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7 consejos para manejar la sobrecarga de información digital

En el actual mundo digital de alta velocidad no es raro que los gerentes de empresas y de proyectos tengan múltiples correos electrónicos, redes sociales (Twitter, LinkedIn, Google+, Facebook) y aplicaciones de mensajería; para el trabajo y para uso personal. El problema es cómo manejar todas estas cuentas para que no nos distraigan y afectan los tiempos y la correcta realización de proyectos.

“Hay un creciente número de evidencia de que la frecuente revisión de correos electrónicos, textos, redes sociales, etc obstaculiza de manera significativa la productividad, por lo que la gente necesita romper este hábito”, dice Leigh Steere, cofundador, Managing People Better.

Entonces, ¿qué medidas puede tomar para domar la tormenta de información digital? Decenas de expertos organizacionales y de productividad, así como directores de proyectos, comparten los mejores consejos para manejar apropiadamente la sobrecarga de información de correo electrónico, redes sociales, textos y más.

1.) Establezca un calendario para revisar el correo electrónico. “Bloquea el calendario para correos electrónicos y dedique momentos específicos para las redes sociales y las noticias,” dice Hussein Yahfoufi, vicepresidente de Tecnología de OneRoof Energy. “Yo bloqueo el correo electrónico entre las 8 y las 9 de la mañana y entre las 4 y 5 de la tarde. La mayoría de los mensajes de correo electrónico pueden esperar unas horas y muchas veces se resuelven en ese momento “, dijo. Si se trata de una emergencia, la gente te va a encontrar,” añade.

2.) Clasifique correos electrónicos inmediatamente. “Cuando consultas el correo electrónico, desarrolla un sistema de categorías a las que les asignas una prioridad basada en la urgencia y su relevancia”, dice Evan McCutchen, CIO, TechnologyAdvice. “Para aquellos que no son urgentes y requieren respuestas inmediatas, utilice etiquetas para identificar cuándo es necesario responderlos (si es el caso).”

“Cada mensaje debe ser eliminado o trasladado fuera de su bandeja de entrada”, dice Maura Thomas, fundador de RegainYourTime.com y autor de Secretos Personales de Productividad.” En primer lugar, no deje que los mensajes nuevos se descarguen automáticamente, programe a su cliente para que los mensajes sólo entren al pulsar el botón de enviar/recibir”, dice ella. A continuación, “trate de llevar su bandeja de entrada a cero antes de pulsar el botón para descargar nuevos mensajes. Esto se debe hacer por lo menos una vez por semana.”

“Cuando revise su correo electrónico, mire la línea de asunto”, dice Robert C. Pozen, el autor de Extreme Productivity: Aumente sus resultados, reduzca sus horas. “Puede decir por el asunto si no vale la pena el tiempo para leer ese correo electrónico; De un candidato político, una encuesta o un correo electrónico a 500 personas” – y luego lo elimina inmediatamente.

3.) Haz que los miembros del equipo hagan una lista de preguntas y se reservan un tiempo determinado al día para responderlas. “Sugiere a los miembros del proyecto hacer una lista actualizada de las preguntas que tienen para usted y enviar esa lista una vez al día”, dice Steere. Designe a una persona para estar a cargo de la lista de preguntas, y que las jerarquice según su importancia. “Tener una lista priorizada funciona mejor que 75 correos electrónicos en todo el día.”

4.) Considera cuántas cuentas de redes sociales realmente necesitas comprobar en el trabajo. Monitorea sólo las cuentas de medios sociales relacionados con el trabajo, mientras estás en el trabajo. Y para mantener las distracciones de las redes sociales al mínimo, programe tiempos específicos en el transcurso del día (por ejemplo, entras en la mañana, durante el almuerzo y justo antes del cierre de negocios) para comprobar estas cuentas.

5.) Utiliza un tabla para la gestión de sus cuentas de redes sociales. “Para los gerentes que tienen que ejecutar varias cuentas de Twitter, la mejor herramienta que puedo sugerir es TweetDeck [o HootSuite], que es un regalo de los dioses, no sólo para tuitear en varias cuentas, sino también ofrece una visión de lo que sus seguidores están siguiendo “, dice Samuel F. Swicegood, dueño, Audio Toaster Broadcasting. “También se puede programar tuits, lo que ahorra enormes cantidades de tiempo.”

6.) Apaga el teléfono móvil; o limita los mensajes de texto a tiempos específicos. A menos que utilice su teléfono móvil para el trabajo, manténgalo apagado mientras estás en la oficina; o programe tiempos para comprobar y enviar mensajes de texto. Durante las horas de oficina, comuníquese con su equipo y los miembros de su familia a través de su teléfono de trabajo en caso de emergencia o por correo electrónico para los asuntos menos importantes.

7.) Utiliza una herramienta de gestión de proyectos para mantenerse sincronizado con su equipo. Utiliza “un administrador de proyectos con todo incluido [como Basecamp o TeamworkPM] que permita dar prioridad a sus tareas de acuerdo con la fecha y la importancia debida”, dice Owen Hemsath, presidente, Videospot, una compañía en línea y la comercialización de vídeo. “Los sistemas [deberían] venir con un calendario, notas y un sistema de mensajería que funciona con cualquier cliente de correo electrónico, por lo que puede recordarte lo que tienes que estar trabajando en un momento dado.”

-Jennifer Lonoff Schiff, CIO 

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