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CRM Revamp ahorra trabajo y eleva la productividad

Cómo una renovación basada en Salesforce.com elevó la puntuación de un centro no lucrativo de cuidado infantil.

Establecida en 1999, la escuela Montessori del Bay Area es un centro infantil y preescolar registrado sin fines lucrativos para 60 niños cuyas edades oscilan entre los tres meses y los cinco años, provenientes en su mayoría de familias de bajos ingresos. Tenía una necesidad apremiante de actualizar la base de datos central de la escuela a fin de organizar mejor la comunidad de padres, estrechar relaciones con los mismos y con los patrocinadores, y mejorar el seguimiento de las actividades de los estudiantes, las inmunizaciones y otros datos importantes.

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Mi equipo en Acumen Solutions aceptó este trabajo en forma pro-bono, ofreciendo 97 horas de servicio para renovar el anticuado e ineficaz sistema CRM de la escuela.

Desde su apertura en 1999, la escuela había usado ProCare —un programa de base de datos especializado para el segmento de cuidados infantiles— para administrar datos de los estudiantes y los contactos. Pero debido a las limitaciones de ProCare, la escuela también usaba un improvisado sistema de hojas de cálculo de Excel y formularios de papel. Frecuentemente, esto originaba una desorganización y conflictos en la información. Por ejemplo, los registros de las donaciones estaban regados por varias hojas de cálculo.

La lista de deseos de la escuela para el nuevo sistema de base de datos incluía lo siguiente:

La capacidad para administrar la información actual de antiguos alumnos y las listas de esperas de estudiantes prospectos.

Una manera de establecer relaciones con otras escuelas del área y con agencias locales para compartir ideas y registros de asistencia de los estudiantes.

Características para administrar el mercadeo y la contabilidad de las donaciones.

Una opción para el manejo de su red de padres, donantes, voluntarios, profesores, estudiantes, otras escuelas y agencias de servicios sociales.

LA SOLUCIÓN

Como parte de esta iniciativa pro-bono bajo el programa de Responsabilidad social de Acumen Solutions, mi equipo utilizó nuestra experiencia con Salesforce.com para crear un sistema que consolidara todos estos datos, incluyendo registros de estudiantes actuales y futuros, profesores, miembros del plantel, familias, donaciones de padre, donaciones corporativas y eventos para la recaudación de fondos. La escuela ya no tiene que confiar en los sistemas de papel ni en las hojas de cálculo que son tan propensas a los errores.

Usando Salesforce.com Non-Profit Edition, vinculamos los datos para proveer 19 informes personalizables que ayudan a la escuela a mantenerse al tanto de factores importantes como la diversidad de estudiantes y profesores, las donaciones, información sobre antiguos alumnos, listas de clases, perfiles de padres, cumplimiento de regulaciones, actividades de estudiantes, números de emergencia, e información de vendedores.

LA RECOMPENSA

Este nuevo sistema de base de datos ha reemplazado al sistema antiguo de contactos de clientes y muchos de los viejos formularios de papel y las hojas de cálculo de Excel, simplificando los procesos de la escuela y ahorrando horas de labor administrativa que los empleados de la escuela pueden ahora dedicar a la educación y al bienestar de los estudiantes. Cuando anteriormente empleaban el 20 por ciento de las horas de un empleado fijo para acceder y administrar la información a través de todos esos archivos de papel y hojas de cálculo, ese malgasto ha sido eliminado por el acceso instantáneo a todos los datos y registros importantes de la escuela.

Además, el sistema ha fortalecido la comunicación, la visibilidad y la eficiencia en toda la escuela. Los miembros del plantel pueden ver cualquier cosa, desde los pagos hasta las inmunizaciones de los estudiantes. La escuela también puede utilizar el sistema para iniciar recaudaciones de fondos y campañas de mercadeo para donaciones, y así continuar con las aportaciones.

–Jon Wilson, Acumen Solutions

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Nuestra instalación de Salesforce.com Non-Profit Edition permite a esta escuela Montessori el acceso a sus datos mediante 19 informes personalizados.

Acumen Solutions

Jon Wilson es un consultor en la oficina financiera de Acumen Solutions, basada en San Francisco. Sus áreas de conocimientos incluyen las operaciones de ventas, apoyo al cliente, mercadeo, automatización de procesos empresariales, e integración de sistemas. Posee mucha experiencia en el diseño de procesos empresariales, en migraciones de datos, desarrollo de aplicaciones, así como diseño e implementación de sistemas de adiestramiento.

Acumen Solutions es una firma de consultoría de negocios y tecnología con oficinas en todos los Estados Unidos de América y Europa. Jon puede ser contactado en jwilson@acumensolutions.com.

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