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Nueve maneras de adornar documentos en Office 2010

El trabajo empresarial no tiene que ser aburrido. Estos trucos sencillos pueden transformar convertir textos e imágenes ordinarias en medios de comunicación fascinantes y llamativos.

Aún cuando su trabajo sea monótono, sus documentos no tienen que serlo. Con la última versión de Microsoft Office es más fácil que nunca crear documentos atractivos gracias a algunas herramientas nuevas para engalanar textos, mostrar imágenes y empotrar vídeos. (Para una evaluación del conjunto Office 2010, vea find.pcworld.com/70269).

No necesita tampoco ser un diseñador gráfico para aprovechar estas características, y los comandos Avance en vivo y Deshacer del conjunto, le invitan a experimentar su creatividad ya puede cancelar fácilmente si no le gusta como ha quedado. Pruebe estas nueve características simples para darle un poco de alegría visual a cualquier documento que vaya a crear.

(Nota: Para que las nuevas características funcionen hay que mantener los archivos en un formato XML de Office, como .docx o .xlsx).

Diviértase con las fuentes

Aplique efectos de texto a sus documentos (Word, PowerPoint, Excel): En Office 2007, Microsoft introdujo WordArt, el cual permite a los usuarios crear texto que han incorporado fuentes decorativas con efectos diversos como reflejos, brillos y contornos. Pero el texto de WordArt era esencialmente un tipo de imagen; no se comportaba como texto.

El grupo de fuentes de Office 2010 (la ficha de Inicio) agrega un botón de Efectos de texto que le permite aplicar efectos de WordArt al texto sin transformarlo en una ilustración. Y todavía puede editarlo, ejecutar el corrector ortográfico, cambiar la fuente subyacente y hacer todo lo demás que haría con un texto regular.

Para conseguir un conjunto completo de efectos que no aparecen en la galería emergente de Efectos de texto, pulse la esquina inferior derecha del grupo de Fuente para abrir el cuadro de diálogo de Fuente y luego pulse el botón de Efectos de texto al pie del cuadro.

La característica de WordArt en Word y en otras aplicaciones de Office sigue apareciendo en la ficha de Inserción. Esta crea un cuadro de texto donde todo lo que usted escriba puede ser adornado con Efectos de texto. Los mismos efectos están disponibles como WordArt en PowerPoint 2010 y Excel 2010.

Cree su propia caligrafía (Word, Publisher): ¿Quiere dar a su texto un aspecto refinado de caligrafía Copperplate (o letra inglesa)? Pulse la esquina inferior derecha del grupo de Fuente; en el cuadro de diálogo de Fuente, seleccione la ficha Avanzada para el acceso a la configuración para personalizar la separación (el espacio entre caracteres), ligaduras y conjuntos estilísticos, que crean los rizos extendidos que aportan un aspecto caligráfico a ciertas fuentes.

Normalmente se muestran 20 conjuntos estilísticos; pero no todas las fuentes de OpenType tienen tantos estilos diferentes y algunas fuentes cambian muy poco en respuesta al estilo que usted usa. Experimente para ver las que funcionan mejor. Microsoft recomienda que pruebe estilos con una nueva fuente, Gabriola, o con Calibri, Cambria, Constantia o Corbel—cuatro fuentes que también venían en versiones anteriores de Word.

Algunas características de OpenType en Word 2010 también están disponibles en Publisher 2010.

Trucos rápidos para fotos

Recorte y edite sobre la marcha (Word, Excel, PowerPoint, Outlook): Con las robustas herramientas de edición de imagen de la Office 2010 posiblemente no necesitará procesar imágenes con una aplicación de terceros antes de agregarlas a sus documentos. Coloque el cursor donde debe ir la imagen, y pulse la ficha de Insertar y el botón de Imagen en el grupo de Ilustraciones. Ahora navegue a la imagen que quiere usar, púlsela y haga clic en Insertar. Este procedimiento pone la imagen en el documento y activa el listón de Herramienta de imagen, que le permite probar efectos por medio de Avance en vivo (simplemente pose el ratón sobre un efecto para ver cómo luciría).

Pulse el botón de Corrección para probar una gama enorme de ajustes de exposiciones y agudización. Pulse el botón Recortar para recortar la foto, en su lugar, mientras marca en gris las áreas que va a recortar; alternativamente, puede especificar una forma o tamaño fijo. Finalmente, pulse el botón de Quitar fondo para crear automáticamente un recorte del tema principal en una imagen; si esta herramienta no detecta los bordes correctos, usted puede usar los botones en un listón emergente para agregar o quitar áreas.

Pruebe un efecto artístico (Word, Excel, PowerPoint, Outlook): ¿Aburrido de las fotos ordinarias? Para experimentar con efectos que las hagan lucir más como pinturas o dibujos, pulse el botón Efectos artísticos en el listón de Herramientas de imagen y pose el ratón sobre cualquier efecto. (Esté dispuesto a esperar unos segundos para ver el avance de algunos efectos). Para probar intensidades y transparencias, seleccione un efecto y pulse Opciones de efectos artísticos al pie de la galería de avance.

Inserte una pantalla captada instantáneamente (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote): En Office 2010 usted puede insertar una pantalla captada de cualquier ventana abierta en su escritorio con un par de pulsos. En la ficha de Insertar, pulse el botón Captura de pantalla en el grupo de Ilustraciones para ver una ventana emergente que muestra todas las ventanas abiertas. Simplemente pulse la que quiere y esa pantalla aparecerá en su documento, lista para editarla con Herramientas de imagen.

Incluso le permite insertar parte de una pantalla. Minimice su aplicación de Office y maximice la que quiere usar. Entonces maximice su aplicación de Office y pulse Captura de pantalla en el grupo de Ilustraciones de la ficha Insertar—pero esta vez pulse Recorte de pantalla al pie del ventana emergente. Volverá a una vista del escritorio tal como estaba la última vez que lo vio, excepto que estará congelado; use su cursor para seleccionar el área que desea captar y ésta aparecerá en el documento.

Nuevas herramientas de vídeo para PowerPoint

Si alguna vez ha usado un corto de vídeo en una presentación de PowerPoint solo y luego ve que desaparece cuando da la presentación en la PC de otra persona, apreciará las nuevas herramientas de vídeo de PowerPoint 2010. Normalmente, cualquier archivo de vídeo local que usted inserte se empotra en la presentación, así que no tendrá que preocuparse por empaquetar archivos extras con su archivo .pptx.

Comprima según se necesite: Esta claro que empotrar archivos de vídeo puede inflar el tamaño de su archivo de PowerPoint. Para evitar estos problemas, comprima los vídeos para reducir su tamaño. Pulse la ficha de Archivo para acceder la Vista entre bastidores de su presentación; normalmente, verá la página de Información, con 'Tamaño de medios y desempeño' como la primera sección en el centro.

Pulse el botón Comprimir medios para ver opciones que reducen el tamaño del archivo (y la calidad del vídeo). Asegúrese de reproducir el archivo comprimido; si piensa que el vídeo ha perdido demasiada calidad, siempre tiene la opción de revertir al tamaño de archivo más grande.

Reproduzca fácilmente el vídeo de la Web: Si el vídeo que quiere usar está en un sitio de la Web, PowerPoint 2010 facilita la reproducción del vídeo—si da su presentación en una PC conectada a la Internet. Copie el código empotrado del sitio, abra la ficha de Insertar en el listón y pulse el botón Vídeo en el grupo de Medios. Entonces pulse Vídeo de sitio de la Web en el menú emergente y pegue el código empotrado. (Esta característica no está disponible en la versión de 64 bits de Office, porque Adobe no ha hecho una versión de 64 bits de Flash para la reproducción de vídeo).

Edite vídeos dentro de PowerPoint: Las herramientas de edición de vídeo integradas en PowerPoint 2010 le permiten trabajar en sus películas dentro de la aplicación.

Cuando usted inserta un corto en una diapositiva, aparecen dos nuevas fichas en el listón de Herramientas de vídeo—Formato y Reproducción. Formato tiene herramientas para regular la exposición y el contraste, para mostrar el vídeo dentro de formas geométricas como estrellas o círculos y para crear efectos de marco como bordes difundidos, brillos y biseles.

Bajo la ficha de Reproducción usted puede recortar el vídeo (trabaja en una copia del archivo—el original se queda intacto), agregar marcadores de página para poder comenzar la reproducción dondequiera, insertar los efectos de fundido y especificar si el vídeo se pone en un bucle o rebobinarlo.

Acceda rápidamente a transiciones y animaciones: En PowerPoint 2010, Transiciones tiene su propia ficha lo cual facilita descubrir, probar y aplicar transiciones. El Avance en vivo también aplica aquí: Para ver un Avance en vivo, navegue a cualquier transición.

Las animaciones ahora cuentan con el Pintor de animación, que le permite copiar rápidamente una animación y aplicarla a objetos en otras diapositivas.

–Yardena Arar

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