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Conjuntos de programas de oficina

Microsoft Office sigue siendo la norma de facto para la edición de documentos comerciales y todos los demás paquetes de oficina deben ser compatibles con los formatos de archivos de Office para sobrevivir. Este hecho explica en gran parte por qué el software de oficina con base en la nube se tardó tanto en cuajar.

Google ha surgido como principal retador (en la nube) a la hegemonía de Microsoft. Cuando Microsoft no parecía prestar atención a la nube, Google presentó el servicio gratuito Documents, Spreadsheets y Presentations basado en la Web y conocido colectivamente como Google Docs (docs.google.com). Google Docs mantiene los archivos disponibles en cualquier computadora que usted use (y en la mayoría de los teléfonos inteligentes) y hace más fácil compartir los documentos y la edición simultánea. Como herramienta de colaboración, es impresionante. Pero aunque dice ser compatible con los formatos de Office, usar este servicio es la manera más segura de destrozar el formato de cualquier documento moderadamente complejo de Word, presentación de PowerPoint u hoja de cálculo de Excel. Y exportar documentos de Google Docs a los formatos correspondientes de Office suele producir resultados desastrosamente ilegibles.

Uno de nuestros conjuntos de programas favoritos de la nube es el de Zoho (www.zoho.com), que ofrece aplicaciones para casi cualquier tarea, desde el procesamiento de textos hasta celebrar reuniones y seguir calendarios, presentaciones y contabilidad. Zoho tiene una excelente compatibilidad con los formatos de Office. También tiene un complemento para Office que le permite a usted crear y modificar documentos desde su cuenta de Zoho usando las aplicaciones de Office existentes en su PC y automáticamente las guarda en el espacio de almacenamiento que usted tiene en Zoho. Este complemento es excelente para quienes prefieren usar los programas de escritorio pero quieren los beneficios de las herramientas de la nube. Las aplicaciones de Zoho son gratuitas para uso personal; las empresas deben pagar mensualmente y/o por usuario.

Por supuesto, nadie acepta los formatos de Office tan bien como Microsoft. Con el lanzamiento de Office Web Apps (find.pcworld.com/71083) junto con Office 2011 –e integrado en él– Microsoft ha llenado el vacío que las aplicaciones anteriores abrieron para Google y Zoho.

La alineación actual incluye versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint (más OneNote). Todas duplican la apariencia y el funcionamiento de sus homólogos de escritorio, con versiones simplificadas de los menús, así que saltar a la Web no debe producir vértigo ni siquiera a los fanáticos de las aplicaciones dedicadas de escritorio. Web Apps guarda archivos en el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, SkyDrive, donde usted puede crear permisos compartidos, invitar a las personas a ver y modificar documentos y a colaborar en documentos simultáneamente.

Note que Web Apps no son versiones completas de los programas de escritorio: desde el punto de vista de Microsoft, sólo son extensiones en la Web de las aplicaciones que integran sus conjuntos de programas de Office, que varían desde US$150 hasta US$500.

La suite Office 365, en beta de Microsoft, reúne aplicaciones que antes eran para grandes empresas, pero que ahora están bajando a pequeñas y medianas. Estas empresas tienen las mismas necesidades que las grandes, pero no tienen todo el presupuesto para enfrentarlas.

Ahora, como Microsoft maneja todo en la nube, los productos por primera vez están comenzando a usarse de la manera en que la compañía los ha diseñado para que funcionen, con toda fidelidad y funcionalidad; antes los clientes desplegaban las cosas como podían, como les alcanzaba el dinero. Con Office 365 se habla de un precio fijo por el control y la eficiencia de la tecnología de la información; las empresas estarán tercerizando a la nube con Microsoft.

Microsoft Office 365 le ofrecerá a las pequeñas y medianas empresas una mejor experiencia de productividad, les permitirá el acceso a sus aplicaciones en cualquier lugar (funciona con lo que ya el usuario conoce, tanto en herramientas como aplicaciones), tendrán la seguridad y fiabilidad que necesitan, y ofrecerá por último el control y la eficiencia de TI.
Hay un Office 365 para todos, una versión para profesionales y las PyMES, otro para las empresas y un tercero para la educación. (www.office365.com).

De las tres opciones de oficina que aquí examinamos, preferimos la oferta de Microsoft por su mezcla robusta de programas de escritorio y aplicaciones en la nube que funcionan dondequiera y ofrecen compatibilidad completa con los formatos de archivo más ampliamente utilizados del mundo.

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