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Cómo llevar su negocio a la nube

Pruebe estas herramientas para comenzar y mantener todo sincronizado una vez que su grupo de trabajo cambie a procesos de trabajo basados en Internet.

Hace unos meses abordamos el tema de si los negocios deberían cambiar a la computación en la nube (“¿Debería mudar su negocio a la nube?” en la columna Centro de negocios de abril). Aquí cubriremos algunas de las herramientas que usted puede usar para trabajar de esa manera.

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Usted puede aprovechar la nube sin eliminar completamente las aplicaciones de escritorio e incluso puede combinar sus datos y aplicaciones de negocio importantes con la Web para mantenerlo todo sincronizado, accesible desde cualquier navegador y con copias de seguridad en la nube.

Nota: Para vínculos a las herramientas y los servicios mencionados aquí—sólo cubrimos las opciones más populares y confiables—visite find.pcworld.com/70070.

OFFICE EN LA WEB

Usted tiene un par de opciones buenas para integrar las aplicaciones de Microsoft Office más populares con la Web.

El propio servicio de Microsoft llamado Office Live Workspace trabaja con Word, Excel y PowerPoint; le permite almacenar documentos de Office en el sitio de la Web Workspace Live y le deja ver esos documentos de Workspace Live desde cualquier navegador, compartirlos con otra gente en su espacio de trabajo y editarlos en su escritorio. Los archivos se almacenan en línea en los servidores de Microsoft, pero puede abrirlos, editarlos y guardarlos como si estuvieran en su unidad de disco duro.

Si prefiere Google Docs (el conjunto de aplicaciones en línea de Google para la oficina) en vez de Workspace Live, hay un par de herramientas que le ayudarán a sincronizar sus aplicaciones de escritorio de Office con Google Docs.

La primera, Memeo Connect, sincroniza cualquier documento entre su escritorio y Google Docs. Usted puede editar los documentos localmente en Microsoft Office o en línea en Google Docs; de cualquier manera, Memeo Connect mantendrá su documento de Office local constantemente sincronizado con Google Docs.

Si hace muchas colaboraciones, una opción mejor sería OffiSync. Una vez instalada, OffiSync trabaja muy parecido a Memeo Connect, permitiéndole ver y editar cualquier documento en su escritorio o dentro de Google Docs. En los esfuerzos de colaboración, los diferentes usuarios pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente y los cambios guardados por uno de los usuarios se combinan instantáneamente con la versión del documento que el otro usuario tenga abierto.

CALENDARIO EN LÍNEA

Un calendario que se sincroniza con la nube le asegura acceso permanente a su agenda y la posibilidad de sincronizarse inalámbricamente con su teléfono inteligente.

Para ese trabajo, no busque más allá de Google Calendar y del complemento Google Calendar Sync para Microsoft Outlook. Una vez instalados, pueden hacer sincronizaciones bidireccionales entre su calendario de escritorio de Outlook y el Google Calendar.

Un extra para su teléfono es que si tiene un teléfono inteligente BlackBerry, iPhone, Nokia S60, o Windows, el complemento Google Sync sincroniza inalámbricamente su calendario con su dispositivo para que pueda ver su agenda mientras viaja, agregar una cita y tener la certeza de que la próxima vez que esté sentado frente a su computadora, su calendario estará en perfecta sincronización.

Sus contactos son la vida de su negocio, así que es importante hacer copias de seguridad, tener acceso a los mismos desde cualquier parte y mantenerlos actualizados.

Si paga por la Google Apps Premier Edition (que no es mala idea si se toma en serio la sincronización de sus datos con la nube de Google), usted también obtiene acceso a Google Apps Sync para Microsoft Outlook—una herramienta que maneja diestramente la sincronización de sus contactos entre Outlook y Google Contacts.

Si no quiere comprometerse con Google Apps Premier pero sí sincronizar su Google Contacts con sus contactos de Outlook, considere GO Contact Sync. ¿Quiere probar una aplicación ajena a Google? Plaxo es un excelente servicio de administración de contactos en línea que se sincroniza con Outlook como por arte de magia.

Un extra para su teléfono: Google Contacts, como Google Calendar, se sincroniza transparentemente con teléfonos de BlackBerry, iPhone, Nokia S60 y de Windows.

SINCRONIZAR ARCHIVOS Y CARPETAS

Si está acostumbrado a crear y editar archivos en línea, puede preferir una aplicación de sincronización de archivos como Dropbox o SugarSync para sincronizar sus documentos con la nube. Después de instalar una de estas herramientas en su computadora, puede sincronizar instantáneamente y hacer copias de seguridad de cualquier archivo entre la nube y desde cualquier computadora que tenga la aplicación instalada. A partir de ese momento, todo lo que usted agregue a una carpeta sincronizada se sincroniza entre la Web y todos los equipos donde instaló la aplicación.

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