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Software de oficina sin papel rescata a un servicio de ambulancias

Entérese de cómo los profesionales de TI basados en Georgia simplificaron el procesamiento de documentos para los socorristas.

Cuando los socorristas de National EMS (nationalems.com) basado en Georgia, salen a trabajar, lo hacen para salvar vidas. También producen una montaña de papeles, los cuales deben ser administrados con precisión y almacenados de modo seguro por un mínimo de siete años.

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El almacenaje de estos documentos era una tarea monumental y la labor requerida para manejarlos abrumadora para la oficina de 12 empleados. Cada unos cuantos meses, los ficheros de la oficina se llenaban y entonces había que mover los archivos a un almacén. Además, como la compañía trabaja con Medicare y Medicaid, los funcionarios tenían que hacer copias de los documentos para usar en múltiples archivos. Una docena de veces al día, los empleados tenían que sacar archivos del almacenaje.

Para poner el papeleo bajo control, National EMS llamó a Computer Troubleshooters NRD. Nuestra solución simplificó el proceso a la vez que cumplió con los requisitos estrictos de la Ley de Portabilidad y Privacidad en Seguros Médicos y con otras regulaciones gubernamentales.

ADMINISTRACIÓN MÁS INTELIGENTE DE DOCUMENTOS

Para digitalizar el papeleo, instalamos escáneres de Kodak con alimentación de hojas por dos caras. Todo el personal de facturación ahora tiene escáneres en sus escritorios y dos escáneres más grandes Kodak i1220 están disponibles para el uso común. Los trabajadores remotos también tienen escáneres pequeños y pueden digitalizar al servidor.

También instalamos el software de administración de documentos Cabinet NG (www.cabinetng.com), que provee un sistema seguro basado en auditorías que permite a los empleados cumplir fácilmente con las regulaciones. Nosotros recomendamos las opciones de Synchronizer y Retriever para integrar el software en la infraestructura existente. Synchronizer permite una importación única o una sincronización constante con una base de datos como el del software de facturación de la compañía. Retriever se vincula con Cabinet NG a las aplicaciones existentes de la Web y programas; cuando un empleado telefonea a un cliente en un programa, Retriever busca los documentos apropiados en Cabinet NG.

Los flujos de trabajo electrónico permiten a los empleados realizar rápidamente tareas como enviar hojas de asistencia a un solo gerente para la aprobación y mover carpetas para que alguien las revise. Los planes futuros incluyen la automatización de parte de la creación de documentos y el envío instantáneo de los archivos a la persona que los necesita manejar. Pronto podremos crear alertas y condiciones para cualquier documento necesario.

Al reducir la cantidad de papel producido y eliminar las máquinas copiadoras de alto volumen, National EMS se ahorrará unos US$6.000 anualmente. La compañía también recuperará aproximadamente 80 horas laborales a la semana, de empleados que ya no tendrán que archivar ni recobrar documentos de papel. Las características de seguimiento electrónico en Cabinet NG también mejorarán la responsabilidad de los trabajadores. Y en los próximos años, la compañía podrá recuperar el espacio en su almacén a medida que los archivos de papel alcancen el período de almacenaje requerido de siete años.

-Doug Smith, Computadora Troubleshooters NRD

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Los empleados de National EMS ahora tienen escáneres Kodak i1220 dúplex para digitalizar archivos.

Computer Troubleshooters

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Doug Smith (a la extrema derecha) es el propietario de Computer Troubleshooters NRD, una firma de TI basada en Covington, Georgia, con más de 50 años de experiencia de TI combinada en su personal. En total, el equipo cuenta con más de 50 certificaciones en normas de la industria, incluyendo múltiples MCSE. Comuníquese con la firma llamando al 404/477-1302 o visitando www.comptroubnrd.com

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