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Administre sus mensajes magistralmente en Gmail

La mayoría de los usuarios de correo electrónico sueña con una bandeja de entrada vacía, evidencia de que hemos leído y borrado (o archivado) todos los mensajes que han llegado y estamos listos para tomarnos el resto del día libre.

Como Gmail ofrece más de 6GB de almacenamiento, los únicos mensajes que usted necesita borrar son aquellos que no quiere ver nunca más. Para desterrar los mensajes de su bandeja de entrada pero mantenerlos a mano, agregue una marca de selección junto a ellos bajo Seleccionar, en el lado izquierdo de la pantalla, y pulse Archivar. Esto oculta los mensajes sin borrarlos.

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Para hacer sus mensajes archivados más fáciles de encontrar, use etiquetas para categorizarlos por asunto, proyecto u otro criterio. La mayoría de las aplicaciones de correo le permite organizar el correo en carpetas, pero las etiquetas de Gmail son mejores que las carpetas por algo importante: en vez de requerir que el correo vaya a una carpeta a la vez, le permiten asignar mensajes a varias categorías simultáneamente. Por ejemplo, un mensaje que pertenece al Proyecto A y al Proyecto B puede aparecer entre los mensajes marcados con 'ProyectoA ' y también en el grupo de 'ProyectoB'.

Para organizar un mensaje, ábralo y seleccione una de las etiquetas en el menú de Más acciones, o seleccione uno o más mensajes en una de las vistas que presentan listas de mensajes y escoja la etiqueta del menú de Más acciones. Usted puede crear nuevas etiquetas sobre la marcha escogiendo Etiqueta nueva en el menú.

Para modificar sus etiquetas, seleccione Configuración•Etiqueta en la porción superior derecha de la pantalla; esto abrirá una página donde se les puede cambiar el nombre a las etiquetas o eliminarlas, inspeccionar una lista de mensajes etiquetados, o crear una nueva etiqueta (vea la pantalla de arriba). A diferencia de borrar una carpeta en una aplicación regular de correo electrónico, borrar aquí una etiqueta no elimina los mensajes marcados con ella, así que podrá borrarlas cada vez que quiera.

También puede quitar etiquetas de los mensajes sin borrarlas. Primero, abra un mensaje o seleccione varios mensajes en la lista de correo; a continuación, escoja Más acciones. Desplace la lista y seleccione la etiqueta que no quiere bajo el título 'Eliminar'. Para encontrar los mensajes que ya no tienen una etiqueta, pulse Todo el correo y verá todos sus mensajes juntos.

Restauración de etiquetas

La bandeja de entrada de Gmail es simplemente otra etiqueta que los mensajes entrantes reciben por definición. Si usted archiva erróneamente un mensaje (que lo despoja de su etiqueta 'Bandeja de entrada'), puede devolverlo a su bandeja de entrada pulsando Todo el correo, seleccionando el mensaje y pulsando Mover a la bandeja de entrada. Un método similar le permite recobrar los mensajes que inadvertidamente envía a la carpeta de Basura.

El hábito de Gmail de agrupar las conversaciones en hilos de mensajes significa que los mensajes que ha archivado regresarán a su buzón cuando alguien envíe una respuesta al mensaje anterior en el hilo. Si ya no le interesa esa conversación, puede impedir que regrese a su bandeja de entrada seleccionándolo y eligiendo Silenciar en el menú de Más acciones. (Para conocer cómo restaurarlas visite www.pcwla.com/buscar/08047901)

-Scott Spanbauer

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