1

Cambie la ubicación predeterminada donde Excel guarda sus archivos

Cuando usted pulsa Archivo•Guardar para almacenar un nuevo archivo en Excel, el programa se ofrecerá inmediatamente a guardar el archivo en su carpeta de Documentos, que es el comportamiento predeterminado del programa.

Pero echar todos los archivos de Office en una caja de zapatos gigante y desorganizada no es la idea que tengo de un sistema de archivos eficiente. En vez de hacerlo de esa manera, usted debería separar una carpeta para los proyectos de trabajo y guardar en ella sus hojas de cálculo.

Suponga que la mayoría de sus hojas de cálculo deben ir en una carpeta llamada ‘Pronósticos’. Cada vez que necesite crear una nueva hoja de trabajo, le convendrá que la carpeta Pronósticos sea el lugar predeterminado donde se guarden los nuevos archivos de Excel. Para lograr este resultado, comience por abrir Excel 2007 y pulse el botón Office situado en la esquina superior izquierda. Pulse el botón Opciones de Excel que se encuentra al final de esa ventana.

[<img border="0" src="/pcwla2.nsf/0/945FD9257602DBDC852575530074C85C/$File/78savefeb09.gif">]

En la ventana Opciones de Excel, escoja la opción Guardar en la columna situada a la izquierda. La sección superior del panel a la derecha dice ‘Guardar libros’ y la última línea dice ‘Ubicación predeterminada del archivo’. Borre todo el contenido de esa caja y escriba C:Pronosticos para hacer que la carpeta de Pronósticos sea su opción predeterminada. Escoja Aceptar para mantener los cambios y regresar automáticamente a Excel.

Mientras está en la ventana Opciones de Excel, también le puede convenir cambiar otra variable útil relacionada con los archivos. Si tiene que intercambiar libros de Excel con otros usuarios, que quizás no tengan Excel 2007, usted debe guardar sus archivos en el formato de archivo .xls (que las versiones de la aplicación, desde Excel 97 hasta Excel 2003, pueden entender) en vez del formato .xlsx (que apareció por primera vez en Excel 2007). Usted podría tratar de acordarse de guardar los archivos en el formato anterior cada vez que cree un libro nuevo, o podría usar el cuadro ‘Guardar archivos en este formato:’ para cambiar el formato de archivo predeterminado a .xls. Por supuesto, siempre le quedará la opción de seleccionar Archivo•Guardar como para especificar un formato distinto cuando lo necesite, pero cambiar el formato de archivo predeterminado al .xls más universal le evitará tener que repetir ese paso una y otra vez.

-Alfred Poor

Leave a comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *