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Cinco herramientas en software para acelerar su día

Eche un vistazo a este puñado de herramientas, complementos y servicios de la Web para aumentar la productividad.

El mes pasado traté de algunas mejoras de hardware que me han ayudado a trabajar mejor. Esta vez le toca al software.

Dé más potencia a Excel: Así como he llegado a apreciar lo bien que Microsoft Excel puede trabajar, también he podido entender mejor sus deficiencias, y aquí es donde entra en juego una pequeña joya de US$59 al año llamada DigDB para Excel. Este programa de Data Instruments Group (www.digdb.com) agrega características prácticas a Excel, mejora las existentes y, en general, hace al programa más fácil de usar. Desde detectar vínculos rotos hasta generar valores medios y recortar espacios errantes, este programa vale el precio de entrada (además, se puede probar gratuitamente por 15 días).

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Olvídese de la máquina de fax: Cuando necesito enviar o recibir un fax en la oficina de mi casa, uso un servicio llamado TrustFax de Comodo (www.trustfax.com). Es menos conocido que eFax o MyFax, pero lo que me gusta de él –además de su interfaz limpia y fácil de usar para la Web– son sus opciones de precio para los usuarios de poco volumen como yo. TrustFax me cuesta US$30 al año por un número de fax, 50 páginas de salida y 150 páginas de entrada y almacenamiento en línea. Para usar el servicio digitalizo mi documento en mi impresora multifuncional, cargo el archivo al sitio Web de TrustFax y lo envío. Más fácil no puede ser.

Haga cuadros bonitos: A veces necesito algo más que una frase bien redactada para enfatizar un punto; necesito cosas como cuadros, círculos y flechas. Para eso utilizo SmartDraw, una aplicación de gráficos de negocios creado por la compañía del mismo nombre. Después de un período de prueba gratuito, el producto cuesta US$297 (precio comercial). Es caro, pero muchas veces se encuentra a precios mucho más bajos en www.smartdraw.com, y si usted alguna vez se ha visto lidiando con organigramas, cronogramas, mapas, o incluso planos, le encantará.

Base de datos para el usuario común: Aunque el término “base de datos” causa terror en muchas personas sin aptitudes técnicas, no todas las aplicaciones de base de datos requieren un don para realizar consultas inteligentes. El venerable AskSam de AskSam Systems, ahora en la versión 6,1 (con la versión 7 en estado beta), le permite almacenar todo tipo de datos, desde documentos de Word hasta mensajes de correo electrónico y páginas de la Web, que usted puede recuperar con simples búsquedas de forma libre. Yo siempre me mantengo al tanto de varios mercados de tecnología y utilizo AskSam como mi depósito personal de datos. La aplicación no es perfecta –le tomará algún tiempo aprenderla y la función Agregar página de la Web a AskSam sólo trabaja con Internet Explorer (¡por favor!)– pero es una herramienta inmensamente útil. Después de un período de prueba gratuito, la versión estándar cuesta US$150; la versión Pro más rápida vale US$395.

Comparta con todos: Aparte de simplificar la sincronización de documentos entre mis varias PC, el recién renovado servicio FolderShare de Microsoft me salvó el pellejo cuando mi querida PC, que yo mismo había construido, se negó a arrancar una buena mañana. Como los archivos en que había trabajado habían sido sincronizados con mi portátil antes de apagar la PC, no tuve que tirarme de los pelos tratando de recuperarlos del disco duro de mi PC (o incluso de Carbonite, mi servicio de copias de seguridad en línea; vea mi evaluación en find.pcworld.com/60423). Lo mejor de todo es que el servicio beta de FolderShare (www.foldershare.com) sigue sin costar nada.

-Por Tom Mainelli

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