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Complemento de Office Live facilita los archivos compartidos

Con este complemento basado en la Web, usted puede acceder sus documentos desde cualquier PC.

Si usa Microsoft Office y trabaja frecuentemente en distintas computadoras, no se pierda el complemento Office Live Workspace (actualmente en estado beta público; find.pcworld.com/64141) para Office Live. El servicio gratuito le permite almacenar y compartir hasta 5GB de documentos de Word, Excel y PowerPoint, además de que el complemento le permite trabajar con documentos en Office Live Workspace sin dejar la comodidad de su aplicación de Microsoft Office.

Sin que tenga que cambiar su modo de trabajar, sus documentos lo seguirán cuando esté en una computadora conectada a la Internet y que use Office; si está lejos de su propia PC, todavía podrá tener acceso a sus archivos desde cualquier otro sistema. Office Live Workspace también facilita el proceso de compartir documentos a través de la Internet.

INSTALE WORKSPACE

Usted necesita un ID de Windows Live; si ya tiene una cuenta de Hotmail, está listo para trabajar. Visite la página de la Web de Office Live Workspace, pulse Comenzar ahora, entre con su ID de Live y cree su espacio de trabajo siguiendo las indicaciones en pantalla. Entonces pulse Instalar Office Live Update para instalar el complemento en Office XP, 2003 o 2007.

Trabajar con el complemento es muy simple. Para abrir un documento desde Office Live Workspace, pulse el botón de Office (en Office 2007) y seleccione Abrir desde Office Live. Después de autenticar su ID de Office Live, podrá navegar por su espacio de trabajo como si fuera su sistema de archivo local. Guardar archivos al espacio de trabajo es igual de fácil—seleccione Guardar en Office Live. En Office 2003 y XP, el complemento pone botones de Abrir y Guardar directamente en su barra de tareas.

Microsoft incluso creó una versión para la Mac bajo un nombre diferente; se incluye con el paquete Office 2008 SP2. Usted puede encontrar la característica en el menú de Archivo bajo Abrir desde la conexión de documento. Para llegar a esta, opte por agregar una nueva ubicación y entonces entre en Office Live Workspace. Para la gente que salta entre distintos sistemas operativos, es algo frustrante que las versiones de PC y Mac de Office sean tan distintas. No obstante, yo lo encuentro conveniente para guardar un archivo desde mi PC y luego abrirlo en mi Mac.

Aunque algunos son increíblemente organizados en la administración de archivos, otros son más desordenados al decidir dónde guardan sus documentos. Guardar en un servicio de nube como Office Live Workspace facilita mucho la búsqueda y la administración de archivos. A pesar de las indicaciones de Microsoft de que Office Live Workspace está diseñado para administrar documentos de Word, Excel y PowerPoint, yo no tuve problemas cargando otros tipos de archivos. Esto es importante ya que los proyectos frecuentemente no están limitados a documentos de Office. Para manejar los tipos de archivo alternos hay que trabajar directamente con la página de la Web de Office Live Workspace.

Para la gente que usa Microsoft Office exclusivamente y que participa en una cantidad de colaboración mínima, esta instalación de Office Live es perfecta. Para compartir muchos más archivos y una colaboración más intensa, Google Docs sigue siendo un enfoque más completo. A diferencia del complemento de Office Live, Google Docs permite a múltiples usuarios editar un solo documento simultáneamente y no requiere que todos los usuarios compren una versión compatible de Office. Las cosas pudieran cambiar cuando Microsoft finalmente saque todas las versiones gratuitas de la Web de su Office 2010 Suite (find.pcworld.com/64142). Por otra parte, las capacidades fuera de línea de Google Docs son rudimentarias y ahí es donde Microsoft Office sigue brillando.

-Michael Scalisi

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