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Vaya sobre seguro con las licencias de software

La propaganda es tentadora: “¡Reporte la piratería de software ahora y reciba hasta US$1 millón de recompensa!”

Después de pulsar el botón, un delator puede llenar un informe confidencial en línea para denunciar a su patrono o a un competidor, sin miedo a que su identidad sea revelada. Aunque las recompensas de US$1 millón están reservadas para los casos más sonados, la Asociación de Software Empresarial (BSA, por sus siglas en inglés) mantiene que un informante típico gana alrededor de US$5.000, una suma nada despreciable.

Pero si usted está en el otro extremo de la campaña antipiratería de la BSA, la experiencia puede ser dolorosa. La organización recaudó US$13 millones en acuerdos legales por casos de piratería el año pasado, de los cuales aproximadamente el 90 por ciento provenían de empresas pequeñas. En un ejemplo, la BSA envió una carta en la que demandaba el pago de US$67.000 de una firma de diseño arquitectónico que empleaba a 10 personas; la empresa acordó pagar US$40.000 en vez de enfrentarse a la asociación en los tribunales. Burt’s Bees, una compañía de productos naturales, tuvo que desembolsar US$110.000 para resolver su demanda extrajudicialmente.

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¿Cuál fue su crimen? Que no tenían suficientes licencias para cubrir todos los programas de Microsoft, Adobe y Apple en sus sistemas, un delito para el cual la pena máxima bajo la ley es de US$150.000 por copia pirateada.

La intención no se considera pertinente. La mayoría de los negocios pequeños en esta situación llegó a ella por simple negligencia. Incluso si los empleados instalaran software ilícito sin el conocimiento de la empresa, ésta es responsable por todas las PC que posee. Estos son algunos consejos para la administración de licencias de software que evitarán las visitas indeseables de la BSA y de la Asociación de la Industria del Software y la Información (SIIA), y que sacarán a su negocio de cualquier aprieto relacionado con los derechos de propiedad.

Salga de aprietos

Realice una auditoría del software: Lo primero que tiene que hacer es saber la situación en que se encuentra. Jenny Blank, directora de servicios legales de la BSA, recomienda inventariar todas las aplicaciones instaladas en las computadoras de la compañía, incluidas las portátiles que se utilizan fuera del recinto. Asegúrese de pormenorizar los números de serie y los números de las versiones. Compare esta lista con sus recibos de compra para determinar si tiene alguna deficiencia.

Actúe legalmente sin ir a la quiebra: Si la diferencia entre las copias de software que su negocio está autorizado a usar y las copias no autorizadas de software no es demasiada, usted puede ponerse al día simplemente comprando las licencias adicionales que necesita y quitando cualquier copia duplicada o ilícita del centro de trabajo. Si la diferencia excede su presupuesto, reconsidere quién necesita en su compañía cualquier versión del software y quién necesita la última versión. Usted puede ahorrarse mucho dinero saltando una o dos versiones y actualizándose solamente cuando hay una nueva característica o un cambio de hardware que lo requiere claramente.

Considere un software alternativo: Otra posibilidad es probar un software de código abierto como OpenOffice (www.openoffice.org), que puede convertir documentos a y desde los formatos de Microsoft Office. Además, muchos vendedores de software ofrecen descuentos por volumen y licencias de sitio, además de beneficios como líneas especiales de asistencia que no están disponibles a quienes compran al detalle.

Manténgase libre de problemas

Después de corregir las deficiencias, tiene que mantener la legalidad. Muchas empresas pequeñas no tienen el personal de informática dedicado ni la supervisión centralizada de los que las compañías más grandes disfrutan, pero pueden mantenerse al tanto de sus licencias de software siguiendo cuatro pasos decisivos.

Instale herramientas de supervisión de software: Hasta las personas que no trabajen en departamentos de informática pueden usar Spiceworks (www.spiceworks.com) para vigilar cuando se instalan programas nuevos en una red. Este programa gratuito crea listas de todas las PC y software existentes en su red y mantiene licencias, garantías y números de serie. Usted puede agregar las portátiles y otros activos remotos manualmente y determinar si los sistemas necesitan parches. Hay otras aplicaciones como Tivoli, Unicenter y Total Network Inventory que realizan un trabajo similar, pero no son gratis (find.pcworld.com/59778).

Publique una política de software dirigida a los empleados: Para disuadir a los empleados de instalar programas ilegalmente, publique una política que prohíba explícitamente la instalación de programas no aprobados por la administración y que explique cómo solicitar y adquirir el software legalmente. La BSA muestra en su sitio un ejemplo de esta política y otros recursos útiles (find.pcworld.com/59777).

No compre software de fuentes dudosas: Estudie cuidadosamente los vendedores de eBay y otros en línea para asegurarse de que está comprando a negociantes autorizados. El software puede haber sido registrado anteriormente; pudiera ser una versión que no está a la venta en EE.UU., una versión académica, o simplemente una falsificación.

Mantenga registros infalibles: Esté dispuesto a demostrar la legalidad de su software. Si la BSA le cuestiona, necesitará los recibos de ventas, con fechas y números de serie.

Equilibre el campo de juego

Si la BSA le viene encima a pesar de sus mejores esfuerzos, contrate a un abogado que haya lidiado con ese grupo y que comprenda sus tácticas. Cuando la BSA sospecha que una compañía ha pirateado software, pudiera pedir a la empresa que realice una auditoría interna y que informe los resultados a la BSA, pero esto equivale a inculparse uno mismo. Un abogado experimentado puede ayudarle a responder sin renunciar a sus derechos legales y, si fuera necesario, pudiera negociar un arreglo en mejores términos de los que la BSA pudiera ofrecer de otra manera. Scott & Scott, una firma legal basada en Dallas que se especializa en esta área de los derechos de autor y de la propiedad intelectual, tiene algunos consejos y excelente información sobre el tema en su sitio de la Web (find.pcworld.com/59785).

-Por Becky Waring

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