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Las aplicaciones más simples de administración de proyectos dan la talla

Celoxis, Clarizen y SpotOn, menos completas (y complejas) que Microsoft Project, pueden ser una mejor opción para las empresas pequeñas.

Aunque Microsoft Project es un programa capaz para la administración de proyectos, no todo el mundo necesita su potencia. Si usted necesita ayuda para administrar un proyecto comercial pero le parece que usar Project es como agarrar un martillo para matar una mosca, pruebe una alternativa menos potente.

Los servicios de administración de proyectos basados en la Web son bastante fáciles de usar. Usted no tiene que instalar software en su PC, y como toda la información del proyecto se almacena en línea, cualquier miembro del equipo que tenga acceso a Internet, un navegador de la Web y una cuenta de correo electrónico puede participar, incluso a distancia.

La mayoría de los servicios de administración de proyectos basados en la Web le permiten establecer hitos (asignando tareas a uno o más miembros del equipo y especificando una fecha de terminación) de manera que usted podrá seguir el progreso contra las fechas límites importantes. Los participantes reciben alertas del progreso y detalles por correo electrónico, o entrando en la cuenta de administración basada en la Web.

Los servicios de administración de proyectos ofrecen cantidades variables de espacio en el servidor para almacenar datos y archivos relacionados con el proyecto. La posibilidad de emitir informes sobre el proyecto oscila desde informes en texto simple hasta gráficas de Gantt con todas sus características .

Celoxis

Celoxis (www.celoxis.com) presenta un surtido de posibilidades de informes, entre ellos gráficas de Gantt (que representan el progreso de un proyecto) y exportación de datos a una hoja de cálculo de Excel para generar informes personalizados. Usted solamente puede permitir el acceso básico.

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El servicio no es demasiado difícil de dominar. Incluso tiene una plantilla básica para ayudarle a administrar su primer proyecto.

Celoxis también le mantiene al tanto del tiempo y de los gastos relacionados con el proyecto, una característica útil para la contabilidad interna o para facturar a un cliente. También es posible dejar que sus clientes u otros entren y comprueben el progreso del proyecto.

Celoxis se encuentra disponible como servicio hospedado y también como software empaquetado que usted puede instalar en un servidor dentro de su red. La versión hospedada incluye 20MB de almacenamiento por cada usuario y cuesta US$15 al mes por usuario. También existe una edición de prueba gratuita por 30 días.

Clarizen

Clarizen (www.clarizen.com) carece de una plantilla para los usuarios que se inician en la administración de proyectos, pero ofrece mucho para los administradores experimentados.

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Usted puede crear un proyecto nuevo desde cero, importar archivos existentes de Microsoft Project, o usar una plantilla de Project o de Clarizen que su organización creó anteriormente. Pero el proyecto de Clarizen no se puede exportar a Project.

Con Clarizen usted puede dividir los hitos del proyecto en subhitos y las tareas en subtareas, y además puede recibir alertas importantes enviadas repetidamente a diario por correo electrónico. Los miembros del equipo pueden agregar notas o discutir sobre el proyecto; enviar mensajes de correo electrónico con respecto al proyecto en general, un hito o una tarea a todo el equipo o a uno o más individuos; y encontrar información del proyecto en línea.

Las características de información también son excelentes, pues le permiten estimar el grado de terminación de las tareas claves del proyecto, por ejemplo. Clarizen cuesta US$50 por mes por usuario para un número ilimitado de proyectos. Las suscripciones pagadas con 6 a 12 meses de antelación pueden recibir descuentos.

SpotOn

SpotOn (www.spotonpm.com) se vale de un tablero para dar una descripción de los proyectos y de su estado. En un calendario resalta además los días que contienen hitos.

Usted puede ver sus responsabilidades en ‘My ToDos’ [‘Mis tareas pendientes’]. La pantalla de ‘Messages’ [‘Mensajes’] muestra notas relacionadas con el proyecto; el servicio envía por correo electrónico a todos los miembros del equipo cualquier mensaje marcado ‘crítico’. Una pantalla de ‘People’ [‘Personas’] le permite mantenerse en contacto con los miembros de su equipo.

Cuando se añaden miembros al equipo, usted decide el nivel de acceso que pueden tener. Es posible asignarles acceso básico para sólo ver la información o darles permiso para crear listas de tareas pendientes, agregar hitos, o disfrutar de privilegios ilimitados de administración de cuentas.

En SpotOn no encontrará herramientas de información muy detalladas ni gráficas de Gantt; este administrador de proyectos de nivel básico es apropiado para los equipos menores y para proyectos menos detallados de corta duración.

En el servicio beta que probé, un plan gratuito me permitió administrar un proyecto con listas de tareas pendientes y eventos importantes. Los planes por pago, que incluyen espacio de almacenamiento y no limitan el número de usuarios, comienzan en US$10 al mes para diez o menos proyectos activos hasta US$145 al mes para un número ilimitado. Todas las cuentas por pago ofrecen un período de prueba gratuito de 30 días.

-Por Richard Morochove

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