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Administre con facilidad y seguridad el teletrabajo

Implementar un plan seguro y abarcador de trabajo a distancia para su empresa puede redundar en una mayor productividad y satisfacción de sus empleados.

Implementar un plan seguro y abarcador de trabajo a distancia para su empresa puede redundar en una mayor productividad y satisfacción de sus empleados.

Si usted pudiera tirarse de la cama, desplazarse apenas 15 metros, trabajar en pijamas y cómodas pantuflas, y ahorrarse miles de dólares en gastos de viaje ¿no lo haría? Y si fuera dueño o gerente de una empresa, ¿les ofrecería a sus empleados las mismas ventajas?

Según un estudio encomendado por la Computing Technology Industry Association, un 67 por ciento de los encuestados dijo que su organización ha notado mayor productividad como resultado de permitir a sus empleados trabajar desde casa, ya sea a tiempo completo o jornada parcial. La mayor razón para este incremento en el rendimiento es que se emplea menos tiempo en viajes a y desde la oficina.

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No hay duda de que el teletrabajo beneficia por igual a empleados y empleadores, pero con las distracciones del hogar –dejar a los chicos en la escuela, limpiar la cocina o lavar la ropa– ¿puede el trabajo desde casa ser tan productivo como en la oficina? Lo que es más importante ¿puede la tecnología preservar la seguridad de la información, mantener a su personal conectado y dar seguimiento al trabajo de estos? Sí se puede, si usted lo planifica bien.

Planifique primero

Ya sea que usted permite a sus empleados trabajar desde casa una vez por semana o los cinco días, la clave para implementar con éxito el teletrabajo radica en desarrollar primero un plan, dice Steve Simmons, vicepresidente de desarrollo de software en VIPdesk. Los representantes de servicio al cliente que VPdesk subcontrata para realizar su tarea desde el hogar, brindan asistencia técnica a clientes. Pero con todo un grupo de servicio al cliente trabajando desde la casa, la compañía necesitaba establecer un plan de teletrabajo a prueba de errores.

Entender el software y las herramientas utilizadas por sus empleados, con qué frecuencia las utilizan y cualquier riesgo de seguridad derivado de permitir que la información empresarial salga de la oficina, es informativo para su plan. Luego de este análisis, a lo mejor usted determina, por ejemplo, que sus datos de contabilidad y de recursos humanos deben permanecer en la oficina, mientras que la información de ventas puede manejarse desde afuera. Evalúe estos asuntos antes de permitir a sus empleados laborar fuera de la empresa, a fin de evitar contratiempos y pérdidas de información.

"No tome decisiones improvisadas", aconseja Simmons. "No deje que cualquier vendedor le ofrezca algún producto para resolver todos sus problemas. Los vendedores dirán que el dispositivo X es compatible con tal o cual VPN, pero no ocurre así en todos los casos. No siempre le cuentan toda la historia”.

Conozca la tecnología

La primera capa de tecnología en un plan de teletrabajo seguro es la VPN (red privada virtual) que ofrece cifrado entre el empleado conectado desde el hogar y la red de su oficina. VIPdesk usa dos factores de autenticación para reforzar la seguridad (la autenticación de un solo factor requiere solamente el nombre y la contraseña).

Otra pieza importante a considerar es un dispositivo NAC (control de acceso a la red, por sus siglas en inglés). Un NAC consultará cada PC –antes de otorgar acceso a la red – a fin de verificar si determinado software, como, por ejemplo, una herramienta antivirus, está instalado. Cuando el usuario entra a la red, el NAC verifica incluso que tenga cortafuegos y parches actualizados.

Considere instalar en las PC de la compañía una aplicación capaz de inutilizar dispositivos USB externos, como unidades de memoria flash, cuando un usuario accede a la red de trabajo mediante VPN. Esta medida evita que un empleado a distancia pueda bajar datos confidenciales (VIPdesk usa Secure It Easy).

Manténgase vigilante

Aunque usted no necesita vigilar cada clic del ratón de sus empleados, sí debe establecer ciertas reglas básicas. Brian Diamond, fundador del sitio y foro Telecommuting360, aconseja a los gerentes ser transparentes. Él señala que la mayoría de los paquetes de teletrabajo incluyen auditorías. Citrix XenDesktop, por ejemplo, permite al gerente ver una bitácora de las charlas, mensajes electrónicos y llamadas de telefonía IP de los empleados.

Las leyes varían en cada estado, sin embargo, y en algunos casos es obligatorio que los patronos informen a sus empleados que existe la posibilidad de que sean vigilados. Redacte una política de control, explica Diamond, y haga que cada empleado la firme. Envíe recordatorios mensuales. Si sus empleados saben que se les está vigilando, esto podría ser una motivación positiva que no se debe descuidar. Si usted no controla lo que (los empleados distantes) están haciendo, notará un descenso de productividad con el tiempo”, advierte.

Una forma simple de abordarlo es pedir a los empleados que utilicen mensajería instantánea, de manera que usted pueda ver si están en línea y comunicarse con ellos. Esté a la caza de programas que crean mensajería instantánea de forma automática y envían respuestas basadas en reglas establecidas por el usuario. Si usted sospecha que un empleado está usando una herramienta de este tipo, envíe un mensaje de contenido específico y compruebe el tipo de respuesta que recibe.

Administre reuniones y proyectos

Para el personal remoto, las conferencias a través de la Web pueden funcionar muy bien. Gmail y Skype ofrecen opciones gratis y seguras, y muchas de las aplicaciones actuales de MI son aptas para las conferencias. Pero aunque el vídeo borroso de muchas de las Webcams deja mucho que desear, el vídeo en alta resolución –disponible en algunos de los productos de conferencia más recientes– es lo mejor que existe a falta de una reunión en persona.

Finalmente, un software de gestión de proyectos como Basecamp o Microsoft Project simplifica el control de las tareas. El software de gestión de proyectos no sólo permite ver proyectos, fechas de entrega, condición y fechas estimadas de terminación, sino que facilita el intercambio colaborativo de documentos en línea.

Incluso si usted ha subcontratado Exchange con un servicio de hospedaje, es posible que todavía Microsoft Outlook le cause dolores de cabeza. Conozca cómo resolver los 10 problemas más molestos de Microsoft Outlook en www.pcwla.com/buscar/09044701.

-Por Alexandra Krasne

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