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Soluciones para Outlook

El sistema para gestión de correo, calendario, notas y tareas de la suite Office de Microsoft es muy útil, pero puede mejorar.

¿Qué aplicación de la suite de oficina de Microsoft es la más usada? Muchos dirán que es Word, otros usarán y abusarán de Excel, pero en realidad la gran mayoría dependen de Outlook para comunicarse, enviar y recibir correos y datos adjuntos. También, muchos dependen de esta aplicación para organizar sus agendas, lista de tareas y para organizar proyectos.

Pero Outlook sufre de algunas taras que son difíciles de superar. En muchos casos, la búsqueda de un contacto o de un dato adjunto, dentro de toda una maraña de conversaciones, puede resultar una tortura.

También un simple cambio de teléfono celular se puede convertir en una tortura cuando notamos que al sincronizarlo con Outlook, este duplica, triplica y multiplica, la lista de contactos y los mensajes guardados en el equipo.

Afortunadamente existen soluciones adecuadas para pasar estos tragos amargos y hacer que Outlook deje de parecerse a un mazo de cavernícola, para convertirse en una pinza de relojero.

Una de mis favoritas, que considero esencial, para el trabajo diario, es el complemento de Google Desktop que permite buscar entre los correos con sólo escribir un dato mínimo en la casilla de búsqueda. Sin embargo, cuando nuestro recuerdo es vago y la información que aportamos en mínima, el resultado puede ser demasiado largo y desalentador.

Para esto, como complemento al buscador, aparece Xobni (que al revés es Inbox) www.xobni.com, una herramienta que va más allá de la indexación y permite asociar nombres de personas con correos electrónicos, organizar conversaciones y correos, así como encontrar datos como teléfonos y direcciones. Su único inconveniente es que ocupa un espacio importante en la ventana de Outlook, algo a lo que es fácil acostumbrarse por los beneficios que ofrece.

Otra herramienta que se hace infaltable, con el ingreso de las redes sociales y los trinos, es FBLook , un acrónimo de Facebook para Outlook(que se puede encontrar en esta dirección: http://www.techhit.com/FBLook/) , con el cual se puede actualizar el estado de esta red social desde el gestor de actividades. También, resulta interesante obtener de la misma casa, el actualizador para Twitter, que se puede descargar en esta dirección, http://www.techhit.com/TwInbox/twitter_plugin_outlook.html y con el cual se matan dos pájaros de un solo tiro.

Finalmente, pero no menos importante, existe una herramienta que ha evolucionado bastante en los últimos años y que ahora se hace más precisa y consistente… y sirve para borrar los cientos de datos, copias de correos, contactos y archivos repetidos que, aparte de tragarse sin compasión el espacio en el disco del computador, también hacen más lento y complicado el acceso a los datos valiosos en Outlook. Taglocity es l solución que borrará todo lo que no debería estar. Como de costumbre, es necesario arrancar con una configuración sencilla e ir avanzado hasta dejar sin una repetición en Outlook (http://www.taglocity.com/index.html).

Lo malo de estas herramientas es que muchas vienen en inglés y en algunas ocasiones no existen versiones en español, por lo que sugiero tener paciencia y leer las instrucciones con calma, si no se domina ese idioma. También, sugiero paciencia con el desempeño de las aplicaciones, aunque algunas parecen milagrosas, esos ‘milagros’ se irán relevando poco a poco.

-John Harold Rodriguez

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