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El papel prevalece sobre los documentos electrónicos

Los empleados son reacios a renunciar a la vasta cantidad de papel almacenada en sus gabinetes de archivos, mucho para la desilusión de las compañías que venden escáners y sistemas de administración de documentos.

Una encuesta reciente de AIIM, una asociación de vendedores que representan a dichos productos de la industria, halló que el 62 % de los documentos importantes aún están archivados en forma de papel. Incluso cuando los documentos se envían se escanean para archivarlos y el 25 % son fotocopiados de antemano “por si acaso”, determinó la encuesta.

“Estamos al menos en una situación donde los registros de archivos electrónicos son eficientes y efectivos y pueden ahorrar montones de espacio y aún así la mayoría del personal ve que debe ser en papel, la visión equivocada y de que hay alguna razón legal para hacerlo así”, dijo el presidente de AIM, John Mancini, en un comunicado.

“A pesar del hecho de que la admisibilidad legal de los documentos escaneados en papel ha sido establecida por cerca de 20 años y se ha creado firmemente la legislación y estándares alrededor del mundo, todavía es un supuesto entre los usuarios que necesitan producir la copia original en papel en algún momento”, agrega Mancini.

La encuesta también halló que muchos documentos han “nacido digitales”, luego impresos para ser firmados y después escaneados en los sistemas de documentos.

-Por Mitch Betts

Computerworld (US)

FRAMINGHAM

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