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Cómo acortar su día de trabajo

Use estas herramientas y servicios de la Web para mejorar su productividad y reducir su jornada laboral.

¿Trabaja de 9 a 5, hasta las 6 o las 7? Qué manera de ganarse la vida, especialmente si su jornada típica se extiende cada vez más hasta la noche. Pero ¿qué puede hacer? Usted debe atender llamadas y correos electrónicos, asistir a reuniones y presentar informes.

No deje que esta carga de trabajo lo agobie. Con las herramientas y los servicios adecuados a su disposición ya no tendrá que quedarse hasta tarde y podrá comenzar a salir de la oficina a tiempo, y a lo mejor más temprano. Después de todo, a la mayoría de los jefes no les importa dónde o cómo usted hace su trabajo, siempre que lo termine a tiempo. Si sigue nuestros consejos, aprenderá a trabajar más rápido, aunque no más duro. Incluso podría ahorrarse suficiente tiempo para escaparse y ver un juego de pelota al mediodía.

Domine su lista de tareas pendientes

La base de la eficiencia en la oficina es una buena lista de tareas pendientes. Esta herramienta le ahorrará el disgusto de percatarse a las 4:30 p.m. que se le olvidó presentar su informe de gastos. (Y si eso le pasa, buena suerte tratando de salir temprano).

El truco es encontrar un sistema de tareas pendientes que sea más eficaz que las notas pegadas a su monitor o el bloc de notas metido en un maletín. Ambos son fáciles de pasar por alto y olvidar, y ninguno puede enviarle un mensaje de texto como recordatorio de que tiene algo pendiente.

Con Producteev (find.pcworld.com/70412), un administrador de tareas gratuito, basado en la Web, tendrá algunos beneficios que no encontrará en otra parte. El más importante es la capacidad para agregar tareas a su lista: usted puede usar la Web, el correo electrónico, mensajes instantáneos, su iPhone, o lo que tenga más a mano en un momento dado. Puede sincronizar sus tareas con Google Calendar y también agregar un widget a su página central de iGoogle.

Como Producteev está disponible dondequiera que esté, le ayuda no sólo a agregar las tareas sino también a verlas y recibir recordatorios. La herramienta no es perfecta—actualmente no ofrece integración con Outlook y carece de aplicaciones para Android y BlackBerry—pero incorpora algunas características de medios sociales. Por ejemplo, le permite involucrar a sus compañeros de trabajo y participar en competencias para ver quién completa más tareas.

Considere también otros pesos pesados para la administración de tareas. Remember the Milk (find.pcworld.com/70413), un viejo favorito, ofrece aplicaciones para todas las plataformas de teléfono inteligente; aunque necesitará una cuenta Pro (US$25 al año) para usarlos. Otro servicio popular, Toodledo Pro (find.pcworld.com/70414), ofrece capacidades similares por US$15 anuales.

Asegúrese de recibir todas las llamadas telefónicas

Suponga que un cliente le llama durante el almuerzo. Le deja un mensaje en el correo de voz de su oficina, pero desafortunadamente usted se olvida de chequear los mensajes hasta más tarde. Entonces se da cuenta que el cliente quería avisarle de una crisis que sólo usted podía resolver —y el proceso tardará horas. Claro que el cliente pudo haberle llamado a su teléfono móvil, pero quien tiene que estar accesible a sus clientes en todo momento es usted.

Es aquí donde un servicio como Google Voice (find.pcworld.com/70415) cobra utilidad. Originalmente disponible por invitación, pero ahora abierto a todos, Google Voice ofrece una característica valiosa para los empresarios móviles: un solo número de teléfono que puede localizarle en todos sus otros números (el del trabajo, el de la oficina doméstica, el móvil y más), o simplemente los que usted escoja. También puede convertir los correos de voz a texto y enviarlos por correo electrónico, otra alternativa muy valiosa para asegurar que le lleguen todos sus mensajes importantes.

Otra opción es Phonebooth (find.pcworld.com/70416), un servicio similar, diseñado expresamente para los usuarios empresariales. Además de reexpedir automáticamente las llamadas y de la transcripción de correos de voz, Phonebooth le permite establecer una opción de operadora profesional para que los clientes puedan alcanzar departamentos específicos, y provee un widget de llamada que usted puede poner en su sitio de la Web.

Ambos servicios son gratuitos, aunque Phonebooth OnDemand (US$20 al mes) agrega un puñado de características que probablemente encontrará muy útiles, como las llamadas locales y de larga distancia ilimitadas.

Automatice tareas repetitivas de correo electrónico

Un minuto ahorrado es un minuto que eliminará del final de su día laboral. Outlook 2010 provee una manera de ahorrarle gran cantidad de minutos en el curso del día: Quick Steps. Esta nueva característica automatiza las diversas tareas de correo electrónico que usted realiza frecuentemente, como contestar y borrar simultáneamente un mensaje de correo electrónico, crear un nuevo mensaje destinado a todo su equipo, o mover los mensajes que recibe de remitentes específicos a una carpeta particular. Quick Steps también le permite crear sus propios “macros de correo electrónico” personales y luego invocarlos con un solo pulso.

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