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Haga a Windows más inteligente

Hágalo todo más rápido con estos 55 trucos imprescindibles de productividad. Además: Consejos prácticos de los expertos de eficiencia.

Con un número cada vez más creciente de distracciones que acaparan su atención a lo largo del día, la productividad en el escritorio de cómputo cobra mayor importancia que nunca. Con esto en mente, acopiamos los mejores trucos de Windows en nuestro arsenal y conversamos con los que más saben de productividad para encontrar 55 sugerencias que le ayudarán a trabajar mejor y más ágilmente con su PC. (Por favor recuerde que estas sugerencias aplican primariamente a Windows 7). Manos a la obra.

Minimice todas las ventanas (menos la que está trabajando). Cuando su escritorio está tan conglomerado que no puede encontrar nada, este paso es una buena manera de recuperar la concentración. Seleccione la barra de título de la ventana que quiere y sacuda su ratón un poco. Todas esas ventanas se achicarán a la barra de tareas. Repita el proceso para deshacer la acción y restaurar todas sus ventanas ocultas.

Use carpetas en su cliente de correo electrónico. Dejar que su correo electrónico se acumule en una bandeja de entrada monolítica hace prácticamente imposible encontrar mensajes importantes sin búsquedas laboriosas, además de que aumenta las probabilidades de olvidarse de los correos que requieren atención urgente. Borre la basura y archive los mensajes de correo electrónico en carpetas claramente definidas. Formarse el hábito de clasificar el correo de entrada de esta manera es crítico para la mayoría de los usuarios que intentan mejorar su productividad.

Sea juicioso con las carpetas de correo electrónico. Una carpeta de correo electrónico no debería tener un propósito tan limitado que nunca se use, pero tampoco debe ser tan amplio al punto que se abarrote de mensajes, a menos que use esa carpeta estrictamente para archivar y no necesite consultar su contenido con regularidad. Use un nombre descriptivo para cada carpeta y lo suficientemente corto para que no tenga que desplazar el panel de Carpetas de correo para leerlo. Recuerde también que las carpetas pueden anidarse.

Utilice reglas para encarrilar los mensajes automáticamente. Cuando su participación personal no es necesaria, las reglas de correo electrónico pueden ahorrarle una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, ¿le llegan boletines corporativos de la misma dirección diez veces al día? Póngalos en una carpeta para “leerlos más tarde”. En Outlook, busque un asistente simple de reglas que le oriente para crear sus reglas; para encontrarlo, seleccione Herramientas • Reglas y alertas. La mayoría de los otros clientes de correo electrónico tiene una opción similar para establecer reglas automatizadas.

Cambie la asignación de la tecla Windows. ¿Nunca usa la tecla Windows? ¿O no le gusta la posición actual y quiere cambiarla por <Alt> o <Ctrl>? Descargue un programa de asignación de teclado. Existen muchas aplicaciones baratas o gratuitas para este fin, pero Keyboard Remapper (find.pcworld.com/70883; US$10) funciona bien. Asigne el diseño de teclas que usted quiera, pero recuerde que no hay manera de cambiar o inutilizar la tecla <Fn> de una portátil, porque el código no llega a Windows. (También puede chequear el BIOS de su computadora para ver si ofrece alguna manera de personalizar el teclado).

Personalice el motor de búsqueda predeterminado de su navegador. El constructor de su PC probablemente asignó el motor de búsqueda predeterminado de Internet Explorer al mejor postor. De lo contrario, vendrá asignado según la preferencia de Microsoft: Bing. Cambie esta configuración pulsando la flecha abajo en la esquina superior derecha de la ventana de IE (dentro del cuadro de búsqueda) y pulse Encontrar más proveedores. Encontrar a Google le costará un poco de trabajo, así que escriba Google en el cuadro de búsqueda de 'Encontrar complementos…' y seleccione el primer resultado, Google Search Suggestions. Pulse Agregar a Internet Explorer y en el cuadro emergente, pulse Hacer este mi proveedor de búsqueda predeterminado.

Mejore Windows Search. Si Windows Search no encuentra todo lo que usted sabe que tiene guardado, revise las Opciones de índice de Windows (escriba indexing options en la barra de búsqueda del menú Inicio de Windows 7) y entonces verifique las ubicaciones que están incluidas en el índice de búsqueda. Pulse Modificar y navegue por la unidad de disco C: para agregar más ubicaciones al índice.

Renombre archivos rápidamente. ¿Le cambia el nombre a muchos archivos en el Explorador de Windows? Seleccione el primer archivo en su lista, presione <F2> y escriba el nuevo nombre. Cuando termine, oprima <Tab> en vez de <Intro>. El Explorador saltará al próximo archivo en la lista y automáticamente seleccionará el nombre del archivo para que usted pueda renombrarlo sin tener que oprimir la tecla <Retroceso>. Continúe oprimiendo <Tab> y podrá avanzar por la lista archivo por archivo.

Arrastre en Outlook. En Outlook, usted puede arrastrar cualquier elemento a cualquier otra área del programa y crear un nuevo elemento allí, con la información arrastrada como parte del nuevo elemento o evento. Arrastre un correo electrónico al botón de Contactos y creará un nuevo contacto para el remitente, llenando automáticamente los campos de Nombre y Correo electrónico y poniendo el cuerpo del mensaje en el campo de Notas. Arrastre un contacto al Calendario y creará una Invitación de reunión, lista para ser enviada a esa persona y así sucesivamente.

No revise constantemente su correo electrónico. Este chequeo constante le desconcentra e interrumpe lo que está haciendo, malgastando su tiempo porque desvía su atención de su tarea actual. Reduzca la frecuencia con que su cliente de correo electrónico chequea los nuevos mensajes: Cada 10 o 15 minutos debería ser suficiente tiempo para permitirle concentrarse sin mantener a la gente esperando demasiado tiempo por su respuesta. En Outlook, pulse <Ctrl>-<Alt>- S y cambie los dígitos en ‘Programar el envío/recepción automática cada __ minutos’.

Optimice la búsqueda del correo electrónico relevante. Simplemente cambie las líneas de asunto. Hay pocas cosas más molestas que recibir un mensaje importante de correo electrónico que tenga una línea de asunto poco descriptiva como “Oye” (o peor, una línea de asunto vacía). Una línea de asunto más significativa mejora su índice de búsqueda y aporta relevancia a su hilo de correo electrónico. En Outlook, abra el mensaje (esta táctica no trabaja con el panel de avance), seleccione la línea de asunto y escriba el texto más útil que usted quiere.

Seleccione múltiples archivos fácilmente. Usar las teclas <Ctrl> o <Mayús> para seleccionar múltiples archivos en el Explorador de Windows puede ser difícil y una invitación para cometer errores. Sin embargo, si necesita abrir o manipular múltiples archivos a la vez y con mucha frecuencia, active el sistema de casilla de selección de Windows—el cual le permite seleccionar archivos más fácilmente. En el Explorador de Windows, puede encontrar esta variable bajo Organizar • Opciones de carpeta y búsqueda • Ver. Desplace la lista hacia abajo y seleccione Usar casillas de selección para seleccionar elementos; entonces pulse Aceptar.

Use sistema de categorización de Outlook. Outlook le permite codificar con colores los mensajes, los elementos en listas de tareas, entradas de calendario e incluso los contactos en hasta seis categorías. Idee un sistema y úselo consistentemente: rojo para el negocio, por ejemplo, y azul para asuntos personales. O codifique mediante colores los elementos por nivel de urgencia: verde para cosas “que debe hacer hoy”, azul para las que “debe hacer esta semana”, y amarillo para los “que debe hacer este mes”.

Energice la característica ‘Enviar a’. Cuando pulse el botón secundario sobre un archivo en el Explorador de Windows, oprima la tecla <Mayús> antes de pulsar y entonces seleccione el mando ‘Enviar a’. Windows revelará una serie de opciones adicionales, como una para mover el archivo a una carpeta usada frecuentemente.

Use las Carpetas de búsqueda de Outlook. Aunque ahora tiene menos utilidad que los índices y la búsqueda en la PC son comunes, la característica de Carpetas de búsqueda de Outlook todavía tienen su valor. Esencialmente, estas carpetas almacenan copias de mensajes según reglas predeterminadas que usted establece—como los mensajes que tienen una palabra clave en la línea de asunto o que fueron enviados a, o desde cierto contacto— y las carpetas se actualizan por sí solas cuando llegan nuevos mensajes. Si necesita referirse constantemente al tema o los mensajes de una persona en particular (como los de su jefe o de un cliente clave), pero no le funciona organizarlos individualmente en carpetas, las Carpetas de búsqueda pueden ahorrarle mucho tiempo. Usted puede preparar una bajo Nueva • Carpeta de búsqueda.

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