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Prepárese para trabajar con los nuevos formatos de Office 2007

Aunque usted no piense abandonar sus aplicaciones actuales de Office, tendrá que lidiar con el 2007 Office System de Microsoft porque quienes lo usen podrían enviarle archivos en los nuevos formatos XML. Y si su compañía está adoptando el Office 2007, usted tendrá que trasladar sus queridos archivos y configuración desde Office 2003, algo que pudiera ser fácil, difícil o imposible (algunos de sus favoritos pueden haber sido eliminados).

Prepare sus aplicaciones de 2003

Los usuarios que frecuentan el sitio de actualizaciones de Microsoft (update.microsoft.com) probablemente ya han bajado e instalado el paquete de compatibilidad de Office para los formatos de archivos 2007 de Word, Excel y PowerPoint. Con ese paquete, los que usan las versiones más viejas de Office podrán abrir archivos en los formatos XML nativos de 2007 Office System (.docx para Word, .xlsx para Excel y .pptx para PowerPoint), trabajar en ellos y guardarlos. Para bajar e instalar el paquete de compatibilidad manualmente, navegue hasta http://www.pcwla.com/buscar/07047901.

Cámbiese al 2007

Antes de mejorar, haga una copia de seguridad de todos sus datos, incluso sus plantillas, formularios y macros personalizados. Entonces inserte el disco de Office 2007 y en la pantalla que muestra 'La instalación que usted quiere', escoja Actualizar versiones anteriores. Si quiere borrar sus aplicaciones de 2003 pero conservando algunas opciones de la configuración, como diccionarios personalizados en Word, listas personalizadas en Excel y archivo .pst en Outlook, seleccione Quitar todas las versiones anteriores.

Si pulsa sobre la opción de Mantener todas las versiones anteriores, podrá quedarse con ellas excepto con Outlook; en su sistema sólo puede haber una versión de ese programa. Para conservar Outlook 2003, pulse la pestaña Opciones de instalación y configure Microsoft Office Outlook con la opción ‘No está disponible’. Para instalar Outlook 2007 en lugar de Outlook 2003, seleccione ‘Quitar solamente las aplicaciones siguientes’ y entonces marque la casilla de Microsoft Office Outlook.

Una manera infalible de compartir archivos

Las versiones 2007 de Word, Excel y PowerPoint pueden leer casi cualquier archivo de datos de sus ancestros, desde Office 97 hasta 2003, y son capaces de guardar archivos viejos en un nuevo formato XML de Office. Para hacerlo, abra el archivo viejo, pulse el botón de Office, escoja Convertir y luego Aceptar. El nuevo archivo reemplazará al viejo. Si desea crear una versión de XML y mantener la vieja, pulse Guardar como y escoja el tipo de archivo XML apropiado. Para finalizar es posible que tenga que cerrar el documento (o la aplicación de Office 2007). Recuerde que algunos elementos (como las tablas o cuadros intercalados) pueden cambiar de tamaño o moverse un poco en la versión convertida del documento.

Es muy sencillo guardar archivos de Office 2007 en formato de Office 97 hasta 2003. Por ejemplo, en Word 2007, pulse el botón Office y escoja Guardar como•Documento de Word 97-2003. Todas las características específicas de Office 2007 quedarán desactivadas o escondidas en estos archivos. Para más detalles, pulse el botón de Office y seleccione Preparar•Ejecutar verificador de compatibilidad.

Si sus compañeros de trabajo y clientes insisten en quedarse con Office 2003 o una versión más antigua, podrá evitarse las complicaciones de compartir archivos configurando a Word, Excel o PowerPoint 2007 para que empleen de manera predeterminada los formatos más antiguos. Por ejemplo, para hacerlo en Excel 2007, pulse el botón de Office, escoja Opciones de Excel, seleccione Guardar, a la izquierda, y en la opción 'Guardar archivos en este formato' escoja Libro Excel 97-2003 (*.xls).

El manejo de la nueva interfaz de cinta de Office 2007

La nueva interfaz con la cinta es excelente, pero no le vendrían mal algunos ajustes.

Agregue sus favoritos a la Barra de herramientas de acceso rápido: Pulse el botón desplegable a su derecha; escoja Más comandos, seleccione Personalizar, a la izquierda; y luego, en la casilla de ‘Seleccionar comandos desde…’, pulse Comandos populares. Para agregar un elemento, selecciónelo y pulse Agregar. Entonces pulse Aceptar cuando termine. Para más opciones, escoja en la lista ‘Seleccionar comandos desde…’ o Comandos que no están en la cinta, o Todos los comandos. Si su barra de herramientas crece demasiado, escoja ‘Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta’ que aparece al pie del cuadro de diálogo.

Encuentre más comandos: Para invocar la potente ‘Pestaña de desarrollador’ incluida en la cinta (que está oculta de manera predeterminada), pulse el botón Office y escoja Opciones de [nombre de programa] al pie de la lista. Seleccione a la izquierda la categoría Popular, marque la casilla ‘Mostrar la pestaña de desarrollador en la cinta’ y pulse Aceptar.

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