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Sus datos… en cualquier parte y en cualquier momento

 

Es difícil predecir dónde o cuándo uno se verá en la necesidad de hacer algún trabajo. Con estas herramientas y consejos, sus archivos y programas vitales siempre estarán con usted mientras viaja.

Desde hace ya algún tiempo es posible llevar con nosotros todos nuestros datos donde quiera que vaymos, pero hasta hace poco era difícil hacerlo. Había que tomarse el tiempo de instalar las aplicaciones y poner todos los datos pertinentes en una PC portátil, o preparar el acceso remoto a una PC que tenía que permanecer encendida todo el tiempo. Sin embargo, hoy en día, gracias a diversos servicios de la Web nuevos y mejorados, uno puede almacenar no sólo sus archivos en línea, sino editarlos y compartirlos con otros, todo desde la comodidad del navegador. Y no se necesita una PC dedicada para hacerlo: cualquier computadora en línea sirve.

Evaluamos una amplia selección de opciones, desde servicios en línea como Google Docs & Spreadsheets que combinan el almacenamiento y la edición, hasta métodos que se valen de los recursos en línea y fuera de línea para dar más control sobre dónde se almacenan los datos y cómo se trabaja con ellos. También le decimos cómo llegar a los archivos que guarda en la PC de su casa usando un teléfono móvil y cómo llevar su escritorio consigo en una unidad flash.

Hágalo todo en la Web

En un mundo ideal, podríamos llegar a cualquier computadora, poner una dirección de la Web, nombre y contraseña, e instantáneamente obtener acceso a todas nuestras aplicaciones o a un archivo con todos nuestros datos, listos para trabajar en ellos. Y para hacerlo, no tendríamos que usar ningún software, excepto el navegador.

Nos encontramos en un camino que conduce hacia ese ideal, pero quedan obstáculos por superar. Aunque las suites o conjuntos de colaboración en línea y de oficina están disponibles ahora, no han madurado totalmente.

Las principales inquietudes siguen siendo la confiabilidad y la disponibilidad. Su línea de Internet o la conexión de Wi-Fi del hotel se pueden descomponer sin previo aviso, interrumpiendo por ello su trabajo y causando la pérdida de los datos. Casi todos estos servicios se encuentran en un estado beta, así que los errores son de esperar. A pesar de lo dicho anteriormente, los profesionales que administran estos servicios respondieron rápidamente a nuestras preguntas y se esforzaron por corregir los errores reportados.

La mayoría de los servicios pone límites estrictos al tamaño de los archivos. Aunque un máximo de 10MB es común, algunas compañías ponen límites mucho más bajos: por ejemplo, Google sólo permite la mísera cantidad de 500KB para un documento de texto.

Por último, no se olvide de que está trabajando en un navegador de la Web, no en una aplicación fuera de línea. Los documentos grandes se cargarán y refrescarán con lentitud, y en la mayoría de los casos usted no recibirá una advertencia de “¿Está seguro?” si trata de cerrar accidentalmente la ventana del navegador sin guardar sus cambios.

Conclusión: Hoy en día, los servicios de aplicaciones en la Web son excelentes para el uso ocasional o de emergencia cuando usted está de viaje, pero no como el método preferente de almacenar y editar documentos, así que usted debe mantener una copia local de sus datos. Sin embargo, si está dispuesto a probarlos, estas son las opciones móviles que trabajan mejor y hacen más.

Google Docs & Spreadsheets

Esta adición bastante simple al imperio de Google (docs.google.com) es uno de los servicios de hospedaje de aplicaciones más fácil y más completo que hemos evaluado. Aunque todavía no incluye un editor de presentaciones (nos dijeron que hay uno en camino), es fácilmente el anfitrión en línea más confiable para documentos y hojas de cálculo. También es gratuito. Lo único que hace falta es una cuenta de Google.

Transferir sus datos dentro y fuera de Google Docs & Spreadsheets es fácil. Un sistema de carga acepta los archivos uno por uno y puede exportarlos en formatos como los de Microsoft Office, OpenOffice, HTML y PDF. Google incluso le brinda una dirección de correo electrónico personal que usted puede usar para enviar texto o documentos adjuntos (todavía sin las hojas de cálculo); el sistema entonces los convierte y los almacena automáticamente junto con sus otros documentos en línea. Si no lo usara para nada más, este diseño le daría una manera conveniente de hacer copias de seguridad instantáneas sin tener que usar un navegador (advertencia: el servicio todavía está en versión beta y tiene varios errores). Los usuarios de Gmail pueden enviar por correo electrónico un documento en línea como texto o como un dato adjunto sin salir del sistema de Docs & Spreadsheets.

Usted puede compartir cualquier documento u hoja de cálculo y hasta 50 personas pueden trabajar en un archivo al mismo tiempo. Aunque los cambios en los documentos no son visibles hasta que un usuario refresque la ventana del navegador, las hojas de cálculo se actualizan en tiempo real; esto pudiera causar reacciones interesantes cuando múltiples usuarios agregan, borran y sustituyen datos simultáneamente.

Los controles y las herramientas de edición de Google tienden a ser rudimentarios y el tamaño de archivo está muy limitado (500KB para los documentos y 1MB para las hojas de cálculo). Un sistema práctico de revisiones lleva el rastro de las versiones viejas de sus archivos; la mayoría de los servicios rivales carece de esta característica tan importante. Además, cada usuario puede almacenar hasta 5.000 documentos y 200 hojas de cálculo en el servicio.

Si usted necesita mucha funcionalidad para la administración de proyectos, la característica de “múltiples editores a la vez” de Google Docs & Spreadsheets probablemente no le servirá. No tiene un sistema para controlar el flujo de trabajo, ni un sistema de discusión o de charla, y sólo una interfaz básica que hace juego con las demás propiedades sobrias de Google.

Sin embargo, Google Docs & Spreadsheets parece extremadamente estable y su curva de aprendizaje es aceptable. Es quizá el servicio de hospedaje de datos y aplicaciones más confiable y completo que hay en la Web.

ThinkFree

Aunque el gratuito ThinkFree (http://www.thinkfree.com) muestra AdWords de Google al lado derecho de su pantalla mientras usted trabaja en documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones, los anuncios son bastante discretos y no achican su espacio de trabajo.

Poner los archivos en ThinkFree es fácil. El sistema de carga de la aplicación le permite arrastrar rápidamente archivos desde el Explorador de Windows a su navegador y luego cargarlos todo de una vez. Usted puede descargar esos archivos con igual facilidad, oprimiendo un par de botones; se está trabajando en una función para ‘bajar todos los archivos’.

ThinkFree le da dos maneras de editar archivos. Con el sistema de ‘quick edit’ podrá realizar tareas simples como crear tablas básicas y cambiar fuentes; es muy apropiado para los documentos de texto solamente. Si necesita opciones más avanzadas (como la mayoría de los usuarios), cambie al modo de ‘power edit’, donde tendrá casi el mismo nivel de control sobre el documento que tiene en Microsoft Word. En realidad, la interfaz de power edit es casi un clon de Office. Los modos de edición disponibles para los subsistemas de presentaciones y de hojas de cálculo son parecidos a los que se usan para los archivos de texto. El módulo de presentaciones también contiene un sinfín de imágenes prediseñadas que usted puede usar.

Al igual que el servicio de Google, ThinkFree ofrece una manera conveniente de hacer una copia de seguridad de sus archivos sobre la marcha. Ofrece un generoso espacio de almacenamiento de 1GB y su límite de 10MB para los archivos individuales es más que suficiente para las presentaciones más complicadas. En ThinkFree se pueden almacenar muchos tipos de archivo –no solamente documentos de datos– aunque ciertos tipos (como .exe y .dll) están excluidos.

Cuando usted decide compartir un archivo con otro usuario, ThinkFree envía un correo electrónico al usuario con quien compartirá el archivo, y dirige a esa persona a un URL especial donde se puede editar el documento por medio de la interfaz normal de ThinkFree. Los usuarios invitados pueden ver documentos sin tener una cuenta en ThinkFree, pero para usar cualquiera de las funciones de edición del servicio deben tener su propia cuenta.

El diseño basado en Java de ThinkFree es el único aspecto inquietante del sistema. Java puede causar problemas con el navegador y no hay garantía de que la computadora prestada que use tenga a Java instalado.

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