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Organice su vida con herramientas gratuitas en línea

¿Le abruma la sola idea de organizar su agitada agenda? Estas nueve aplicaciones esenciales en la Web le ayudan a terminar sus tareas pendientes.

Cuando usted apenas puede leer la nota que garabateó en el reverso de un recibo manchado de café y no ha pasado la página del calendario desde el año 2007, es hora de organizarse con herramientas digitales.

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Hoy en día, el mejor lugar para encontrar un software de organización personal no es necesariamente el escritorio… es la Web. Usted ya sabe que los usuarios están abandonando las aplicaciones demasiado grandes que tienen en su escritorio, como Microsoft Outlook, en favor de otras basadas en la Web, como Gmail y Google Calendar.

Pero para administrar sus tareas, proyectos y notas, las compañías conocidas no siempre tienen las mejores ofertas. Hay en la Internet una nueva cosecha de aplicaciones más completas que ofrece herramientas inteligentes para organizar su vida usando dispositivos que dispongan de un navegador de la Web o un cliente de correo electrónico, ya sean una PC, una Mac, o un teléfono inteligente. Como fundadora de Lifehacker.com, paso mucho tiempo probando nuevos organizadores personales basados en la Web. Estas son mis opciones favoritas entre las que mejores que se encuentran disponibles en línea ahora.

Manténgase al tanto de sus tareas

El informe semanal del estado de sus tareas vence todos los jueves por la mañana a las 10 a.m. Usted tiene que recoger la ropa de la tintorería el próximo miércoles después de las 3. Hace una semana que no trabaja en el borrador de su estrategia comercial. Esta tarde, le toca recoger a sus hijos de la práctica de fútbol.

Antes de que su cerebro reviente, separe unos minutos para poner su lista de tareas pendientes en Remember the Milk (rememberthemilk.com), un administrador de tareas completo que categoriza y prioriza las tareas pendientes en listas muy convenientes.

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RTM incluso hace muy fáciles de administrar las listas de “quehaceres”: su cónyuge, secretaria, jefe, o socio comercial pueden usar RTM para enviarle tareas directamente a su bandeja de entrada en RTM para incorporarlas a su plan maestro instantáneamente. Y si usted asciende su cuenta a una de categoría Pro por US$25 al año, tendrá acceso a la sincronización con Windows Mobile y una interfaz parecida a la del iPhone.

Almacene notas

Colabore en proyectos con sus colegas y administre notas e investigaciones con la aplicación Backpack (backpackit.com) para portátiles, también basada en la Web. Ya sea que esté planeando sus próximas vacaciones, redactando una novela, o simplemente buscando un lugar privado para pensar, puede crear una página editable en Backpack y poner allí sus notas, listas, artículos noticiosos y comentarios.

Cada página de Backpack tiene una dirección única de correo electrónico, así que cuando se le ocurra una idea brillante mientras se encuentra en una cola en la tienda de comestibles, envíe un correo electrónico desde su teléfono para insertarlo en su página instantáneamente. Hay una versión gratuita limitada de Backpack disponible; las versiones por pago comienzan en US$12 mensuales y le ofrecen a cambio espacio de almacenamiento, más paginas, un calendario para grupos y boletines.

Obtenga un asistente virtual

Despierte todos los días con una alegre agenda que le brinda Sandy, su nueva asistente personal virtual (iwantsandy.com), quien se comunica con usted principalmente con mensajes de texto y por correo electrónico. El sistema trabaja así: inscríbase para obtener una cuenta gratuita y Sandy le dará su propia dirección personalizada para enviar mensajes. Entonces envíe a Sandy un correo electrónico que diga algo así como “Recordatorio: almuerzo con Juan el viernes a la 1 p.m.” Sandy agregará la cita a la agenda del viernes y le enviará un recordatorio esa misma tarde. Sandy también puede almacenar, marcar y recordar datos importantes por medio de órdenes que se envían por correo electrónico, como un número de vuelo o direcciones.

Administre su dinero

Cuando pensar que tiene que abrir Quicken le hace preferir limpiar el garaje, es el momento de recurrir a Wesabe (wesabe.com), un administrador de finanzas basado en la Web. Inscríbase para una cuenta gratuita en Wesabe y suba al sitio la información de su cuenta bancaria a mano, o use la herramienta para hacerlo que Wesabe coloca en el escritorio o su extensión para Firefox que permite ingresar automáticamente las transacciones de su cuenta en Wesabe (cálmese, Wesabe no almacena sus contraseñas en línea y mantiene seguros los datos de las transacciones; para ver cómo lo hace, lea la extensa Política de privacidad del sitio).

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De ahora en adelante, usted también puede olvidarse de balancear su chequera, pues Wesabe organiza todas las transacciones de su cuenta en un solo lugar, traduce la “jerga bancaria” en descripciones más claras para cada transacción, expone claramente en diagramas a dónde va a parar su dinero y pone su comunidad de usuarios a trabajar para ahorrarle dinero y alcanzar sus metas financieras.

Descubra el regalo perfecto en Amazon

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Ya no tendrá nunca que pasarse la mañana del cumpleaños de él o ella tratando desesperadamente de encontrar un regalo. Escriba los nombres, la fecha de nacimiento, el sexo y la lista de regalos preferidos de sus seres queridos en el Gift Organizer de Amazon (amazon.com/gp/gift-central/organizer), así como las ocasiones en que podría hacerles un regalo a cada uno, como cumpleaños, aniversarios o graduaciones. Entonces siéntese y relájese. Cuando se acerque el gran día, recibirá un recordatorio por correo electrónico con recomendaciones de regalos bastante acertadas. Ordene al instante y recibirá a tiempo el regalo perfecto.

Envíese notas en el futuro

Si no le gusta escribir en el teclado de su teléfono móvil, llame a Jott (jott.com). En su nivel más básico, Jott es un servicio de transcripción: díctese usted mismo una nota y Jott copiará su mensaje y le enviará el texto por correo electrónico. Pero Jott va mucho más allá cuando actúa como un conducto a otras aplicaciones de la Web.

Por ejemplo, usando Jott usted puede agregar citas a su Google Calendar por teléfono, enviar correo electrónico a Sandy, agregar un elemento a su lista de tareas pendientes en Remember the Milk, o incluso buscar un producto que le interese en Amazon, todo oralmente. Una vez que se inscriba y configure su cuenta, todo lo que tiene que hacer es llamar al número de Jott (866-JOTT-123), decir el nombre de un servicio al que quiere tener acceso y dictar su mensaje.

Obtenga recortes de la Web

Usted tiene otra vez dos docenas de pestañas abiertas en el navegador y esta vez no basta con crear marcadores de página para todas. Es hora de probar Google Notebook (google.com/notebook).

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Notebook, uno de los productos de Google menos conocidos, es una herramienta imprescindible para quienes hacen tareas de investigación en la Web. Guarde secciones de páginas de la Web en su Google Notebook y añada sus propias notas y comentarios. Organice sus recortes en varios cuadernos que puede dividir en secciones, reestructure sus notas arrastrándolas y soltándolas en la página correcta y realice búsquedas en su cuaderno usando la búsqueda especial de Google que usted ya conoce y aprecia.

Notebook también permite recortar páginas con un solo clic gracias a la extensión de Google Notebook para el navegador; esta extensión está disponible para Firefox e Internet Explorer.

Siga el rastro a su itinerario de viaje

En vez de dejar que las confirmaciones por correo electrónico de su vuelo y reservaciones de hoteles y automóvil languidezcan en las profundidades de su bandeja de entrada, reexpídalas antes del viaje a plans@tripit.com.

Tripit (tripit.com) examinará los mensajes y producirá en una página de la Web un itinerario maestro que incluye mapas, un pronóstico del tiempo, direcciones y guías para su ciudad de destino, es decir, todo lo que usted hubiera tenido que buscar a mano. Además, usted puede agregar notas a su itinerario de TripIt y compartirlo con amigos o colegas para que ellos lo revisen, colaboren y aporten comentarios.

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Convierta a Gmail en una base de datos de información personal

A los usuarios dedicados de Gmail que lamentan la falta de una lista de tareas pendientes en ese servicio les convendrá la extensión GTDInbox para Firefox (gtdinbox.com). GTDInbox implementa las técnicas de organización que David Allen diseñó en Getting Things Done, su biblia para la productividad.

Una vez instalado GTDInbox, basta con agregar una estrella a cualquier mensaje para convertirlo en una “próxima acción”; enumerar y agregar tareas dentro de Gmail; y revisar tareas según el tiempo que llevan activas (menos de una semana, más de una semana y demás) para ver lo poco (o lo mucho) que ha trabajado.

¡A organizar se ha dicho!

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