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Asegúrese de que contesten su correo electrónico general

Email Center Pro colabora con el sistema de correo electrónico que usted tenga para ayudarle a manejar los mensajes que le envíen a buzones compartidos.

¿Cómo maneja su empresa el correo electrónico general y el que recibe con consultas de ventas? En muchas organizaciones los mensajes van a parar a una cuenta de correo electrónico compartida (por ejemplo, información@sudominio.com), por la cual son responsables varias personas.

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Pero ¿cómo sabe usted que todas las consultas enviadas a una dirección compartida de correo electrónico fueron contestadas de forma oportuna? Y ¿cómo impide usted que sus empleados desperdicien su tiempo (y den al cliente una mala impresión) respondiendo la misma pregunta varias veces?

El nuevo servicio Email Center Pro de Palo Alto Software (www.emailcenterpro.com), que funciona desde la Web, puede ayudarle a usted y a sus compañeros de trabajo a recibir preguntas de clientes o socios. No es un sistema de correo electrónico completo; más bien trabaja con su servicio existente para asegurar que sus empleados no se olviden de responder a los mensajes electrónicos.

Inscribirse en ECP y crear uno o más buzones sólo toma un par de minutos. ECP le recomienda que canalice los mensajes a ese servicio estableciendo la recogida de correo POP en un buzón específico (por ejemplo, ventas@sudominio.com); pero si lo prefiere, usted puede remitir el correo a ECP según va entrando, o simplemente dar la dirección de su buzón en ECP (aunque este método producirá una dirección de correo menos reconocible, algo así como ventas@sudominio.emailcenterpro.com).

Maneje el correo recibido durante las vacaciones

Usted también puede usar Email Center Pro para cuentas privadas, pero al hacerlo la cuenta de correo electrónico de ese individuo dejará de ser privada. No obstante, cuando los empleados se enferman o se van de vacaciones o toman un permiso de maternidad, remitir temporalmente sus mensajes a ECP puede asegurar que los mensajes importantes no se queden sin contestar. Además, para crear un registro más completo, usted puede remitir los mensajes pertinentes desde las cuentas individuales que no son manejadas por el servicio.

Usted puede ver y buscar todos los mensajes en la cuenta de ECP y hacer que el servicio envíe las notificaciones de nuevos mensajes a los miembros del equipo que son responsables por contestar. Usted puede comprobar cuánto tiempo un correo electrónico lleva sin respuesta, o añadir notas en un hilo de correo electrónico para el uso interno.

Utilizando un menú desplegable, usted asigna el seguimiento de un mensaje o de un grupo de mensajes a una persona específica. También puede utilizar carpetas inteligentes para organizar su correo electrónico aplicando un criterio de filtro que usted especifica (por ejemplo, la línea del asunto, o los mensajes asignados a usted).

El editor incorporado le permite crear plantillas de mensajes personales, reduciendo así el tiempo necesario para generar una respuesta y ayudarle a crear respuestas más uniformes.

ECP usa SpamAssassin como filtro para combatir el correo indeseado; la entrada de correo indeseado no cuenta contra su cuota mensual de mensajes.

Un plan gratuito, financiado por publicidad que aparece al pie del correo electrónico, ofrece 1GB de almacenamiento, acepta 250 mensajes al mes y acomoda cinco usuarios y dos buzones. Los planes de pago sin publicidad comienzan en US$19 al mes por 5GB de almacenamiento y 2.500 mensajes de correo electrónico, con número ilimitado de usuarios, cinco buzones y servicio de copias de seguridad. El plan más caro es de US$149 mensuales por 30GB de almacenamiento, 15.000 mensajes, capacidad para SSL seguro, y buzones y usuarios ilimitados.

ECP no es la única manera posible de administrar el correo electrónico compartido, pero es fácil de usar junto al sistema de correo electrónico que usted tenga.

Los lectores de PC World pueden probar gratis durante 3 meses el plan estándar (US$19 mensuales) de este servicio si escriben pcworld08 en el cuadro de código durante el proceso de inscripción.

-Por Richard Morochove

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