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Acrobat.com: Una suite ágil para compartir documentos

El servicio de Adobe en la Web ofrece un número de herramientas útiles de colaboración para empresas, con o sin Acrobat 9.

Acrobat.com de Adobe, un suplemento basado en la Web para su popular aplicación de creación de documentos PDF, ofrece un conjunto de servicios para ayudar a los negocios a colaborar en la creación de documentos. Estos incluyen conferencias básicas a través de la Web y (en la versión beta pública gratuita) la posibilidad de convertir en PDF un número limitado de documentos.

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En las pruebas que realicé, Acrobat.com funcionó bien con la versión beta de Acrobat 9, que se espera aparecerá a mediados de julio junto con una nueva versión del Acrobat Reader gratuito. Pero aun si usted no usa las aplicaciones de escritorio de Adobe, podrá sacarle mucho millaje a Acrobat.com si trabaja con otros para crear documentos.

Acrobat.com tiene cuatro componentes esenciales: un procesador de texto llamado Buzzword; archivos compartidos en línea por medio de Share; un convertidor de archivos PDF para hasta cinco documentos al mes sin tener que pagar (se ofrece con el Share); y ConnectNow para las conferencias personales a través de la Web.

Procesamiento de textos: Buzzword, un procesador de texto basado en Flash, abarca lo fundamental, incluidos formatos, tablas y la importación de imágenes. Sus menús son fáciles de aprender y reacciona con bastante agilidad.

Las funciones de colaboración de Buzzword son brillantes. Usted puede decidir si quiere compartir un documento con alguien que tenga acceso o restringir el acceso a usuarios específicos de Acrobat.com. Los privilegios del usuario –asignados por quienquiera que presente el documento a Acrobat.com– incluyen el Coautor (privilegios totales para la edición), el Revisor (sólo puede agregar comentarios) y el Lector (sólo puede leer). Los comentarios de cada participante aparecen en un color diferente.

Usted puede guardar sus documentos de Buzzword en formatos populares como Word (.doc, .docx, o .xml), .rtf y .txt. También puede exportarlos como HTML o PDF.

Compartir documentos: Share asigna un URL único al documento que usted sube (con el servicio tendrá 5GB de espacio de almacenamiento). Para compartir un documento, usted escribe el correo electrónico de la otra persona y el servicio envía por correo un vínculo al documento. Otra opción con Share es incrustar los documentos públicos en un sitio de la Web o en un blog.

Acrobat.com ofrece un servicio para compartir formularios de PDF y tabulación que requiere Acrobat 9. No estaba disponible para probarlo, pero una manera de usar el servicio sería distribuir los formularios de inscripción de una conferencia, recopilarlos y mostrar los resultados divididos por categorías. Este método basado en la Web podría ser útil para aquellas empresas que actualmente tienen que dedicar un servidor a dichas tareas.

Acrobat.com le permite agregar comentarios a documentos de PDF y, si tiene Acrobat 9, otros tipos de archivo (como vídeo de flash) que las aplicaciones de escritorio reconocen.

Conferencias a través de la Web: El ConnectNow de Acrobat.com permite efectuar conferencias a través de la Web con tres participantes (para agregar más tendrá que mejorar el servicio a Connect Pro). Usted puede compartir su escritorio y colaborar en un documento en tiempo real. También puede tomar notas de la reunión en un bloc de notas, intercambiar mensajes de texto, o comunicarse por medio del audio usando un complemento opcional para conferencias telefónicas del servicio Vapps (pero esto cuesta más).

Una vez que termine el período de prueba beta (Adobe no ha especificado la fecha), la compañía cobrará por una versión especial de Acrobat.com que incluirá una cantidad no especificada de almacenamiento adicional y otras características aún no identificadas. La versión básica del servicio seguirá siendo gratuita.

Encontré las funciones de colaboración en documentos de Acrobat.com superiores a las de Google Docs y otros competidores. Le recomiendo que lo pruebe si necesita trabajar con otros para crear documentos.

-Por Richard Morochove

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