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Los altos costos que representan un mal almacenamiento (1)

Tuvimos la oportunidad de entrevistar a Javier Solís, Gerente de Marca para Soluciones de Almacenamiento Empresariales en Dell. He aquí sus impresiones:

1. ¿Por qué es tan importante desplegar metodologías y políticas de almacenamiento eficientes en las empresas, sin importar su tamaño?

En la sociedad actual del conocimiento, las empresas y organizaciones generan información constantemente y a un ritmo creciente; por esta razón cada día es más importante contar con políticas y procedimientos para almacenar la información de cualquier corporación.

El conocimiento de la gestión del ciclo de vida de la información y el establecimiento de planes, normas y políticas de almacenamiento y protección de los datos, asegura un control y gestión de la información eficiente. El primer paso para asegurar un resguardo de la información es brindar la máxima seguridad al hardware en donde residirán nuestros datos. Es importante fijar un solo sitio de almacenamiento de documentos informáticos y que ese lugar tenga asignada una política de resguardo acorde.

Las políticas de almacenamiento dependerán de cada compañía, sin embargo hoy día la eficiencia e inteligencia en los equipos de almacenamiento y la rapidez con la que las compañías puedan tener acceso a su información crítica les brindará definitivamente una ventaja competitiva.

La elección de la plataforma de almacenamiento es clave para la obtención de esos beneficios, muchos sistemas tradicionales de almacenamiento no cumplen con algunos requisitos básicos. La arquitectura correcta para almacenar nuestros datos, se adapta al cambio, transforma una plataforma rígida en un sistema dinámico, flexible y escalable además de que ayuda a cambiar de la operación a la innovación.

Con las soluciones y plataformas modulares, escalables y altamente eficientes, algunas multiprotocolo de almacenamiento empresarial, Dell aborda muchos de los requisitos, metodologías y políticas para la consolidación del almacenamiento.

2. ¿Cómo saber si los sistemas de almacenamiento de la empresa cumplen con las exigencias legales nacionales e internacionales?

Todas las organizaciones generan y almacenan todos los días gran cantidad de datos, estos datos e información se consideran como sensibles ya que son estratégicos para el negocio: contiene datos personales de clientes, proveedores o empleados, y algunas veces, incluye referencias de propiedad intelectual. Por esta razón es imprescindible contar con una adecuada gestión de la información que se maneja con la finalidad de asegurar la actividad de las empresas así como para cumplir con los requisitos legales de aplicación.

Vale la pena revisar y validar si los sistemas de almacenamiento cumplen con algunas de las normas de seguridad, en este apartado citamos un ejemplo de la norma para la seguridad de la información UNE-ISO/IEC 27001 la cual detalla los requisitos necesarios para establecer, implantar, operar, supervisar, revisar, mantener, auditar y mejorar un SGSI.

Esta norma es muy considerada para ser adoptada por empresas de cualquier tamaño, de cualquier sector o ámbito empresarial y en cualquier parte del mundo. La norma UNE-ISO/IEC 27001 permite garantizar a las empresas que su información está protegida y es especialmente importante si la protección de la información se considera como crítica, tal y como puede ocurrir en el sector de las finanzas, salud pública y tecnología de la información. Igualmente es muy eficaz para empresas que administran y gestionan la información por encargo de otras.

3. ¿Qué almaceno, en qué formato? ¿Cómo debemos segmentar los documentos para almacenarlos correctamente?

Todos los datos que se crean, generan o almacenan se deben identificar y categorizar para mejorar la eficiencia en el momento en que se efectúen los procesos de búsqueda, recuperación o auditoría.

Esta clasificación de datos permite conocer con qué datos se cuenta, qué tratamiento darles, dónde almacenarlos, qué jerarquía tienen, cuál es su volumen, cuáles pueden ser eliminados y cómo recuperarlos de nuevo cuando sea necesario volver a trabajar con ellos. Podemos referir al almacenamiento de datos en 2 grandes categorías: Datos Estructurados y Datos No Estructurados.

En la práctica, la mayor parte de la información útil no aparece aislada en forma de datos simples, sino que lo hace de forma organizada y estructurada. Los diccionarios, enciclopedias son colecciones de datos que serían inútiles si no estuvieran organizados de acuerdo con reglas determinadas; además, tener estructurada la información supone ventajas adicionales, al facilitar el acceso y el manejo de los datos mediante una organización interna definida.

4. ¿Cómo organizar los documentos por su ciclo de vida?

Los grandes y crecientes volúmenes de información con los que trabajan las empresas en la actualidad requieren de sistemas que las ayuden a gestionar los datos a lo largo de su evolución, desde su creación y durante todo su ciclo de vida. Por tal razón cada vez más se adaptan a procesos relacionados con la gestión del ciclo de vida de la información.

El ciclo de vida de los documentos considera sistemas, procedimientos y políticas de los datos de una empresa, desde que estos se generan hasta su eliminación definitiva, teniendo en consideración el valor y la disponibilidad de la información. Por lo general, la gestión del ciclo de vida de la información es un proceso tedioso y manual que nunca termina. La clasificación de datos constante según la importancia dada por la organización implica que la toma de decisiones sea una tarea extensa y compleja.

El almacenamiento Dell permite la gestión activa e inteligente de los datos a nivel de bloque, por lo tanto, el movimiento manual de la información entre los niveles ya no es necesario. Gracias al software de almacenamiento automático ordenado en niveles, conocido como “Data Progression” el centro de almacenamiento clasifica y migra de manera dinámica la información al nivel apropiado, de acuerdo a su uso real; la relevancia de los datos se establece de acuerdo al uso real, y su ubicación se ajusta naturalmente a las necesidades cambiantes del mercado.

El uso o utilización se lleva a cabo después de que la información se distribuye internamente y puede servir de soporte a la toma de decisiones en las empresas, generar acciones o servir a otros fines. La información puede ser destruida cuando deja de generar valor para la empresa, siguiendo para ello las políticas internas previamente establecidas.

5. ¿Qué tipos de sistemas de almacenamiento son adecuados para qué tipos de documentos?

La creciente dependencia de la mayoría de las organizaciones de sus sistemas de información pone de manifiesto la necesidad de contar con los medios y técnicas necesarios que permitan almacenar los datos de la manera más adecuada. Una correcta gestión de este proceso permite mantener en todo momento su integridad, autenticidad y, en caso de ser necesario, recuperar la información, es decir, asegurar su disponibilidad total.

Hoy se cuenta con una gran variedad de soluciones de almacenamiento que se pueden clasificar en estos segmentos: almacenamiento en bloque, almacenamiento de archivos, almacenamiento de objetos y protección de datos.

Estos sistemas de almacenamiento deben seleccionarse de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa. La información específica se obtiene durante su trayectoria a partir de su creación, y es fácil determinar qué tipo de datos e información es la que almacena una organización (tipo de datos almacenados, espacio de disco utilizado, el nivel de RAID, el tiempo de escritura, la frecuencia de acceso).

De acuerdo a esta clasificación se conoce la necesidad y qué tipo de almacenamiento es el adecuado por tipo de documentos y el tiempo real de funcionamiento. Con esta base es posible diagnosticar y ofrecer una solución que satisfaga las necesidades reales en una organización durante todo su ciclo de vida. Las aplicaciones comerciales se implementan más rápido, la información para la toma de decisiones siempre está disponible, las nuevas tecnologías se distribuyen al instante y los datos siempre están protegidos.

Para leer la entrevista completa, por favor, visite la páguina siguiente.

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