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Zoho pone en línea la facturación y el cobro

Zoho ofrece una manera simple y barata de enviar facturas, cobrar pagos y hacer el seguimiento de las cuentas por cobrar… todo a través de la Internet.

Todos los negocios necesitan facturar a sus clientes por los productos y servicios prestados. La facturación está disponible, por supuesto, en los paquetes de contabilidad que también hacen el seguimiento de las cuentas por cobrar y que manejan muchas otras tareas como la preparación de las declaraciones financieras.

Pero si usted no quiere la complicación de instalar un programa de contabilidad completo, puede usar un servicio en línea que cubra solamente los servicios de facturación y cobro que usted necesita.

Con Zoho Invoice, que es parte de un conjunto creciente de servicios empresariales en línea de Zoho (www.zoho.com), usted puede facturar a sus clientes por correo electrónico, estar al tanto de las cuentas por cobrar y recibir pagos en línea.

El diseño de Zoho le permite compartir datos comunes con otros servicios por pago de Zoho, como Zoho CRM (gestión de relaciones con clientes) y Zoho Projects.

También puede exportar datos a las aplicaciones de contabilidad en CSV, Excel y otros formatos. Pero si la facturación es todo lo que usted necesita, puede usar y pagar sólo por ese servicio.

Zoho Invoice ofrece cinco planes en total, incluso uno gratuito de 5 facturas al mes. El plan por pago más barato permite hasta 25 facturas por US$5 al mes; mientras que el Elite maneja 1.500 facturas –suficiente para muchas empresas pequeñas– por una cuota modesta de US$35 mensuales. No hay límites en el número de clientes a los que usted puede facturar.

A pesar de su bajo costo, Zoho tiene suficiente flexibilidad en la facturación y en los informes de ventas para satisfacer las necesidades de facturación de casi cualquier negocio pequeño. Si usted sólo quiere automatizar sus facturaciones y cobros, Zoho Invoice podría proporcionarle la combinación apropiada de servicios que usted requiere.

Es fácil inscribirse en Zoho Invoice, si no tiene ya una cuenta de Zoho. Invoice también es muy personalizable; usted podría pasarse de 20 a 30 minutos escogiendo opciones.

Me gustó especialmente la selección de las plantillas de facturas y estimados diseñadas para vender servicios o productos, o para cobrar cantidades de precio fijo (generalmente utilizadas para las facturas recurrentes). También puede diseñar usted sus propias plantillas, con las tarifas de impuestos sobre la venta que usted defina.

Usted puede saltarse la mayoría de los pasos de configuración hasta que cree su primera factura. Zoho le permite seleccionar la mayoría de las opciones de facturación sobre la marcha, mientras usted crea la cuenta.

Después de enviar las facturas, Invoice le permite decidir cómo hacer el seguimiento de las cuentas sin pagar. Puede seleccionar hasta tres recordatorios por correo electrónico y fijar el número de días después de la fecha límite para enviarlos. El lenguaje de los mensajes de recordatorio también es personalizable.

Zoho Invoice es apto para los exportadores, ya que maneja diferentes divisas.

Opciones de pago limitadas

Sin embargo, el problema que tengo con el servicio es que sólo permite el pago de facturas en línea a través de PayPal. Aunque PayPal es fácil de usar y tiene un precio razonable para los negocios muy pequeños, existen opciones de pago más baratas para negocios con ventas mensuales de mayor volumen (digamos, de más de US$10.000). Por ejemplo, FreshBooks (www.freshbooks.com), quizás el servicio de facturación en línea más conocido, tiene más opciones de pago en línea que PayPal y le permite optar por imprimir las facturas a distancia y enviarlas por correo postal (a un costo adicional).

En general, Zoho Invoice es atractivo para dos tipos de usuarios: los negocios que no usan la facturación automática o que usan un paquete con menos posibilidades, y los negocios que actualmente usan un programa de contabilidad completo pero no requieren todas sus funciones.

-Por Richard Morochove

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