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Domine su agenda con Google Calendar

Las aplicaciones que tienen función de calendario para el escritorio de la PC serían excelentes si usted estuviera sentado siempre frente a la máquina o la sincronizara diligentemente con su PDA o su teléfono.

Pero si le gusta viajar con poco equipaje, considere la posibilidad de utilizar otro calendario al que pueda tener acceso desde cualquier terminal de Internet. El Google Calendar, que es gratuito, es una de las opciones más robustas que se encuentran disponibles. He aquí como sacar el mayor provecho de las avanzadas funciones de Gcal.

Escoja sus vistas

Una vez que acceda a Google Calendar, usted podrá cambiar rápidamente de una vista a otra (por ejemplo, a las opciones diaria, semanal o mensual) pulsando las pestañas que aparecen en la parte superior del calendario. La vista de agenda es conveniente porque muestra sus citas en orden cronológico, comenzando con la fecha actual, sin congestionar la pantalla como ocurre con las vistas diaria, semanal o mensual.

La pestaña llamada ‘Próximos 4 días’ pudiera parecer arbitraria, pero es una joya porque le permite adaptarla de manera que muestre el período de tiempo que usted quiera, desde dos días hasta cuatro semanas. Pulse Configuración en la esquina superior derecha (u oprima S) y desplace la lista hasta llegar a 'Vista personalizada' en la pestaña General. Entonces escoja una opción en la lista desplegable y pulse Guardar.

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Una manera interesante de mostrar un grupo de días que le resulte pertinente es pulsar y deslizar el cursor sobre el minicalendario situado a la izquierda para seleccionar así solamente los días que usted quiere.

Además, es fácil usar el teclado para navegar por su calendario. Con oprimir D, W, M, X, o A uno salta a las vistas diaria, semanal, mensual, personalizada o de agenda, respectivamente. Oprima N (siguiente) o P (anterior) para avanzar o retroceder en el tiempo, respectivamente (también puede oprimir las teclas J y K para hacer lo mismo). Oprima T para saltar a la fecha de hoy.

Haga una cita

Google Calendar ofrece un par de maneras fáciles de agregar elementos: una manera es pulsar Inclusión instantánea en la zona superior izquierda de la página del calendario (u oprimir Q) y comenzar a escribir. Como una persona real, Gcal entiende que palabras como “lunes” y “miércoles” se refieren a los días de la semana actual y agrega su nuevo elemento al día apropiado.

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O simplemente pulse un día u hora en el calendario principal y comience a escribir en la caja que se abre. Google Calendar reconoce casi todas las expresiones de tiempo (7:00 PM, 7p y demás) y programa los eventos relacionados.

¿Necesita mover la cita? Usted puede cambiar fácilmente la fecha y las horas arrastrando y soltando una cita. Si el mes entero está visible, el arrastre sólo cambia el día. Pero si su vista muestra una agenda de la semana o del día, podrá soltar la cita sobre cualquier hora para cambiar el tiempo también.

¿Tiene que cancelar un evento? Haga clic en un elemento una vez y pulse Suprimir para borrarlo.

Comparta con todos

De manera predeterminada, sólo será posible para usted ver los eventos de su calendario. Pero si lo desea puede hacer públicos los calendarios en su totalidad o eventos individuales.

Para cambiar la configuración predeterminada, pulse Configuración en la esquina superior derecha (u oprima S). Pulse la pestaña de Calendarios. Pulse el vínculo bajo Compartir para abrir el calendario apropiado. Entonces use la casilla de selección para indicarle a Gcal si debe compartirlo con todo el mundo o con personas específicas. Para compartir con personas específicas, deje esas casillas de selección vacías y use los controles que están abajo para agregar los nombres de los pocos privilegiados. Entonces haga clic en Guardar.

Ver más de uno

Usted pudiera necesitar calendarios diferentes para distintos propósitos (por ejemplo, para el trabajo y para la vida social). Para acomodar estas divisiones, pulse Agregar debajo del minicalendario situado a la izquierda. Tener varios calendarios le permite personalizar las configuraciones de privacidad, elementos compartidos y otras para cada uno.

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Usted puede dar al texto de cada de uno de sus calendarios un color personal (usando el menú emergente que aparece a la derecha del nombre del calendario), o puede utilizar la casilla de selección a la izquierda del nombre para mostrar u ocultar los eventos en ese calendario.

Cuando se tienen varios calendarios, Google Calendar agrega una lista desplegable al globo de Nuevo evento para que usted pueda especificar el calendario que mostrará el nuevo evento. Sin embargo, si usa Inclusión instantánea (oprima Q) para crear un elemento, el programa agregará su evento a su primer calendario (que está más arriba).

Para trasladar un evento de un calendario a otro, seleccione el evento (pulsando) y entonces pulse Editar detalles del evento. Escoja otro calendario en la lista desplegable de Calendario y pulse Guardar.

Es posible hacer que el calendario muestre automáticamente los días festivos, eventos deportivos, programas de televisión u otros elementos de interés especial para usted. Sólo tiene que pulsar Agregar, en la parte superior de su lista de calendarios, y escoger Agregar un calendario público. En la página de 'Agregar un calendario público', seleccione una categoría a la izquierda y pulse Agregar al calendario para cada todas las que desee añadir. Aquí tendrá centenares de opciones para escoger, desde los calendarios de sus equipos deportivos favoritos hasta las fechas de gira de un concierto.

¿Quiere integrar un calendario basado en la Web con el formato iCalendar utilizado por Apple iCal y Microsoft Windows Calendar? Es fácil. Simplemente escoja Agregar por URL en el menú Agregar y escriba la dirección deseada de la Web.

¿Cambió de parecer? Para ocultar o borrar cualquier calendario de su lista, pulse Configuración en la esquina superior derecha (u oprima S) y pulse la pestaña de Calendarios. Entonces pulse Ocultar o pulse el icono de la papelera al extremo derecho del calendario que desea suprimir o borrar, respectivamente.

Eventos e invitaciones

Con las últimas herramientas para enviar invitaciones integradas en sitios como Facebook y Google Calendar, ya no hace falta tener una cuenta en el viejo servicio eVite. Para invitar a las personas a un evento incluido en su calendario, simplemente escriba las direcciones de correo electrónico de esas personas en el cuadro de Invitado en la página de detalles del evento. Entonces pulse Guardar y Gcal se ofrecerá a enviarles una invitación.

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Si un destinatario tiene una cuenta en Gmail, el evento aparecerá en el calendario del invitado (y en la bandeja de entrada de correo electrónico del invitado) con un icono en forma de signo de interrogación. El destinatario puede pulsar el evento y responder que Sí, No, Quizá, o Suprimir directamente en el calendario.

Para recibir notificaciones de las invitaciones y las respuestas, pulse la flecha junto al nombre del calendario y seleccione Notificaciones en el menú emergente. Use los controles al pie de la página para especificar si quiere las notificaciones por correo electrónico o por SMS.

Saque la información

Google Calendar le permite imprimir, guardar e incrustar su calendario en su blog o en otros sitios de la Web donde usted publica. Pulse el icono de impresión (junto a las pestañas de Día, Semana y Mes) para imprimir su vista actual o para exportarla como un archivo PDF.

Si su calendario está designado como público (vea “Comparta con todos”), usted puede intercalarlo en otro sitio de la Web o blog. Pulse la flecha situada a la derecha del nombre de su calendario; escoja Configuración de calendario. Desplace hacia abajo la página que aparece y copie el código junto a ‘Incrustar este calendario’ para publicar la información en un sitio de la Web. Entonces pulse el botón para el formato apropiado (XML, iCal o HTML) a fin de obtener la dirección de su calendario para ese formato.

Para verificar su calendario sin conectarse, use los botones en la sección de Dirección privada y obtenga así el URL y una versión “sólo lectura” de su calendario.

Opción móvil

Si su calendario existente no puede sincronizarse con su teléfono u otro dispositivo móvil, Google Calendar puede ayudarle. Usted puede usar la función de mensajes de texto de su teléfono para recibir recordatorios de las citas próximas o para enviar citas nuevas a Gcal.

Para obtener estas funciones, tiene que inscribir su teléfono en Google Calendar. Pulse Configuración u oprima S bajo Configuración de calendario y pulse la pestaña de Configuración para móviles. A continuación, llene la información de su país, número de teléfono y compañía telefónica. Entonces pulse Enviar código de verificación. Cuando reciba el código como un mensaje de texto en su teléfono, anote el número y escríbalo en el cuadro de Código de verificación. Pulse Finalizar configuración y luego Guardar.

Una vez registrado su número de teléfono en Google Calendar, podrá usarlo para tareas comunes de calendario. Por ejemplo, obtenga información desde su teléfono enviando un mensaje de texto a 48368 (GVENT). Escriba “next” para obtener el próximo elemento programado en su calendario, “day” para ver toda la agenda del día, o “nday” para recibir la agenda de mañana. Si envía algo más prosaico como “Corte de pelo con José el martes a las 11 am”, Google Calendar creará un nuevo evento.

Para recibir notificaciones por SMS, pulse la flecha junto al nombre del calendario y escoja Notificaciones. Junto a ‘Recordatorios de eventos’, pulse Agregar un recordatorio para configurar el método predeterminado (emergente, correo electrónico o SMS) y la hora en que quiere recibir los recordatorios. Si desea varios recordatorios o recordatorios de varios tipos, pulse Agregar otro recordatorio. Cuando termine, seleccione Guardar.

Manténgalo todo sincronizado

Google Calendar puede importar datos desde otros calendarios en formatos iCal o CSV (valores separados por coma). Esto es conveniente si usted planea emigrar su agenda a Google de una vez por todas. Pero para los que quieren seguir usando Outlook y Google, Google hace una herramienta que mantiene sincronizados los datos de ambas fuentes.

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Para importar datos desde un calendario, primero debe exportarlo a un archivo. Por ejemplo, en Apple iCal, seleccione el calendario que desea exportar y escoja Archivo•Exportar. Entonces dé un nombre al archivo y guárdelo. En Yahoo Calendar, pulse Opciones en la esquina superior derecha y pulse importar/exportar bajo Administración. Pulse el botón Exportar bajo 'Exportar a Outlook'. Guarde el archivo en el lugar que desee.

Los usuarios de Outlook que quieran usar la herramienta de sincronización de Google pueden bajarla desde www.pcwla.com/buscar/08087400. Una vez que termine de bajar el archivo y lo tenga guardado, ejecute el instalador. Como parte de la instalación, el programa le pedirá que identifique su cuenta y contraseña de Google, que especifique en qué dirección (o en ambas) desea sincronizar la información y que indique la frecuencia con que la herramienta debe hacer su labor. Usted puede cambiar las opciones pulsando el botón derecho sobre el icono de Google Calendar Sync que está en la bandeja de la barra de tareas y seleccionando Opciones.

Google Calendar Sync es una manera fácil de mantener actualizados sus calendarios de Outlook y de Google. Pero la herramienta sólo puede sincronizar su calendario de Outlook predeterminado y su calendario principal (primero) de Google. Para muchas personas, esto es suficiente.

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