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Comparta sin riesgo las hojas de cálculo de Google con formularios de correo electrónico

Comparado con Microsoft Office, Google Docs (docs.google.com) carece de varias funciones avanzadas.

Pero para compensar su selección más reducida de fórmulas matemáticas cuenta con características de colaboración fenomenales.

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Usted puede dejar que sus compañeros de trabajo editen la misma hoja de cálculo mediante el botón Share [Compartir] que se encuenatra ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. Y si un colega estropea su archivo, puede restaurarlo a una versión anterior pulsando la pestaña de Revisiones y seleccionando la versión deseada.

Si prefiere impedir que otros causen estragos en sus hojas de cálculo, eche mano de una nueva característica que le permite recopilar datos por medio de un formulario de correo electrónico.

Después de pulsar Compartir, seleccione el botón que ofrece la opción de llenar un formulario. Entonces puede crear un formulario para enviar a sus compañeros de trabajo y pedir solamente los datos que usted necesita.

Las hojas de cálculo sólo utilizan de manera predeterminada los titulares de columna en la fila 1 de su hoja de cálculo para diseñar el formulario. Si quiere que la primera columna de su hoja sea una lista de categorías, asegúrese de que esté correctamente etiquetada en la fila 1 y entonces edítela en su formulario para convertirla en una pregunta con una casilla de selección. Entonces escriba las categorías que quiere que aparezcan en esa columna. Cuando las personas le envíen los datos, éstos aparecerán automáticamente en la hoja de cálculo exactamente como usted quiere.

Usted puede configurar Spreadsheet para que le envíe por correo electrónico los nuevos cambios. Pulse File [Archivo]•Set Notification Rules [Configurar reglas de notificación] y seleccione sus preferencias de notificación pulsando las casillas de selección.

-Roger Hibbert

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