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Aplicaciones para administrar proyectos

Las aplicaciones para administrar proyectos supuestamente hacen tu vida más simple. Están creadas  para que se nos haga más sencillo organizarnos y mantenernos de esa manera, al administrar todos nuestros proyectos desde un punto central.

Es por eso que es tan terrible cuando una aplicación de este tipo falla; existen pocas cosas tan desalentadoras como un producto que te promete simplificar tu vida y que al final te la termina complicando más. Analizamos tres de las más populares aplicaciones para administrar proyectos para ver que tan bien funcionan. ¿Las buenas noticias? Todas cumplieron las expectativas. Y mejor aún, todas son tan diferentes  unas de otras que es muy probable que encuentres una que te atraiga.

Trello

La disposición visual de Trello, la hace muy sencilla de manejar.
La disposición visual de Trello, la hace muy sencilla de manejar.

 

Cuando comencé a usar Trello, no estaba sorprendido. Esta aplicación que se encuentra en una variedad de plataformas (Android, Web, iOS, Kindle Fire, y Windows 8) dice que puede ayudarte a “organizar todo junto”. Claro que eso suena bien, pero cuando la inicie por primera vez, no estaba seguro de que hacer con esos tableros, listas y tarjetas. Una vez que empecé a usarla para organizarme, que comencé a apreciar la verdadera belleza y simplicidad de Trello.

Me gusta que su interface es similar tanto en las aplicaciones móviles como en la versión de escritorio. Ofrece una buena cantidad de información, en dónde puedes ver tus “Tableros”, que representan todos los trabajos en los que actualmente estás trabajando. Crear un tablero es sencillo, así como agregar listas y tarjetas, que son dos sub-categorías que Trello utiliza para la organización. Es una gran manera de desmenuzar un gran proyecto en pequeñas porciones.

Puedes hacer tableros públicos, privados u observables para los miembros de tu organización. También puedes compartir tableros con otros al poner su correo electrónico. Trello reconoce aquellos que son usuarios del servicio y de aquellos que no lo son. Puedes asignar trabajos a usuarios y asignarles una fecha límite, o permitirles que soliciten un encargo que ellos quieran completar.

Trello muestra una columna del lado derecho de la pantalla que te indica quien está trabajando en qué, pero no cuenta con un espacio para mensajes, lo cual podría ser agradable de tener. Si puedes vivir sin esta característica para la colaboración, entonces encontrarás en Trello una herramienta organizacional digna.

Las características básicas de Trello se encuentran disponibles en la versión gratuita. Mejorar a Trello Gold ($45 dólares anuales) te  permite cargar archivos de máximo 250 MB en tus tableros (la versión gratuita tiene un límite de 10MB). Agrega características como fondos personalizables. La Business Class Version (También de $45 dólares anuales) agrega otras características administrativas para usuarios de negocios.

Asana

 

La disposición de Asana puede parecer laboriosa, pero ofrece demasiada información.
La disposición de Asana puede parecer laboriosa, pero ofrece demasiada información.

Si no puedes tolerar la idea de una herramienta para colaborar sin características de comunicación interna, Asana podría ser lo que necesitas. Asana se centra en la comunicación, como en “pone las tareas y las conversaciones juntas”

Hace lo anterior al permitirte crear proyectos, y listas de las tareas necesarias para completarlas. Puedes mirarlas por lista o por calendario, y acomodarlas por tareas por hacer, por aquellas recién completadas, por encargado y más. Una vez creada dicha tarea, puedes encargarle a alguien que la complete, como se hace en Trello. Desde la columna izquierda en la versión web de Asana se puede acceder a tus tareas, tu buzón de entrada, y tu tablero qué ofrece un resumen de alto nivel de tus proyectos.

Por muchas cosas, Asana es más robusta que Trello, ofreciendo más características para equipos que quieran estar en contacto constante mientras colaboran. Pero Asana también cuenta con una curva de aprendizaje, ya que requiere que quien se tome el tiempo para aprender su funcionamiento, para poder programar de manera correcta sus proyectos. Hacerlo es la única manera de disfrutar todo lo que ofrece.

La disposición móvil de Asana (las aplicaciones están disponibles para Android e iOS), es más sencilla, un cambio que consideré refrescante. Ofrece un método simple de navegar por tu buzón de entrada y tareas, y sirve mejor usándola con  una pantalla táctil.

Como Trello, Asana es gratis para la mayoría de los usuarios. Las organizaciones que busquen controles adicionales para la privacidad, un número ilimitado de usuarios invitados y características adicionales del tablero adicionales, tendrían que escoger el Premium Plan, que tiene un costo de $50 dólares mensuales, para 15 usuarios.

Smartsheet

 

Smartsheet utiliza la información en su pantalla sabiamente, haciendo el texto sencillo de leer.
Smartsheet utiliza la información en su pantalla sabiamente, haciendo el texto sencillo de leer.

Si Trello es demasiado visual para ti, y Asana es un poco apabullante, entonces considera Smartsheet. Esta aplicación para administrar proyectos tiene un enfoque similar a las hojas de cálculo, a la organización, lo cual puedes ser algo perfecto para ti.

Cualquiera que haya utilizado una hoja de cálculo se sentirá cómodo con Smartsheet. Puedes organizar los proyectos en hojas, que pueden ser formateadas usando una de las plantillas que Smartsheet ofrece, abarcando desde planeación de eventos a lanzamientos de productos con Gantt (Una especie de chat en la que se puede mostrar la agenda del proyecto). Si ninguna de estas plantillas te funciona, entonces puedes utilizar sus plantillas básicas, para que las personalices a tu gusto.

Después de eso, es bastante simple. Se pueden agregar tareas, y darles formato como normalmente se haría en una hoja de cálculo, excepto que es más sencillo de hacer en Smartsheet. Puedes fijar fechas, modificar columnas y filas, ingresar datos desde ciertas listas. No necesitas un conocimiento extenso de hojas de cálculo para sentirte cómodo con Smartsheet, y puedes hacer cosas que no podrás que las hojas de cálculo, como subir archivos adjuntos como videos y PDFs.

Compartir Smartsheet es sencillo, ya que puedes enviar un correo electrónico a un número ilimitado de usuarios, me gusta la facilidad de poder controlar quien edita y quien puede solamente ver el documento. Las aplicaciones móviles de Smartsheet (disponibles para Android e iOS) son también simples de usar, ya que las hojas que creas son fáciles de ver, incluso en las pantallas pequeñas de un teléfono. Algo que casi nunca ocurre con las hojas de cálculo.

Smartsheet es gratis por un mes. Después de eso, se cobra una cuota de $14 dólares mensuales. Es una aplicación robusta que gente de negocios sabrá apreciar, pero le falta la comunicación integrada de Asana o el atractivo visual de Trello

 

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