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Encuentre enseguida los mensajes viejos de correo-e

Además: Acelere las búsquedas en Outlook y detenga los molestos mensajes emergentes de la impresora.

El problema: Conservo algunos mensajes valiosos, a veces durante años. El problema es que las líneas del asunto muchas veces son inservibles y esto hace muy difícil recordar de qué se trataba el mensaje.

La solución: Yo tengo la misma mentalidad que me impide deshacerme de las cosas, pero conozco un truco rápido. Simplemente modifique el contenido del campo Asunto y agregue algunas palabras descriptivas. Entonces guarde el mensaje para facilitar la búsqueda y la clasificación. Este enfoque también es bueno para aclarar cualquier asunto de difícil comprensión antes de remitir un mensaje.

En la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico, es fácil hacerlo. Outlook y OE le permiten modificar la línea del asunto y guardar el mensaje. Lo mismo sucede con Eudora. En los servicios basados en la Web la tarea se dificulta más. En Hotmail, por ejemplo, usted tiene que abrir el mensaje, pulsar Reexpedir (o Responder), cambiar el asunto, pulsar Guardar como borrador y entonces trasladar el mensaje a otra carpeta. ¡Vaya lío!

Otro consejo rápido: Modificar la línea del asunto es algo bien práctico, pero vea esto: algunas aplicaciones de correo electrónico también le permiten modificar el cuerpo del mensaje, lo que resulta útil para demostrarle a su jefe que él había autorizado su aumento del 20 por ciento. [Nota del editor: ni lo sueñes]. En Outlook, con el mensaje abierto, escoja Editar•Editar mensaje. Entonces escriba todo lo que quiera. Como en el caso de cambiar la línea del asunto, Outlook le pedirá que guarde las modificaciones antes de cerrar la ventana. En Eudora, pulse el icono del lápiz que aparece en la barra de herramientas.

El problema: Olvidé la contraseña que utilizo para acceder al sistema como administrador. Ahora no puedo hacer el mantenimiento mensual, como deshacerme de los programas inútiles de la computadora que tengo en casa.

La solución: Usted tiene cuatro maneras de recobrar su contraseña de administrador. El método de Kelly Theriot (detallado en http://www.pcwla.com/buscar/06102901) es gratuito, pero es tan difícil que marea. El sitio Login Recovery (http://www.pcwla.com/buscar/06102902) se encargará de hacerlo gratis, pero necesita dos días (si usted paga US$20, el trabajo se hará en 10 minutos). Su mejor opción es pagar por NT Access (http://www.pcwla.com/buscar/06102903), una aplicación de US$70 creada por Sunbelt Software. La próxima vez, escriba la contraseña en una nota adhesiva (¡hombre, que estoy bromeando!).

El problema: Necesito enviar por correo convencional a mis compañeros de trabajo algunos CD llenos de datos confidenciales. Me preocupa la seguridad, por eso comprimo los archivos y creo una contraseña. Pero esto agrega un paso que me toma mucho tiempo.

La solución: Pruebe EncryptEase (http://www.pcwla.com/buscar/06102904), un CD-R más inteligente de lo normal con un software incrustado que comprime, cifra y protege automáticamente los archivos con una contraseña que usted escoge antes de grabarlos en el disco. Usted puede agregar más archivos (hasta 20 veces) hasta que el disco esté lleno. Es más rápido que hacerlo usted mismo porque el software se encarga de todo el proceso. Pero estos discos no salen baratos: cuestan unos US$6 cada uno.

El problema: Cuando imprimo algo en mi impresora compartida, me salta una molesta burbuja amarilla de confirmación para decirme que el documento ya imprimió. No desaparece hasta que la pulse con el ratón. ¿Puedo desactivar esa opción?

La solución: Hay gente que se queja por todo, pero esta queja me parece legítima. Diríjase a la ventana de ‘Impresoras y faxes’, pulse Archivo•Propiedades de servidor y seleccione la pestaña Opciones avanzadas. Próximo al pie del cuadro de diálogo, desactive Enviar notificación al terminar de imprimirse los documentos remotos.

-Steve Bass

Búsquedas mejores en Outlook

¿Tiene mensajes que no puede encontrar? Utilice Lookout, un programa gratuito de, nada más y nada menos, que Microsoft (bájelo desde http://www.pcwla.com/buscar/06102905). A diferencia de las herramientas de búsqueda separadas como Google Desktop (http://www.pcwla.com/buscar/06102906), a Lookout se accede más rápidamente porque forma parte la barra de herramientas de Outlook. Para encontrar el correo electrónico, Lookout es mucho más veloz y más inteligente que la función Buscar de Outlook. Por ejemplo, Lookout hurga en los anexos y en el contenido de archivos PDF; también le permite buscar usando comodines y expresiones booleanas, así como restringir las búsquedas a, por ejemplo, sólo los mensajes recibidos la semana pasada o sólo en los anexos.

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