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Prepare reuniones en persona con herramientas en línea

Todo el mundo aborrece ir a una reunión de negocios. Estas útiles herramientas y servicios basados en la Web pueden ayudarle a concertar y realizar reuniones con más efectividad.

Si usted es como yo, probablemente odie asistir a las reuniones de negocios. Pero un puñado de herramientas útiles y basadas en Internet beneficia a los grupos de trabajo para programar y desarrollar reuniones con más eficiencia. Todas las herramientas descritas aquí trabajan dentro de la mayoría de los navegadores populares de la Web y casi todas están disponibles gratuitamente o por costos mensuales bastante bajos. El desafío está en comprender cuál es la herramienta idónea para una situación particular, porque no todas las reuniones se celebran bajo las mismas circunstancias.

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SINCRONICE MÚLTIPLES CALENDARIOS

Sin duda, las situaciones más recurrentes son aquellas donde usted quiere sincronizar un calendario común, digamos entre el PDA de un empleado y su escritorio de Microsoft Outlook, o entre el calendario de un supervisor y un asistente. Muchos servicios hacen posible compartir calendarios entre los miembros de un equipo de trabajo (o incluso entre familiares o amigos). Google Calendar (find.pcworld.com/63205) y Yahoo Calendar (find.pcworld.com/63206) ofrecen de gratis la sincronización de calendarios y existen numerosos productos como Connect de Calgoo, Mobile-Me y iTunes de Apple para sus computadoras y los de iPhones, NuevaSync, SugarSync, entre otros, que trabajan con ambos servicios. BusySync y Spanning Sync también pueden sincronizar los calendarios de Apple iCal con Google Calendar.

Pero estos servicios de sincronización no siempre trabajan correctamente. Parte del problema es que la mayoría de los productos de calendarios y agendas en línea utilizan el correo electrónico para la notificación de eventos e invitaciones y se dificulta que los diversos programas de calendario reconozcan o respondan a estos mensajes de correo electrónico de una manera uniforme. Otro tema es que si usted recibe un correo electrónico del programa de calendario con un URL empotrado, su servicio corporativo antispam podría bloquearlo. Y otro ejemplo es que dos personas en dos servidores separados de Microsoft Exchange traten de programar una reunión común; aunque es posible conectar ambos calendarios de Exchange para sincronizarlos con la misma cuenta de Google Calendar, esto a veces resulta complicado. Una solución potencial para este último problema es usar MailShadow for Google Apps de Cemaphore (cemaphore.com) para sincronizar los servidores de Exchange con Google Calendar; el software cuesta US$60 al año por cada cuenta de correo electrónico.

Algo que tanto Google Calendar como Yahoo Calendar hacen perfectamente por sí solos es enviar recordatorios por correo electrónico sobre reuniones recurrentes a un número de direcciones. Esta función sólo trabaja bien si las direcciones han sido escritas correctamente.

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PERMITA QUE LOS CLIENTES ESTABLEZCAN LAS CITAS

¿Qué pasa si quiere permitir que los clientes, o cualquier persona no empleada por su firma, manejen su agenda directamente? Hace muchos años, las secretarias estaban a cargo de mantener la agenda del jefe y establecían las citas con lápiz y papel. Ahora, usted puede notificar a los clientes y sus colegas que utilicen sitios de la Web de autoservicio de agenda, como HourTown (hourtown.com) o TimeDriver (timedriver.com). Estos sitios pueden mostrar los horarios libres y ocupados de sus empleados, además del “inventario” de tiempo disponible para citas. También envían notificaciones por correo electrónico y no requieren ningún software especial más allá de un navegador de la Web para confirmar la cita. Usted puede ajustar fácilmente la agenda cuando sale de viaje o si está demasiado ocupado. Ambos servicios están disponibles por un costo razonable: TimeDriver ofrece un período de prueba gratis por 90 días y de ahí en adelante cuesta US$30 al año; HourTown ofrece tres planes diferentes, incluyendo uno gratuito que permite dos citas mensuales.

ESTABLEZCA UNA REUNIÓN COMÚN O LA AGENDA DE UN TURNO

¿Qué tal una situación en la cual usted quiere concertar un horario común de reunión para gente que viene de diferentes compañías? Como coordinador de la reunión, usted tiene la posibilidad de enviar una notificación por correo electrónico con una serie de horas disponibles y preguntar a cada participante si esas horas son convenientes para ellos. Pero si alguna vez ha probado este tipo de reunión, sabrá lo rápido que se llenará su bandeja de entrada con respuestas de todo tipo.

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Los servicios gratuitos de la Web, SetMeeting.com (de Meeting Agent) y Doodle (doodle.com) son útiles en este aspecto. El peor defecto de SetMeeting.com es que una vez iniciado el proceso no podrá cambiar la sede de la reunión sino cancela y comienza de cero. Doodle, que es menos sofisticado y tiene menos características, es realmente un dispositivo de encuesta para ayudarle a encontrar una hora común; pero si eso es todo lo que necesita, el servicio pudiera serle atractivo.

Otra situación podría involucrar, por ejemplo, un número grande de voluntarios o trabajadores de turno cuyo tiempo usted quiere coordinar. Aunque esto no es realmente un problema de administración de reuniones, pudiera consumir gran parte de su tiempo si trata de hacerlo manualmente o si intenta coordinarlo por medio de intercambios de correo electrónico. Los servicios por pago Schedulefly (schedulefly.com) y Shiftboard (shiftboard.com) están diseñados para este fin. El primero está diseñado para los empleados de restaurantes, mientras que el segundo se creó originalmente para el área de la salud pública. Ambos han extendido su alcance y pueden ejecutar en cualquier navegador de la Web. Schedulefly comienza en US$20 al mes para un cupo de 19 usuarios; Shiftboard comienza en US$50 al mes para cinco. Los costos suben cuando los grupos son más grandes. Schedulefly también ofrece un complemento de Facebook, así usted podrá coordinar y anunciar los cambios de hora allí.

ENVÍE ALERTAS DE VIAJE A COLEGAS REMOTOS

Tripit.com provee un servicio bastante inusual: en el sitio, usted puede publicar su itinerario de viaje y usar las características de redes sociales para informar a socios y compañeros si su viaje lo llevará por sus territorios, o para averiguar si alguno de ellos pasará por su ciudad. Para hacerlo tendrá que enviar invitaciones a otra red social más y conseguir que la gente (por lo menos las que quiere ver en persona) se una a su círculo de Tripit. Pero es fácil notificar a los amigos de su viaje: simplemente envíe la confirmación de correo electrónico de su aerolínea u hotel a la dirección de plans@tripit.com y el sitio lee la información automáticamente, deduce quién está de viaje y publica su itinerario en su red. El servicio gratuito puede integrarse con su red LinkedIn para que usted no tenga que empezar su círculo de notificaciones desde cero.

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Con todos los servicios de la Web indicados aquí, usted puede programar y coordinar reuniones de negocios en persona con más efectividad. Ahora sólo falta que alguien diseñe un servicio que notifique a todos si usted va a llegar 10 minutos tarde a su cita.

-David Strom

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