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Sea más productivo en Microsoft Outlook

Aprenda a apagar las alertas de mensajes nuevos, modifique las líneas de asunto del correo archivado y utilice Twitter dentro de Outlook.

¿Encuentra que Microsoft Outlook es un martirio? Usted no es el único: miles de usuarios de Outlook tratan de convencer a Microsoft para que incluya mejoras en la próxima versión. Mientras tanto, siga leyendo para ver algunas sugerencias y herramientas que lo harán más productivo, ahora mismo.

APAGUE LAS ALERTAS DE MENSAJES NUEVOS

Espere, ¿ha dicho que apaguemos las alertas de Outlook cuando llega un correo? ¿Qué motivos tienen para sugerir algo así? En dos palabras: la productividad. Constantemente llegan nuevos mensajes de correo electrónico a su bandeja de entrada y Outlook le avisa cada vez que llega uno de estos. Aunque aparentemente esto luce lo más apropiado, el efecto es casi el mismo que cuando un compañero de trabajo entra a su oficina cada cinco minutos para hacerle una pregunta. Todas esas interrupciones merman su productividad.

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Por consiguiente, quizás prefiere vivir sin las constantes alertas de nuevos mensajes—y usted puede inutilizar esta función de un modo tan sencillo que ni imagina. Escoja Herramientas • Opciones, pulse Opciones de correo electrónico y después seleccione Opciones avanzadas de correo electrónico. En la ventana resultante, tendrá que desactivar cuatro casillas: Reproducir un sonido, Cambiar momentáneamente el cursor del ratón, Mostrar un icono de sobre en el área de notificación y Mostrar alerta de correo nuevo en el escritorio. Pulse Aceptar y termine.

Por supuesto, Outlook seguirá recibiendo sus nuevos mensajes de correo electrónico a intervalos programados regularmente, pero lo hará sin molestarlo con las interrupciones usuales. En otras palabras, ahora usted podrá revisar su bandeja de entrada cuando le plazca, no cuando Outlook quiera.

EDITE LAS LÍNEAS DE ASUNTO

Veamos otra molestia del correo electrónico: Las líneas de asunto que ya no concuerdan con el contenido del mensaje.

Suponga, por ejemplo, que usted y algunos compañeros de trabajo comenzaron a intercambiar correos sobre el picnic de la compañía. Por el camino, la conversación cambió a los pronósticos de ventas y pronto un colega había colgado algunas cifras nuevas. Ahora se convirtió en un mensaje que usted quiere guardar como referencia. Pero el problema es que la línea de asunto todavía dice 'Picnic de la compañía'.

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Por suerte, Outlook tiene una característica oculta que le permite editar la línea de asunto de un correo electrónico. En Outlook, abra el correo electrónico en cuestión. (No puede hacerlo con los avances de mensajes; tiene que hacer doble clic sobre el mensaje para abrirlo en una nueva ventana). Pulse en cualquier parte de la línea de Asunto para poner su cursor allí y edite a su gusto. Oprima <Intro> y acepte cualquier advertencia que muestre Outlook.

¡Eso es todo! Ahora puede archivar el mensaje de correo electrónico con una línea de asunto más apropiada (y reconocible de un vistazo).

Utilice Outlook para entrar a Twitter

Si usted usa Outlook para administrar sus contactos, calendarios, correo electrónico y demás, ¿por qué no usarlo también para todas sus actividades de Twitter? Esa es la idea de TwInbox (find.pcworld.com/63509), un complemento gratuito que agrega al Outlook una barra de herramientas de Twitter.

Una vez instalado, TwInbox coloca una nueva carpeta en su bandeja de entrada. (También puede crear carpetas individuales para cada remitente, algo quizás útil desde el punto de vista de la organización—a menos que usted siga a una gran cantidad de personas).

A partir de entonces usted simplemente provee su contraseña y nombre de usuario de Twitter y listo: El complemento trae todos los tweet de su cuenta y le permite leerlos igual que hace con el correo electrónico.

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Un clic sobre la barra de herramientas es todo lo que necesita para enviar una actualización y un mensaje directo, contestar al mensaje, o para repetir un tweet. TwInbox automáticamente acorta cualquier dirección larga de la Web por medio de TinyURL.

La barra de herramientas también muestra un avance de los tweets nuevos a medida que llegan, lo cual le ahorra tener que cambiar a la carpeta de tweets cada vez que quiera ver las actualizaciones.

En resumen, TwInbox es una herramienta extraordinaria y casi obligatoria para cualquier usuario de Outlook que aprecie a Twitter. Yo quisiera que pudiera manejar más de una cuenta de Twitter, pero por el precio no se puede pedir más: TwInbox es gratuito.

-Rick Broida

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