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El software de contabilidad ahorra tiempo y dinero (2)

Evaluamos Acclivity AccountEdge Pro 2012, Intuit QuickBooks 2013 y Sage 50 Complete Accounting 2013, y encontramos muchas cosas buenas en estos tres paquetes de software para empresas pequeñas.

No hay nada como un contador profesional que conozca el derecho fiscal, pero los modernos programas de contabilidad pueden ayudarle a usted con todo, desde llevar una contabilidad básica hasta nóminas, impuestos y planificación. Estos paquetes también producen archivos que usted puede entregar a un contador cuando lo necesite.

Las empresas pequeñas tienen ahora más opciones de software de contabilidad que nunca, incluso suscripciones basadas en la Web. Pero muchas empresas –como las que tienen inventarios o bases de datos de clientes grandes y las que no quieren encomendar sus datos a la nube– pudieran preferir una herramienta de escritorio.
Probé tres paquetes de contabilidad que ofrecen herramientas para manejar ingresos y gastos, así como facturas y nómina, y para crear informes. Los tres son sólidos en lo fundamental, pero se diferencian en su estilo y en su enfoque.

Acclivity AccountEdge Pro 2012

Usted puede comprar una edición para un solo usuario de AccountEdge Pro (anteriormente conocida como MYOB) por US$299. Cada usuario adicional para una instalación existente –el programa permite hasta 15 usuarios simultáneos– cuesta US$149. El servicio de nómina cuesta unos US$350 y usted puede ahorrar más si opta por un servicio básico que se ocupa de los cálculos de la nómina, pero que no archiva electrónicamente los formularios.

El software reduce la complicación al permitirle realizar la instalación por partes. Usted escribe la información básica (nombre, identificación de impuestos, dirección), hace las selecciones de contabilidad, crea una lista de cuentas (el programa ofrece sugerencias para los tipos de negocio comunes) y define la ubicación para los archivos de datos.
Después de eso, los asistentes de Easy Setup Assistant se ocupan de cinco categorías: Cuentas, Ventas, Compras, Nómina y Personalización. El programa explica las características e identifica las selecciones comunes, con más detalles en un Centro de ayuda completo y organizado.
La interfaz renovada de AccountEdge presenta una alineación estándar de secciones llamadas Centros de mandos, con botones azules que conducen a libros mayores y a formularios. A la derecha, una barra lateral contiene enlaces con funciones a las que se ha accedido recientemente, funciones favoritas y recursos de ayuda. Al pie de cada Centro de mandos hay botones para una lista de tareas pendientes, búsquedas de transacciones, informes, análisis, sincronización de datos y listas.
Los empleados que trabajan fuera de la oficina apreciarán la aplicación gratuita para el iPhone y la iPad (algo que otros paquetes no ofrecen) para ingresar las ventas, gastos, comprobantes de actividad, e información de contactos, y sincronizarlo todo con el software de escritorio.
AccountEdge Pro 2012 es un paquete atractivo y completo que balancea perfectamente la facilidad de uso con los detalles de la contabilidad. También es una ganga para los negocios que buscan capacidad para varios usuarios a la vez. US$299 (un solo usuario); Acclivity.

Intuit QuickBooks 2013

La familia QuickBooks 2013 no ofrece mucha funcionalidad nueva, pero luce diferente a sus predecesores. El nuevo aspecto, que toma de la Web y de la Cinta de Microsoft ideas de diseño, es atractivo y en algunas formas más eficiente, pero puede ser difícil venderlo a los usuarios existentes. Probé la versión QuickBooks Premier 2013 de US$400; la versión Pro cuesta US$250.

Usted debe notar que la nueva versión de QuickBooks convertirá un archivo de QuickBooks existente de tal manera que no será legible en las versiones anteriores. Durante la instalación, siga el consejo de crear una copia de seguridad antes de hacer la conversión, y asegúrese de que su contador también tenga la nueva versión.
La instalación sigue siendo fácil: usted puede crear facturas o introducir gastos en cuestión de minutos (pero debe estar dispuesto a escribir algunos datos en algún momento). QuickBooks le permite importar libretas de direcciones, hojas de cálculo de Excel y más.
La barra de navegación persiste independientemente de lo que haya en el panel principal y usted puede modificar sus elementos. El Centro de clientes le permite agregar notas al registro de clientes y las pestañas le llevan rápidamente a todas las transacciones, los contactos, las tareas pendientes y las notas sobre un cliente.
Otro cambio drástico es que en las ventanas relacionadas con los formularios, una cinta dependiente del contexto ofrece botones para las tareas pertinentes. Por ejemplo, en la pantalla de Facturas, la cinta que hay en la pestaña principal tiene botones para cada paso de la creación de facturas y del proceso de envío.
Intuit también anuncia cambios que ayudan a los usuarios a determinar qué acciones deben tomar; por ejemplo, en la pantalla de facturas, el botón para guardar una factura y comenzar una nueva ahora tiene un color azul brillante. No estoy segura de que esto sea especialmente útil.
QuickBooks 2013 realmente no resuelve las deficiencias existentes, como la carencia de herramientas para los negocios que se basan en inventarios. Pero la mayoría de los cambios de diseño hacen que las funciones sean más accesibles, especialmente para los novatos. A los usuarios experimentados probablemente no les hará gracia tener que ajustarse, pero dada la política de Intuit de inutilizar para las versiones más antiguas de QuickBooks los servicios que ofrece en línea (ahora mismo, sólo se ofrece asistencia para las versiones 2010 o posteriores), tarde o temprano tendrán que adaptarse.
US$250 (Pro), US$400 (Premier); Intuit.

Sage 50 Complete Accounting 2013

Por US$369 para un solo usuario, Sage 50 Complete Accounting 2013 no resulta barato. Sin embargo, si usted conoce bien las prácticas de contabilidad, tiene todos los controles que pudiera querer; el programa también es útil por sus manuales y su amplia documentación.
Descendiente del software anteriormente conocido como Peachtree Complete, Sage 50 viene con una base de datos que puede complicar la instalación: mi intento inicial quedó bloqueado por problemas con el cortafuego. El problema pareció resolverse al instalar actualizaciones de Windows, pero usted pudiera experimentar otro tipo de dificultades.
Sage 50 muestra sus serias credenciales de contabilidad en un asistente de instalación que hace preguntas que usted no encontrará en otros paquetes, como si quiere aplicar las transacciones en tiempo real o por lotes y si desea usar la contabilidad basada en efectivo o basada en valores devengados.
La agradable interfaz tiene una gran cantidad de auxiliares de navegación. La primera pantalla que aparece es una de las varias páginas de temas generales que muestran una colección de tareas relacionadas en forma de organigrama, o que simplemente muestran información. Por ejemplo, la página de Estado del negocio, presenta un resumen de sus finanzas usando cuadros al estilo de los widgets. Usted puede personalizar la página agregando o quitando widgets.
Desde los tiempos de Peachtree, Sage 50 se ha ganado una buena reputación por su administración superior del inventario. Es el único paquete de los que aquí se examinan que ofrece una gama total de opciones basadas en costos para evaluar el inventario: costo promedio, último en entrar primero en salir, y primero en entrar primero en salir.
En el lado negativo, Sage ha hecho más difícil la administración de la nómina sin inscribirse en uno de los servicios de la compañía. El servicio más barato (que genera formularios W2 pero que no permite el envío electrónico) cuesta US$270 para el año fiscal 2013; alternativamente, usted puede pagar US$380 para cubrir el resto de este año y el próximo año. De cualquier manera, este gasto prácticamente duplica el costo del software.
Sage 50 también se queda un poco corto para aquellas personas que quieren cambiarse a él desde otro programa: tienen que exportar sus datos a una hoja de cálculo de Excel y enlazar los campos manualmente a sus equivalentes en Sage 50.
Si usted tiene un negocio creciente y no le importa aprender el argot de la contabilidad, la capacidad y la versatilidad de Sage 50 Complete Accounting 2013 lo hacen merecer su alto precio.
US$369 (un solo usuario); Sage.

–Yardena Arar

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