. Estas sugerencias, más un grupo de herramientas que usted puede bajar gratis o a bajo costo desde Internet, le permitirán sobrellevar su creciente carga de trabajo.

Primero, visite los sitios de sus vendedores de software para bajar e instalar sus actualizaciones y parches más recientes. Lea la columna Consejos de Office de Woody Leonhard del pasado mes de junio (find.pcworld.com/54062) para aprender maneras de refrescar sus aplicaciones de Office. También será conveniente probar las nuevas alternativas a los programas de escritorio ofrecidas por servicios de la Web que Laurianne McLaughlin describe en su columna “Sitios que se sirven de la Web”, en este mismo artículo. Pero antes de bajar una nueva aplicación, no se olvide de consultar mis reglas de descarga, que encontrará a lo largo del artículo.

Microsoft Word 2003

Todo el mundo vive en Word, pero ésta es una casa llena de trampillas, ventanas que se traban y un tejado que a veces le salen goteras. Vamos, que no le vendrían nada mal algunas renovaciones.

Haga que Word funcione más rápido A veces me parece que Microsoft configura intencionalmente a Word para que funcione lentamente. Pulse Herramientas•Opciones y haga estos cambios para mejorar la velocidad de Word y su actitud: en la pestaña Ver, desactive el cuadro de Texto animado. Si usa Word en la vista Normal, seleccione Ajustar a la ventana. En la pestaña General, desactive Informar mediante animaciones. Si usted trabaja con muchos documentos, aumente el número de entradas en la lista de ‘Archivos usados recientemente:’ a 9 (el valor máximo posible). Si usa Autoformas simples, desactive la opción de Crear automáticamente lienzo de dibujo al insertar autoformas. En la pestaña de Ortografía y gramática, desactive las casillas de Revisar gramática mientras escribe y Revisar gramática con ortografía. ¿Realmente necesita la velocidad? Entonces desactive también el corrector ortográfico que trabaja sobre la marcha, desmarcando Revisar ortografía mientras escribe. En la pestaña de Imprimir, apague la Impresión en segundo plano; la mayoría de las impresoras y redes maneja las colas de impresión con bastante velocidad. Pulse Aceptar.

¿Word todavía sigue lento? Apague entonces otras funciones automáticas. Pulse Herramientas•Opciones de Autocorrección; y en la pestaña de Autoformato mientras escribe, desactive todas las casillas que aparecen debajo de ‘Aplicar mientras escribe’ y ‘Mientras escribe, automáticamente’.

Reviva los documentos muertos Cuando Word se congela, a menudo deja documentos inservibles. Pero cuando Word vuelve a comenzar, la función de Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office puede ofrecerle un documento sustituto. Si lo hace, revise el archivo cuidadosamente y guárdelo con un nombre distinto. Si no, use el Explorador de Windows para hacer una copia de seguridad del archivo dañado; entonces entre a Word y abra el documento dañado original, pero pulse la flecha desplegable del botón Abrir y seleccione Abrir y reparar. Word tratará de corregir el archivo. ¿No funciona? Si usted tiene a Word configurado para hacer copias de seguridad, busque su archivo con una extensión .wbk añadida al final del nombre; es posible que casi todos sus datos estén allí. Si no están, abra con WordPad el documento dañado y rescate todo el material que pueda.

Intensifique la búsqueda Las búsquedas inteligentes requieren que los documentos estén cargados de metadatos, es decir, palabras claves descriptivas que Word puede buscar. Primero indíquele a Word que le pida confirmación con el cuadro de diálogo de Propiedades. Seleccione Herramientas•Opciones, pulse la pestaña Guardar y marque la casilla Preguntar por las propiedades del documento. Cuando trate de guardar un documento nuevo, el cuadro de diálogo de Propiedades le pedirá información (para agregar estos datos a documentos existentes, ábralos y seleccione Archivo•Propiedades).

En la pestaña Resumen, escriba la información básica, o sea, Título, Asunto, palabras claves (por ejemplo, “reestructuración”, “metas para el 2007”), Comentarios y demás. ¿Necesita más? Pulse la pestaña Personalizar y escriba otras propiedades, como Cliente, Departamento y demás. Incluso podrá crear campos personalizados: escriba un nombre en la caja de Nombre, escoja su tipo, especifique un valor que usted define y pulse el botón Agregar.

Para buscar documentos, seleccione Archivo•Buscar archivo. En el área de Opciones de búsqueda adicionales, a la derecha, escoja las unidades de disco o carpetas donde se hará la búsqueda, los tipos de archivos que deben buscarse y demás; entonces pulse el botón Ir.

Ponga sus documentos bajo llave Word puede asegurar sus documentos hasta cierto punto. Escoja Herramientas•Opciones y pulse la pestaña de Seguridad. Para impedir las ediciones no autorizadas, escriba una contraseña en el cuadro ‘Contraseña de escritura’; para bloquear la lectura no autorizada, escriba una contraseña en la caja de ‘Contraseña de apertura’. Para permitir la edición (por ejemplo, para llenar un formulario, o para usar los cambios marcados), pulse el botón Proteger documento y haga sus selecciones.

Pero el cerrojo de Word se abre fácilmente. Cree un PDF con filigrana de fondo de su documento con el deskPDF Professional de Docudesk (US$30, http://www.pcwla.com/buscar/06095301). La herramienta puede generar PDF a prueba de modificaciones usando un sistema de seguridad de 128 bits que restringe las posibilidades de leer, copiar, pegar e imprimir.

Word como calculadora Word solía tener una función llamada Calcular en el menú de Herramientas. Usted seleccionaba números en cualquier parte del texto y con un un clic Word podía sumar, dividir y más. Oprimía <Mayús>-<Insertar> y el resultado era pegado en su documento. Word incluso podía resolver expresiones como ‘(5+5)*(3+3)’. Esta función sigue siendo parte de Word, pero está escondida. Para verla reaparecer, seleccione Herramientas•Personalizar, escoja la pestaña Comandos y entonces Herramientas en el panel de Categorías a la izquierda. En el panel derecho, ubique Herramientas Calcular, tómela y arrástrela a una barra de herramientas de Word. Para usar la función, haga resaltar los números en su documento y pulse el nuevo botón Herramientas Calcular en su barra de herramientas. Los resultados aparecen en la barra de estado en la esquina inferior izquierda de Word.

Mantenga los documentos conectados Usted ha preparado una propuesta comercial que contiene vínculos con hojas de trabajo de Excel, logotipos e incluso partes de otros documentos de Word. Pero si puso esa propuesta en su PC portátil y salió de viaje, perderá todo el material que tenía vinculado.

Si bien es posible intercalar el material en el documento, perderá entonces las actualizaciones automáticas. He aquí una solución: cuando inserte gráficos, seleccione Insertar•Imagen•Desde archivo, seleccione el archivo, pulse la pequeña flecha en el lado derecho del botón de Insertar y escoja Insertar y vincular. Word almacenará una copia de la imagen para usarla cuando el archivo vinculado no esté disponible y la actualizará cuando tenga el archivo disponible nuevamente.

Para archivos y otros objetos, usted puede o bien romper los vínculos o llevar consigo todos los archivos. Para romper los vínculos, escoja Edición•Vínculos, seleccione todos los vínculos, pulse el botón Actualizar ahora y entonces pulse Romper vínculo. Para llevar los archivos consigo, use el cuadro de diálogo de Vínculos para ver los archivos que necesita y copiarlos todos a una carpeta en su computadora. En el cuadro de diálogo de Vínculos, pulse el botón Cambiar origen para modificar la ubicación de todos los archivos de origen. Y use el Hyperlink Checker gratuito de Word (http://www.pcwla.com/buscar/06095401) para encontrar y eliminar los hipervínculos inválidos.

Microsoft Excel 2003

El público utiliza este programa de hojas de cálculo, el más popular del mundo, para administrar de todo, desde corporaciones multinacionales hasta equipos de béisbol infantiles. Desafortunadamente, muchas de las mejores herramientas de Excel 2003 son difíciles de encontrar. Y algunas de sus funciones más útiles requieren accesorios de terceros. Estas sugerencias y herramientas que pueden bajarse desde Internet acelerarán el uso de sus hojas de trabajo y harán que el programa trabaje como usted quiere.

Introduzca datos en un santiamén ¿Por qué perder el tiempo escribiendo una serie de datos en Excel cuando puede usar el controlador de relleno para introducir los datos en un solo paso? El programa genera automáticamente por usted toda clase de secuencias numéricas y de texto, e incluso deduce las secuencias especiales mientras usted las escribe. Por ejemplo, escriba enero en una celda, selecciónela y mueva el cursor sobre el cuadrado negro (el controlador de relleno) en la esquina inferior derecha de la celda. Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o a la derecha para llenar los valores 'febrero', 'marzo' y así sucesivamente. O escriba otra series –digamos, 5, 10– en celdas adyacentes (necesitará por lo menos dos entradas para ver el efecto), seleccione las celdas y arrastre el controlador de relleno para que Excel rellene '15,' '20', '25', … hasta el final de su selección. Si quiere que Excel copie la serie, oprima la tecla <Ctrl> mientras arrastra (así la serie se repetirá tantas veces como quepan en el espacio disponible).

Resuma sus datos automáticamente Una de mis características favoritas de Excel 2003 es la lista de datos del programa, que trata un conjunto de columnas y filas como si fuera una tabla de base de datos. Esto permite al programa sumar las columnas automáticamente. También le permite cambiar la operación de resumen de una columna. Por ejemplo, si usted tiene una tabla con columnas y filas que contienen números de identificación de clientes que tabulan los pedidos de cada uno, puede crear una lista de datos escribiendo un conjunto de encabezados de columnas en una hoja de trabajo, seleccionar las celdas de encabezado y elegir Datos•Lista•Crear lista. Marque la casilla La lista tiene encabezados y pulse Aceptar. Aparecerá una nueva lista de datos, completa con una fila de entrada de datos. Si quisiera agregar ahora una fila para el resumen al pie de la tabla, puede seleccionar Datos•Lista•Fila Total. Si quiere cambiar la operación 'Suma' predeterminada que usa cualquier celda en la fila Total, simplemente seleccione la celda, pulse la flecha hacia abajo que aparece y escoja una operación de resumen diferente (Promedio, Max, Min y demás).

Amplíe sus rangos con nombre Excel le permite definir rangos con nombre para que sus fórmulas sean más descriptivas (por ejemplo, puede reemplazar '=SUM(C2:C25)' con '=SUM (Bono)'). Aunque los rangos con nombre de Excel por lo general son rangos estáticos de celdas, como 'C2:C25', usted puede crear un rango dinámico con nombres que se amplía a medida que usted agrega datos. Para cambiar el nombre de un rango y hacerlo dinámico, anote el nombre de la hoja de trabajo (como ‘Bono’) y la dirección de la primera celda de datos que no sea un encabezado de columna (como ‘$C$2’). pulse Insertar•Nombre•Definir; escriba el nombre de la hoja de trabajo en el campo ‘Nombres en el libro’. En el campo 'Se refiere a:', escriba =OFFSET(Bono!$C$2,0,0,COUNTA(Bono!$C:$C)) sin espacios y entonces oprima <Intro> para crear el rango con nombres. Esta fórmula define su rango con nombres, cuenta el número de celdas no vacías en la columna C (comenzando desde la celda C2) y extiende el rango por ese número de celdas.

Nombre las fechas Si alguien le envía una hoja de trabajo con fechas en el formato mm/dd/yyyy ('10/23/2006'), puede agregar los días de la semana que corresponden a esas fechas con unos rápidos movimientos del ratón. Simplemente seleccione las fechas, pulse el botón derecho sobre ellas, escoja Formato de celdas, seleccione Fecha en la lista de Categoría a la izquierda, escoja miércoles, 14 de marzo de 2001 en la lista de Tipo a la derecha y pulse Aceptar. Ahora los días de la semana son emparejados con las fechas de calendario. Para crear una fecha con un patrón personalizado, seleccione Personalizado en la lista de Categoría, y en el cuadro de Tipo a la derecha, seleccione el formato que usted prefiere. Por ejemplo, elija 'd-mmm-yy' para hacer que Excel convierta '10/23/2006' en '23-oct-06'. Para ver una lista de los códigos de fecha, navegue hasta http://www.pcwla.com/buscar/06095501 y luego desplácese hasta la sección de ‘Códigos de formato’ de la página.

Encuentre los objetivos ¿Le pregunta su jefe cosas como, “por cuánto tenemos que reducir nuestros costos de mano de obra para que representen no más del 20 por ciento de nuestros gastos”? Ponga a un lado esa aspirina y deje que Excel se encargue del trabajo pesado con su función Buscar objetivo. Abra la hoja de trabajo pertinente, seleccione la celda que contiene el costo de la mano de obra y escoja Herramientas•Buscar objetivo. Escriba el valor del objetivo en el campo 'Con el valor' y escriba la dirección de la celda que quiere cambiar (en este ejemplo, la celda que corresponde al costo de la mano de obra) en el campo de la 'Para cambiar la celda'. Oprima <Intro>. Si es posible encontrar una solución, Buscar objetivo muestra el resultado. Si no, le indica que no hay solución.

Excel hace el trabajo de PowerPoint Usted no tiene que depender de PowerPoint para crear todas las diapositivas para una presentación. La olvidada función Visualizar de Excel también presenta sus datos de una forma muy eficaz. Si usted tiene una hoja de trabajo con cinco celdas que documentan, por ejemplo, los gastos del departamento, seleccione las celdas y escoja Ver•Zoom. En el cuadro de diálogo, escoja Ajustar la selección a la ventana y pulse Aceptar. Para guardar esta vista, seleccione Ver•Vistas personalizadas, pulse el botón Agregar, póngale un nombre a la vista y oprima <Intro>. Para llamar de nuevo la vista, escoja Ver•Vistas personalizadas, seleccione la vista de la lista y pulse el botón Mostrar.

Comparta una Tabla dinámica, no los datos Las empresas grandes y pequeñas usan las Tablas dinámicas de Excel para resumir sus datos importantes. Pero las Tablas dinámicas frecuentemente contienen datos confidenciales que usted no quisiera compartir. Una estrategia simple es separar su Tabla dinámica de sus datos subyacentes. Para hacerlo, pulse el botón derecho sobre la pestaña de hoja de trabajo de la Tabla dinámica al pie de la pantalla y seleccione Copiar o Mover. En el menú desplegable ‘Al libro:’, pulse (nuevo libro) y entonces Aceptar. Excel trasladará la hoja de trabajo al nuevo libro. Póngale al nuevo libro un nombre de archivo diferente al original y guárdelo. Ahora puede distribuir el libro que contiene su Tabla dinámica sin exponer los datos originales.

Evite las herramientas que siguen sus pasos

No use herramientas de descarga, sus movimientos pudieran ser registrados (por lo menos busque de antemano el programa en la base de datos de programas espías que mantiene www.spywareguide.com). Evite bajar programas dudosos. Tenga especial cuidado si no ve una fuente de ingresos obvia para el programa y no se trata de software de código abierto. No permita que un sitio instale controles de ActiveX a menos que haya sido “firmado” digitalmente por una compañía de buena reputación. Por último, no baje software ilegal o pirateado, que tiene muchas más probabilidades de estar contaminado con programas maliciosos que un programa legítimo.

Microsoft PowerPoint 2003

Peter Norvig (un ejecutivo de Google) una vez dijo, “PowerPoint es como tener sobre la mesa un AK-47 cargado: con él se pueden hacer cosas muy malas”. Pero quizá PowerPoint sea mal entendido. Utilice estas sugerencias y herramientas para hacerlo trabajar mejor.

Achiquemos las cosas Los usuarios de PowerPoint aprenden rápidamente que los archivos de presentaciones pueden hacerse realmente grandes en un abrir y cerrar de ojos. Una manera de mantenerlos pequeños es apagar la opción de Permitir guardar rápidamente (Herramientas•Opciones, pulse la pestaña Guardar). Otra es usar las opciones del menú Insertar de PowerPoint en vez de arrastrar y colocar fotos, sonidos y otros archivos desde el Explorador de Windows en una diapositiva (lo cual crea un Servidor OLE incrustado con una gran cantidad de bulto dentro del archivo).

Por último, sus imágenes no deben usar más píxeles que la pantalla que los proyecta. Si usted utiliza un proyector XGA, una imagen que ocupe la cuarta parte de la diapositiva no debe pasarse de 256 por 192 píxeles y una imagen que llene toda la diapositiva no debe superar los 1.024 por 768 píxeles.

Construya presentaciones en Word Antes de crear una presentación en PowerPoint, constrúyala (o por lo menos su esqueleto) en Word. El truco está en aplicar un puñado de estilos a su texto y luego enviar el archivo a PowerPoint usando Archivo•Enviar a•Microsoft Office PowerPoint. Cualquier texto marcado en Word con Título 1 será convertido en un título de diapositiva en PowerPoint. El texto marcado con Título 2 se transforma en una viñeta primaria, el texto que lleva el estilo Título 3 se torna en viñetas de segundo nivel y así sucesivamente (usted puede aplicar estilos en Word usando el Panel de tareas disponible en Formato•Estilos y formato, o seleccionando niveles o promoviendo/degradando el texto en la Vista Esquema de Word).

Nota: El texto con el formato Normal no será transferido, tampoco las tablas, diagramas, gráficos y otros objetos en su documento. Esté dispuesto a usar Editar•Copiar y editar•Pegado especial para mover estos elementos desde Word a PowerPoint.

Vea todo de inmediato La herramienta Seleccionar múltiples objetos de PowerPoint es sumamente valiosa cuando se necesita seleccionar objetos en una diapositiva que otros objetos ocultan. Para agregarla a su barra de herramientas, seleccione Herramientas•Personalizar•Comandos, seleccione Dibujo en el Panel de categorías y arrastre la herramienta Seleccionar múltiples objetos a la barra de herramientas. Pulse el botón Cerrar. Escoja el icono Seleccionar múltiples objetos y aparecerá un cuadro de diálogo con todos los objetos de la diapositiva. Marque la casilla junto a los objetos que usted quiere seleccionar y pulse Aceptar.

La próxima vez que agregue objetos a una presentación, planéelo de antemano. Inserte el objeto, haga doble clic sobre él y escriba un texto descriptivo en la pestaña de la Web. Esta información será mostrada cuando use Seleccionar múltiples objetos, que le será útil cuando trate de recordar de qué se trata el objeto.

Gráficas personalizadas PowerPoint viene con un montón de estilos predefinidos de gráficas, pero es muy sencillo crear variaciones que usted mismo define. Haga doble clic sobre una gráfica en su presentación y seleccione Gráfico•Tipo de gráfico•Tipos personales. Pulse el botón de radio ‘Definido por el usuario’ y a continuación el botón Agregar. Escriba un nombre y descripción para la gráfica y pulse Aceptar para agregarlo a su lista de gráficas definidas por el usuario.

No obstante, los diagramas que el usuario define no mantendrán los cambios de colores que se hagan en la paleta estándar de PowerPoint, ni podrán viajar con presentaciones o plantillas. Si quiere compartir con sus colegas las gráficas que usted definió, ubique GRUSRGAL.GRA (que suele encontrarse en C:Documents and SettingsuserprofileDatos de programaMicrosoftGraph), envíe una copia a sus colegas y pídales que reemplacen sus archivos GRUSRGAL.GRA con el suyo. Pero adviértales que esto reemplazaría cualquier gráfica que ellos mismos hayan creado.

Crecer y reducir PowerPoint tiene una animación llamada Aumentar y hundir que hace que los objetos seleccionados hagan precisamente eso. Pero no tiene función de demora. Así que si quiere agrandar una foto, sobrevolar algún texto sobre ella y entonces encogerla, la función Hundir no trabajará.

La solución está en hacer la animación por etapas. Pulse el botón derecho sobre la imagen en la diapositiva y seleccione Personalizar animación, pulse el botón Agregar efecto en el panel de tarea a la derecha, seleccione Énfasis•Aumentar y hundir, y deje el valor predeterminado de '150%' en la selección de Tamaño. Esto agrandará la animación. Ahora anime el texto. Por último, vuelva a seleccionar la imagen, Escoja Énfasis•Aumentar y hundir, escriba 66,7 en la variable de Tamaño y oprima <Intro>. Esto activará la reducción. Nota: Use esta fórmula para determinar el grado de reducción: (Porcentaje deseado/porcentaje aumentado) 100. En este caso, (100/150) 100 = 66.7 por ciento.

Microsoft Outlook 2003

Después del teléfono, Outlook pudiera ser la herramienta de comunicaciones más ubicua (y enloquecedora) que existe. Estas sugerencias le ayudarán a tener más control sobre los mensajes que llegan a su bandeja de entrada y los que parten de su bandeja de salida.

Baje encabezados solamente No hay nada más irritante que bajar un correo electrónico enorme, sólo para ver que se trata de un mensaje indeseado… o en el mejor de los casos, fotos del último proyecto de tejido de su tía. Para hacer que Outlook le dé la oportunidad de filtrar los mensajes grandes y decidir por su cuenta los archivos que quiere bajar, pulse Herramientas•Opciones•Configuración de correo•Enviar y recibir, escoja Todas las cuentas y pulse el botón Editar. Seleccione la opción Descargar elemento completo incluyendo datos adjuntos (lo probable es que ya esté marcada) y escoja Descargar sólo encabezados de elementos mayores de. Establezca un límite para el tamaño de los mensajes (el valor predeterminado es de 50KB) y pulse Aceptar•Cerrar•Aceptar. De ahora en adelante, cuando Outlook encuentre un mensaje mayor del límite que seleccionó, solamente bajará el encabezado.

Controle sus confirmaciones de entrega automáticas Outlook le permite limitar sus peticiones de confirmación de entrega a las direcciones que usted especifica. Para crear su lista de direcciones con solicitudes de confirmación, seleccione Herramientas•Reglas y alertas, y pulse el botón de Nueva regla. Escoja Iniciar desde una regla en blanco, seleccione Comprobar mensajes después de enviar y pulse Siguiente. Escoja Enviado a personas o lista de distribución en el cuadro de arriba. Al pie de la pantalla, pulse el vínculo a la gente o la lista de distribución. Ahora seleccione solamente los usuarios que deben recibir el correo electrónico con solicitudes de confirmación. Pulse Aceptar•Siguiente y marque avisarme cuando se entregue. Pulse Siguiente dos veces. Escriba un nombre para la regla en el campo Paso 1, y por último pulse Finalizar•Aceptar.

Desconfíe de las versiones beta

Nunca baje e instale versiones beta de software a menos que sea en una computadora de la que usted no depende. No se olvide de hacer una copia de seguridad de la PC y asegúrese de que tenga activada la función Restaurar sistema de Windows. Lea el acuerdo de licencia de software para usuario final (EULA), que puede restringir el uso, indicar que se han incluido programas publicitarios o de seguimiento, o incluso requerir que usted envié informes beta.

Nunca deje que su navegador extraiga automáticamente el contenido de archivos zip mientras baja material de la Internet. Esta es una manera segura de contraer un virus. Deje que su programa antivirus analice primero el archivo zip y luego extraiga manualmente los archivos no comprimidos.

Microsoft Internet Explorer 6

Internet Explorer 6 está tristemente pasado de moda, pero no tenemos más remedio que seguir usándolo hasta que llegue la versión 7 (navegue hasta http://www.pcwla.com/buscar/06095701 para ver nuestras primeras impresiones del IE 7 beta). Para ampliar las características de la versión actual, aplique estas sugerencias y elementos gratuitos y disfrute con la navegación.

Internet Explorer trabaja con pestañas Cuando Internet Explorer 7 finalmente llegue al mercado (sólo Dios sabe la fecha), incluirá pestañas indicadoras. Pero usted puede darle pestañas desde ahora al IE 6, y gratis, con el navegador Maxthon (http://www.pcwla.com/buscar/06095702), que ha sido construido con base en el IE. Aparte de la adición de pestañas, Maxthon le permite realizar tareas comunes moviendo el ratón de cierta manera. También bloquea anuncios publicitarios, borra la pista de su recorrido por la Web, tiene un lector RSS incorporado y más. Maxthon puede importar fácilmente sus Favoritos de IE, pero las otras preferencias no se transfieren.

Encuentre rápido sus favoritos ¿Está cansado de lidiar con la torpe lista de Favoritos de IE? Mantenga la cordura instalando el Favorites Search gratuito de DzSoft (http://www.pcwla.com/buscar/06095703). Una vez que el programa forme parte de la barra de herramientas de IE, un solo pulso invoca un cuadro de búsqueda rápida. Escriba una palabra clave y listo… aparecerá una lista de marcadores de página. Usted puede buscar el nombre de un marcador de página o el propio URL, crear automáticamente una práctica carpeta de Ultimos artículos encontrados, y más. Recuerde que los programas de contraespionaje pudieran alertarle de la presencia de un objeto de ayuda del navegador; pero en este caso el objeto no constituye un riesgo de seguridad.

Abra el IE a su manera ¿Necesita que Internet Explorer se cargue de una manera específica? Usted puede abrir IE desde el cuadro Inicio•Ejecutar de Windows usando diversas opciones. Por ejemplo, escriba iexplore -e, y verá como IE se abre con un panel de Windows Explorer a la izquierda e IE a la derecha. Escriba iexplore -k para que IE se abra en un modo de quiosco de pantalla completa, sin barras de herramientas, ni barra de direcciones, ni nada (para cerrar la ventana, oprima <Alt>-<F4>). La opción iexplore -nohome, muestra IE en una página vacía. También puede combinar las opciones con URL. Por ejemplo, para abrir IE en el modo de quiosco con la página PCWorld.com, escriba iexplore –k www.pcworld.com.

Imprima sin gráficos Cuando uno imprime una página de la Web con IE, probablemente le importa más el texto que los gráficos y los anuncios publicitarios. Si un sitio de la Web tiene un vínculo de “imprimir esta página”, no tiene que hacer nada más. Si no lo tiene, indíquele a IE que imprima su página, sin los gráficos.

Abra el Bloc de notas y escriba:

IMG { display: none !important;}

Download: NoImages.css [pulse el botón derecho y seleccione: Guardar como]

Guarde el archivo como Imagesoff.css. Cuando esté listo para imprimir, regrese al Internet Explorer, seleccione Herramientas•Opciones de Internet, pulse el botón de Accesibilidad y seleccione la casilla Formato de documentos usando mi hoja de estilo. Pulse el botón Examinar, navegue hasta Imagesoff.css y seleccione el archivo, pulse Abrir y entonces pulse Aceptar dos veces. IE dejará de mostrar casi todas las imágenes (pero no todas). Si después de imprimir su página quiere que IE vuelva a mostrar imágenes, regrese a la casilla Formato de documentos y desactívela.

Ventanas de tamaño natural… siempre A veces cuando usted pulsa el botón derecho sobre un vínculo y selecciona Abrir en una ventana nueva, usted termina con un panel apretado de medio tamaño. Para conseguir una ventana de pantalla completa cada vez, enséñele este truco a IE: cierre todas las instancias de IE menos una. Pulse el botón derecho sobre cualquier vínculo y seleccione Abrir en una ventana nueva. Cierre la ventana original del navegador y cambie el tamaño de la ventana restante manualmente arrastrando cada lado a todo lo que da la pantalla (no pulse el botón de maximizar para hacerlo). Mantenga oprimida la tecla <Ctrl> y pulse el botón en la esquina superior derecha de la página para cerrar IE. A partir de entonces, IE abrirá las ventanas nuevas en un tamaño grande.

Navegación rápida con el teclado Estos dos trucos clásicos del teclado le ahorran cantidad de tiempo y dejan que su ratón disfrute de unos momentos de ocio. Primero, para mover el cursor al campo de dirección de IE, teclee <Alt>- d. A continuación, escriba el núcleo de la dirección (como pcworld) y oprima <Ctrl>-<Intro> y el “www.” y “.com” serán añadidos automáticamente. Oprima <Intro>, e IE le llevará al sitio (nota: estos métodos abreviados también trabajan en Firefox).

Diseñe su propia barra de herramientas ¿Está cansado de la barra de herramientas de IE? Agregue cualquier archivo .bmp como un patrón de fondo. Si el archivo es pequeño, IE lo duplicará en mosaicos (sin embargo, no lo haga menor de 10 por 10 píxeles). Los pasos: abra el editor del Registro seleccionando Inicio•Ejecutar, escriba regedit y oprima <Intro>. Vaya hasta HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftInternet ExplorerToolbar en el panel izquierdo y pulse el botón derecho sobre el elemento en el panel derecho. Seleccione Nuevo•Valor de cadena y escriba BackBitmapIE5. Haga doble clic sobre esta nueva clave, en el cuadro de Datos del valor escriba la ruta del archivo .bmp que quiere usar y oprima <Intro>. Salga del Registro y cierre IE. La próxima vez que lo abra, IE mostrará la imagen de fondo personalizada en la barra de herramientas. Para quitar la imagen, borre la clave BackBitmapIE5.

Revise antes, revise después

La sección Downloads de PCWorld.com y muchos otros sitios populares de descargas generalmente esterilizan los archivos que mantienen en sus bibliotecas y requieren que los productores de software sigan ciertas normas. Los visitantes casi siempre dejan advertencias en las páginas de evaluaciones de usuarios. Si usted tiene que bajar archivos de un productor –aunque sea uno de los más reconocidos– analice el archivo antes de ejecutarlo para estar seguro de que no tenga un virus.

Protéjase instalando un cortafuego (por ejemplo, el gratuito ZoneAlarm), un paquete antivirus confiable como Norton AntiVirus y un buen programa de contraespionaje como Spy Sweeper de Webroot (que podrá probar gratis, pero vale US$30 si se queda con él; http://www.pcwla.com/buscar/06095801).

Mozilla Firefox 1.5

Si considera que Internet Explorer es un objetivo demasiado grande para los desalmados en la Internet, el Firefox de Mozilla Foundation pudiera parecer una alternativa más segura como navegador. He aquí varias maneras de sacar más provecho de Firefox.

Ejecute IE dentro de Firefox Algunos sitios solamente trabajan cuando se visualizan en Internet Explorer, incluyendo el valioso Windows Update de Microsoft (update.microsoft.com). La extensión gratuita IE Tab (http://www.pcwla.com/buscar/06095802) le permite ejecutar Internet Explorer desde dentro de Firefox. Cuando usted visita una página que requiere IE, la extensión dispara el motor de presentación de Microsoft y le permite navegar sin problemas (si la IE Tab no se activa, pulse el botón derecho sobre la página y escoja Ver página en IE Tab). Incluso puede configurar sitios específicos para que se abran con IE cuando los visita en Firefox: Escoja Herramientas•Opciones de IE Tab, pulse la pestaña Filtro de sitios, escriba la dirección en el cuadro de URL y pulse Agregar, seguido por Aceptar.

Reinicie Firefox en el modo seguro A veces Firefox tropieza con una extensión o tema para el navegador. Al igual que Windows XP, Firefox tiene un modo seguro de cargar una versión básica del programa, sin extensiones y sin configuraciones personales. Primero, cierre Firefox completamente. Ahora pulse Inicio•Ejecutar, escriba firefox.exe -safe-mode y oprima <Intro>. La caja de diálogo resultante le permite recalibrar las barras de herramientas, controles, marcadores de página y preferencias del usuario. Cuando termine, pulse Continuar en el modo seguro.

Cambie la página del “throbber” El pequeño icono circular en la esquina superior derecha de Firefox que gira cuando el navegador está trabajando se llama “throbber”. Cuando usted lo pulsa, saltará a la página de Bienvenida a Firefox. Pero el throbber se puede dirigir a una página diferente: Escriba about:config en la barra de direcciones y oprima <Intro>. Escriba browser.throbber.url en el cuadro de Filtro y entonces haga doble clic sobre esta entrada en la lista de abajo. En el campo 'Escribir valor de cadena', escriba el URL deseado y oprima <Intro>. A partir de entonces, el throbber le llevará a ese sitio.

Recupérese si se bloquea Firefox Cuando Firefox se congela, usted tiene que reiniciar el navegador y volver a abrir las pestañas de los sitios que estaba visitando… ¡qué difícil! El accesorio gratuito Tab Mix Plus (find.pcworld.com/54110) provee varios controles útiles para las pestañas. Una vez que haya instalado el programa, cuando Firefox se bloquea, simplemente reinicie el navegador y escoja Herramientas•Administrador de sesión•Ultima sesión. El Administrador de sesión del programa incluso recuerda todas sus pestañas cerradas, así que si cierra una accidentalmente, puede reabrirla en un periquete.

Adobe Elements 4 y Photoshop CS2

Una imagen vale 10.000 clics, si está tratando de hacer que algo luzca bien en Photoshop (o incluso en su hermano pequeño, Photoshop Elements). Siga las indicaciones siguientes para mantener el número de pulsos al mínimo.

Elements más rápidos Elements es bastante veloz, pero pudiera serlo más. Cuando Elements se carga, apague la pantalla de Bienvenida para acortar el período de inicio de 10 a 20 segundos. Al pie izquierdo de la pantalla de inicio, pulse Iniciar en, escoja Editor y cierre la pantalla de Bienvenida. Otras dos sugerencias para ahorrar tiempo: Oprima <Ctrl>- j para duplicar la capa actual; y oprima <Ctrl>-<Alt>-<Mayús>-e para copiar todo lo que ve en la imagen actual a una capa nueva. Estos dos trucos le permiten guardar sus correcciones y seguir trabajando sin achatar la imagen.

Equilibre sus colores Elements carece de una función de Equilibrio de color (algo que Photoshop ha tenido desde hace años ). Pero no se preocupe, el experto de Photoshop Richard Lincha dice: Use el cuadro de diálogo de Niveles de Elements. Abra la imagen y seleccione Mejorar•Ajustar iluminación•Niveles (u oprima <Ctrl>-L). Seleccione Rojo, Verde o Azul de la lista de Canales y mueva el deslizador gris inmediatamente debajo del gráfico. El Canal rojo balancea el rojo y el cyan; el Canal verde, el verde y el magenta; y el Canal Azul, el azul y el amarillo.

Automatice Photoshop CS2 La capacidad para grabar y reproducir los pasos hace que Acciones sea una herramienta poderosa para ahorrar tiempo, especialmente porque las acciones pueden ser asignadas a combinaciones de teclas de función. Digamos que usted quiere acceder a alguna paleta de Herramientas predeterminadas sin abrir esa paleta. Oprima <Alt>-<F9> para abrir la paleta de Acciones, pulse Crear nuevo grupo de botones (el minúsculo icono de carpeta) en la paleta y nombre el conjunto. Entonces pulse el botón Crear nueva acción que aparece al lado, dé un nombre a la acción, asígnele una combinación de teclas de función (por ejemplo, <Mayús>-<F2>) y pulse el botón Grabar. Siga los pasos necesarios, pulse el botón cuadrado de Parar situado en la paleta y ciérrela. La próxima vez que quiera seleccionar esa Herramienta predeterminada, oprima <Mayús>-<F2>. Pero le advertimos que la implementación de Adobe es un poco inconsistente. Si una combinación de teclado no funciona, pruebe otra.

Galerías de fotos instantáneas de la Web Si quiere compartir fotos, pero no tiene la capacidad para crear un sitio de la Web con sus imágenes, no se preocupe. Photoshop CS2 puede crear en un instante una docena de galerías de fotos diferentes. Simplemente seleccione Archivo•Automatizar•Galería de fotos de la Web, escoja una plantilla en la lista de Estilos, seleccione Estandarte en la lista de Opciones y en el campo Nombre de sitio ponga un título; entonces seleccione la carpeta que contiene las imágenes que quiere usar, ordénelas y escoja una carpeta de destino donde se almacenará el HTML generado y otros archivos. Pulse Aceptar y Photoshop procesará sus imágenes para generar las páginas de la Web.

PDF pequeños y definidos Para crear un PDF definido de una imagen digitalizada con un tamaño de archivo minúsculo, no “imprima” la imagen desde Photoshop a PDF, no la guarde como un PDF de Photoshop. En vez de esto, guárdela en Photoshop como un archivo EPS. Entonces seleccione Imagen•Modo•CMYK. Guarde la imagen nuevamente como un archivo EPS con un nombre diferente. Salga de Photoshop, monte el Destilador de Acrobat y entonces abra este segundo archivo EPS. Cuando termine, tendrá un PDF pequeño y definido.

Adobe Acrobat 7

Acrobat es esencial para cualquiera que esté involucrado en la edición, o cualquiera que quiera crear documentos portátiles o captar páginas de la Web o documentos con un pulso (nos referimos, por supuesto, al paquete completo de Acrobat, que comienza en US$299 por la edición estándar). Pero incluso esta aplicación necesita un poco de ayuda.

Vea notas Es muy sencillo usar un paquete completo de Acrobat para agregar una nota a un PDF. Pulse el icono de Comentarios y marcas en la barra de herramientas y seleccione Agregar una nota. El problema es que Acrobat empuja la nota al otro lado de la pantalla. La solución es seleccionar Editar•Preferencias, seleccionar Comentarios en la lista de Categorías y desactivar la opción de Crear nuevos elementos emergentes alineados al borde de un documento.

Oculte esas notas La función de acotación de Acrobat es muy útil, a menos que usted reciba un PDF repleto de notas. Para suprimir las notas rápidamente (en la versión completa de Acrobat solamente; los usuarios de Acrobat Reader no podrán hacerlo), seleccione Comentarios•Mostrar comentarios y marcas•Ocultar todos los comentarios. Si la barra de herramientas de Comentarios está visible, seleccione Mostrar• Ocultar todos los comentarios.

Use Acrobat a su manera Cuando usted “imprime” un archivo en PDF, Acrobat utiliza su lento modo predeterminado. He aquí cómo crear sus propias configuraciones. En el cuadro de diálogo de impresión de cualquier aplicación, seleccione Impresora PDF (o Adobe PDF) como su “dispositivo” de salida, y pulse el botón Propiedades. Entonces escoja la pestaña de Configuración de Adobe PDF. Pulse el botón Editar situado a la derecha del campo de Configuración predeterminada y podrá crear un nuevo valor.

Para imprimir más rápido pulse General y cambie de 600 a 300 en el campo de Resolución. Para PDF en pantallas menores, seleccione Imágenes. En las secciones ‘Imágenes de colores’ e ‘Imágenes de semitonos’, cambie la configuración de Conversión a 100 píxeles por pulgada para resoluciones de imagen de más de 100 píxeles por pulgada. En las secciones de Imágenes monocromáticas, use valores de 300 píxeles. Pulse el botón Guardar como y nombre la configuración predeterminada.

Encuentre la fuente ¿Se pregunta por qué el PDF de una de sus páginas favoritas de la Web no se parece a la página original? Es posible que el sitio de la Web no le permita a Acrobat descargar sus fuentes. O quizá Acrobat no trata de descargarlas. Para cambiar este comportamiento, abra Acrobat, pulse el botón Crear PDF y seleccione Desde una página de la Web. Entonces, pulse el botón Configuración y, en el Tipo de archivo, seleccione HTML y pulse el botón Configuración. Haga clic en la pestaña de Codificación y fuentes, y escoja Incrustar las fuentes de plataforma cuando sea posible. Pulse dos veces Aceptar y, de vuelta en el cuadro de diálogo ‘Crear PDF desde una página de la Web’, pulse Crear.

Symantec Norton Antivirus 2006

Mientras no tengamos un mundo más seguro, una herramienta antivirus como Norton AntiVirus 2006 es esencial para cualquier usuario de PC. Estas sugerencias reforzarán su protección de virus.

Acelere la búsqueda de virus Nunca realice un análisis del disco mientras esté transmitiendo audio u otros archivos grandes desde la Internet, o mientras esté usando un programa que continuamente acceda a la unidad de disco duro. Si tiene un cortafuego robusto, puede inutilizar la función de AutoProtección de NAV cuando no use la Internet ni ninguna otra red (incluso el correo electrónico). La AutoProtección le roba mucha velocidad al sistema. Pero asegúrese de revisar todos los programas que ha bajado antes de abrirlos y después de actualizar sus definiciones de virus. Si LiveUpdate de Norton se demora demasiado, visite http://www.pcwla.com/buscar/06096002 y baje las últimas actualizaciones de seguridad y definiciones de virus.

Integre su antivirus y su cortafuego Si instala NAV en un sistema protegido por el programa ZoneAlarm Internet Security (que tiene su propia herramienta antivirus), NAV le sugerirá que desinstale ZoneAlarm. Haga caso omiso y pulse el botón Siguiente. NAV se instalará perfectamente bien. Cuando su PC se reinicie, encontrará que el detector de virus de ZoneAlarm está incapacitado. Es fácil abrir los dos detectores de virus: En NAV, seleccione Opciones•Norton AntiVirus, desactive todas las casillas para inutilizar NAV y termine reiniciando su PC. Aparecerá un mensaje donde se le pregunta si quiere permitir el detector antivirus de ZoneAlarm (si el mensaje no aparece, haga doble clic sobre el icono de ZoneAlarm en la bandeja del sistema y active manualmente el antivirus y el contraespionaje). Invierta los pasos anteriores para reactivar el detector de virus integrado en NAV.

Apague lo que no necesita Si usted usa exclusivamente correo electrónico con base en la Web –como Gmail o Yahoo Mail– al que accede por medio de su navegador (no a través de Outlook, Mozilla Thunderbird, o cualquier otro cliente de correo electrónico, puede apagar sin riesgo la protección automática de correo electrónico de Norton AntiVirus: Pulse Opciones•Norton AntiVirus, seleccione Correo electrónico en el panel izquierdo y desactive Revisar el correo de entrada y Revisar el correo de salida.

Zone Labs ZoneAlarm

ZoneAlarm continúa siendo el cortafuego más popular, pero usted puede hacerlo que trabaje aun mejor con unos simples ajustes (recuerde que estas sugerencias también trabajan con ZoneAlarm Pro; US$50 por una suscripción de un año). Navegue hasta http://www.pcwla.com/buscar/06096003 para bajar la versión gratuita y visite http://www.pcwla.com/buscar/06096004 para obtener una copia de prueba válida por 15 días de la versión Pro.

Usted lo puede llevar consigo Si usted viaja mucho, se desplaza constantemente de la casa a la oficina, al aeropuerto o al cliente con su confiable (y cifrada) PC portátil a cuestas, preconfigure el ZoneAlarm para todas las direcciones de red y subredes que usted quiere que acepte. Las redes de su oficina y de su casa pueden ir en su zona de confianza, así como cualquier oficina remota que usted visita regularmente. De lo contrario, deje que ZoneAlarm desconfíe de las redes nuevas y desconocidas, y le muestre una advertencia cuando usted intente acceder a ellas. En ese momento, podrá aceptarlas caso por caso, o clasificarlas como de Confianza, Internet o Bloquear.

Vigile los ataques en su PC ZoneAlarm es un cortafuego de primera categoría, pero no puede decirle quién está tratando de forzar la entrada en su sistema, ni puede pasar la información a las autoridades apropiadas. Ahí es donde hace su entrada la herramienta VisualZone. Este accesorio gratuito realiza un rastreo para tratar de ubicar la dirección IP del intruso, la ubicación física (aproximada), y su proveedor de servicio de Internet. Con un solo pulso, usted puede informar la incursión a DShield, un servicio que investiga las amenazas como parte del SAN Internet Storm Center. Navegue hasta http://www.pcwla.com/buscar/06096005 para bajar su copia de VisualZone.

Sitios que se sirven de la Web

Nada puede sustituir a su heladería favorita. Pero usted siempre debe estar a la expectativa de programas más nuevos y mejores. Estas nuevas aplicaciones basadas en la Web (muchas de ellas gratuitas) pueden mejorar el trabajo que usted realiza.

• Refuerzos de productividad: ThinkFree Online (www.thinkfree.com), un servicio de la Web gratuito, pero sufragado por publicidad, ofrece aplicaciones bastante ágiles para procesamiento de texto, para hojas de cálculo y presentaciones desde el propio navegador del usuario. Cree nuevos archivos .doc, .xls, o .ppt, o trabaje con archivos existentes de Office, todos los cuales se pueden volver a abrir en su correspondiente aplicación de Microsoft Office. El servicio (actualmente en estado beta) ofrece 1GB de almacenamiento en línea, de manera que usted podrá guardar sus archivos esenciales claves en un sitio alternativo.

Writely.com, el pequeño y elegante procesador de texto de Google basado en la Web, ha cerrado por ahora su período de participación en las pruebas beta; pero para una alternativa, pruebe el Zoho Writer (www.zohowriter.com). Este sitio beta importa documentos existentes de Word de cualquier tamaño y complejidad y exporta PDF, archivos .doc, o archivos .html. Si usted necesita un editor de documentos para trabajar en la Web, considere el INetWord (www.inetword.com); tiene un corrector ortográfico y varias plantillas de documento.

• Servicios de correo electrónico: El servicio gratuito Dropload (www.dropload.com) le permite estacionar archivos de hasta 100MB en un servidor de la Web durante siete días; usted envía al destinatario un correo electrónico con un vínculo para bajar el archivo. SendThisFile (www.sendthisfile.com) ofrece un servicio gratuito similar para usuarios individuales, pero usted tendrá que ver algunos anuncios publicitarios, y los archivos deben ser retirados antes de tres días.

• Calendarios para compartir: Google Calendar (calendar.google.com) tiene una interfaz libre de anuncios (a diferencia del calendario de Yahoo) y búsquedas rápidas de las entradas que usted pone en el calendario. Este servicio beta podría ser una opción viable para calendarios personales si usted no tiene inconveniente en usar algo rápido, gratuito y simple. Otro beta gratuito, CalendarHub (www.calendarhub.com) provee calendarios bonitos, fáciles de compartir, invitaciones de grupo y publicaciones, por ahora sin anuncios publicitarios.

Kiko (www.kiko.com) envía recordatorios por medio de IM o mensajes de texto. Dos URL de calendarios le permiten compartir con cualquiera todos o algunos de sus eventos. Este servicio gratuito todavía no mantiene la sincronización con Outlook, pero la compañía está trabajando en eso.

• Sitios para organizadores: Use Backpack (www.backpackit.com) para organizarlo todo, desde contratar a alguien hasta preparar un viaje. Almacene notas, vínculos, archivos, imágenes y mapas, todos los datos que usted necesita.

Voo2do (voo2do.com), un administrador gratuito de proyectos y tareas, organiza sus elementos según la prioridad y la fecha límite, y está al tanto del tiempo que usted gasta en diversas tareas.

Remember the Milk (www.rememberthemilk.com) almacena información aleatoria. Agregue tareas por medio del correo electrónico y envíese recordatorios a usted mismo o a otros en una de las numerosas maneras disponibles en el servicio.

• Administración de proyectos y colaboración: Basecamp (www.basecamphq.com) sigue la pista y administra los proyectos de grupos. El costo del servicio comienza en US$12 mensuales por un plan personal y US$24 por los planes comerciales (hay disponible una versión de prueba gratuita).

• Lo último en búsquedas: Cuando una pregunta le deje perplejo, navegue hasta Answers.com, un sitio particularmente apto para las preguntas de tecnología. La próxima vez que alguien le pregunte lo que dicen los blogs sobre cierto tema, pruebe la función de búsqueda de blogs de Ask.com (find.pcworld.com/54128); le indicará cuáles son los blogs populares para casi cualquier tema.

Laurianne McLaughlin

-Robert Luhn es un antiguo redactor de PC World. Laurianne McLaughlin es una colaboradora independiente radicada en Massachusetts. Gracias en especial a Preston Gralla, Richard Lynch, Jim Felici, Guy Hart-Davis, Echo Swinford, Curt Frye y Jim Aspinwall.

Póngalo todo en un CD

Ponga sus programas antivirus, de contraespionaje y otras herramientas de rescate en un CD. Entonces, cuando ocurra un desastre, podrá limpiar su PC con los programas del disco, sin tener que bajar nada.

Haga una copia de seguridad de los marcadores de página de su navegador, sus plantillas, sus bandejas de entrada y otra información preferida. Si tiene que reinstalar Windows, esto le hará la vida mucho más fácil. Visite http://www.pcwla.com/buscar/06096001 para más detalles sobre cómo preparar su PC para el desastre. Cuando guarde los archivos, póngale nombres descriptivos. Si necesita mantener el nombre original del archivo, combínelos los dos, como mostramos aquí: VideoGacker2.0—Vgkk200-dz.exe.

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