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Cómo cambiarse a un servicio telefónico VoIP

Si algo tienen los negocios pequeños es que saben vigilar los costos. Y muchos están considerando la tecnología Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para rebajar la factura telefónica mensual, que frecuentemente representa un gasto enorme.

Cambiarse a VoIP puede ser especialmente útil si su compañía gasta mucho en llamadas de larga distancia de empleados, socios y contactos remotos. Si usted ya está conectado con algunas de estas personas por medio de una red de área ancha o local (LAN/WAN), también podría hacer llamadas telefónicas por los canales de comunicación que ya tiene.

Enviar sus llamadas de voz por el mismo conducto de IP que usa para sus comunicaciones de datos tiene otros beneficios secundarios. Para empezar, su compañía puede usar “mensajes unificados”, que le permiten administrar su correo electrónico y su correo de voz en el mismo lugar. También puede usar las funciones de “presencia” para ver la condición –celular en uso, ocupado y demás– de sus compañeros de trabajo y contactos.

El primer paso es comprar una conexión de datos y voz (o tronco) suficientemente grande para manejar el tráficos de datos y telefonía de voz. Este conducto (que casi siempre es una línea T1) será dinámico, lo que significa que asignará automáticamente más o menos ancho de banda a la telefonía o al acceso a la Internet según sea necesario.

Una vez conectado con un conducto de voz y datos, usted decidirá qué tipo de PBX (centralita automática privada) en VoIP es la apropiada para su negocio y dónde debe ponerla. La PBX para VoIP –que es la especie moderna de la vieja PBX analógica– es el cerebro que administra el tráfico de sus llamadas en VoIP, basándose en las órdenes que le dé al software. Usted tiene tres opciones importantes aquí, según John Macario, presidente de Savatar, una compañía de consultoría de VoIP con sede en Boston.

Algunas empresas –especialmente las que necesitan funciones avanzadas para las llamadas– prefieren ser dueños de su propio PBX para VoIP e instalarlo en sus locales. Los productos como NetVanta de Adtran, Quick Edition de Avaya, UC500 de Cisco y 24-CA de TalkSwitch son sistemas populares de bajo costo que las empresas pequeñas pueden instalar y operar sin mucha complicación. Un PBX local le da más control administrativo sobre el sistema, eso es, si usted tiene el tiempo y la experiencia (o una persona del departamento de informática) para hacer los cambios. La desventaja de tener su propio PBX, dice Macario, es que cuando se le quede pequeño su negocio tendrá que comprar más hardware.

Opciones externas

Alternativamente, un servicio de hospedaje le permite desechar la vieja PBX analógica que tiene en el armario y pagar a un proveedor de servicio –como 8X8, Aptela, M5, o Speakeasy– para administrar las llamadas de su compañía en sus servidores de la PBX de IP. Como esos servidores son de grado comercial, le dan muchas de las funciones de las PBX para VoIP, incluso viejas normas como “en espera” y “transferencia”, así como nuevas funciones basadas en IP como “encuéntreme/sígame”. A medida que su negocio va creciendo, usted sólo tiene que comprar licencias adicionales a su proveedor de VoIP, en vez de invertir en nuevo hardware.

“El servicio de hospedaje de VoIP ha madurado bastante en los últimos años”, dice el analista Patrick Monaghan, del Yankee Group. Añade que la tecnología ha mejorado hasta el punto de que los revendedores de valor agregado (VAR) pueden vender el servicio y garantizar un nivel de calidad y fiabilidad razonable.

Los VAR suelen vender un paquete que incluye el servicio de hospedaje del PBX de IP, el conducto de datos, un plan de larga distancia (para llamar a los teléfonos que no son VoIP) y cualquier otro hardware adaptador o enrutador necesario.

¿Y qué de los teléfonos?

Las empresas pequeñas suelen comprar teléfonos IP nuevos (como los que fabrican Cisco o Polycom) para aprovechar todas las funciones que ofrecen los sistemas modernos de PBX de IP. Los teléfonos IP por lo general tienen mejor calidad de sonido que sus predecesores y una pantalla grande que puede acomodar listas de contactos y otra información. La buena noticia es que el precio de estos teléfonos ha bajado en los últimos años, dice Macario, de la compañía Savatar. Los teléfonos IP de Cisco ahora comienzan entre US$200 y US$250, mientras que los de Polycom empiezan en US$140 y llegan hasta US$175.

La alternativa híbrida

También existe una tercera opción. Si usted prefiere no librarse de su PBX y de sus teléfonos existentes, todavía puede dar un paso hacia VoIP. Puede comprar un servicio de “trunking”, un conducto integrado de datos y voz que se conecta a su sistema analógico existente por medio de lo que se conoce como un Dispositivo de Acceso Integrado. “Usted obtiene menos funciones, pero todavía puede reducir drásticamente sus costos de voz y datos”, asegura Macario. Las empresas pequeñas que pagan de US$40 a US$80 mensuales por su servicio de telefonía por empleado pueden reducir ese costo a US$20 o US$35 al mes usando un servicio de trunking de una compañía como Bandwidth.com o Cbeyond, según Macario.

Llegando al balance final

Cuando se decida por invertir en nuevas tecnologías o servicios VoIP, piense en términos del costo total de propiedad (TCO). No importa cuál camino tome –local, hospedaje, o trunking– espere pagar una combinación de costos iniciales (equipos, redes y cargos de instalación), costos mensuales (cuotas de operación, cargos por larga distancia fuera de la red) y costos anuales (entrenamiento y asistencia). Sume todos los costos que pagará durante la longitud del contrato que su proveedor le ofrece. Divida el total por el número de meses del contrato, y luego por el número de empleados que tiene su empresa pequeña.

Una vez que tenga la cifra, compárela con la cantidad que paga ahora todos los meses por los servicios de voz y datos por empleado. Si ve algún ahorro, cambiar a la telefonía VoIP podría ser una buena decisión

para usted. Pero tómese su tiempo para estudiar, escoger el tipo de solución que mejor se ajuste a su negocio y asegurar que las cifras tengan sentido.

-Por Mark Sullivan

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