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15 trucos que debes dominar en Microsoft Office

A pesar dela evolución de Microsoft Office hacía atajos en lo menus, vale la pena recordar que esas teclas de función sirven para algo. Y con ciertas combinaciones en Word, Excel y Outlook, podrán hacer más simple y rápido el trabajo con estos comandos.

Aquí hay 15 de las combinaciones esenciales de Office. Una vez que te las aprendas y las utilices en el campo de tu trabajo comenzarás a ver como ahorras tiempo en tus proyectos.

Combinaciones universales

1. Ayuda

F1 es la tecla de ayuda en casi todos los programas, incluyendo los productos de Microsoft. Ctrl+F1 muestra o esconde la barra de menús en Word and Excel.

2. Ir a

F5 es la tecla para “Ir a” tanto en Word and Excel. Excel muestra un cuadro en el que te pide que ingreses la información de una celda en específico, como B55 o G12. En Word, este cuadro te puede llevar a 13 distintos lugares, incluyendo la página, sección, línea, tabla y gráfico.

3. Cambiar entre documentos

Ctrl+F6 cambia entre los múltiples documentos de Word que tengas abiertos, o entre hojas de cálculo si estás trabajando en Excel.

4. Revisión ortográfica

F7 abre el cuadro de revisión ortográfica en Excel, Word, y Outlook.

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5. Guardar

Shift-F12 guarda el documento actual, hoja de cálculo o lo que sea en lo que estés trabajando en Outlook. F12 te lleva al menú de guardar como.

Word

6. Cambiar entre altas y bajas

Shift-F3 cambia entre altas y bajas en el texto seleccionado. (Funciona también en Outlook), Solamente escoge el texto que quieres modificar y presiona Shift-f3 hasta que obtengas la disposición de letra que desees. Ya no vas a borrar texto que quedó en altas, una simple combinación corrige el problema.

7. Repetir la última acción

F4 repite la última acción que realizaste. Por ejemplo, crear un cuadro de texto, luego aprieta F4 y tendrás un duplicado.

8. Sinónimos

Shift-F7 abre un cuadro que te sugiere sinónimos para la palabra seleccionada.

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9. Eliminar hipervínculos

Los hipervínculos pueden ser desactivados uno por uno si les damos click derecho. Pero remover muchos de estos vínculos puede tomar mucho tiempo. Ctrl+Shift-F9 también desactiva un hipervínculo si es seleccionado. Pero para desactivar todos los vínculos en un documento selecciona todo el documento o mail y luego presiona Ctrl+Shift-F9.

Excel

10. Editar una celda

F2 edita la celda activa, una manera rápida y sencilla de administrar fórmulas.

11. Inserta función

Coloca el cursor en la celda objetivo, luego presiona Shift-F3 para abrir el menú de Insertar Función. Escoge una función de la lista (Suma, promedio, contabilizar, etc.) y dale click a OK. Luego sigue llenando la información respecto a los datos que quieres ingresar, cuando termines dale Ok y Excel te calculará la respuesta.

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12. Crear referencias de celdas

F4 se desplaza entre fórmulas para crear referencias de celdas absolutas o relativas.

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13. Muestra el cuadro de diálogo para Macro

Alt+F8 muestra el cuadro de diálogo para Macro, lo que nos da las opciones de ejecutar, borrar, editar, o personalizar cualquier Macro.

14. Calcular la hoja de cálculo actual

Toma tiempo volver a calcular una hoja de cálculo que se encuentra llena de fórmulas. Muchos usuarios apagan la función de “calcular automáticamente” (Archivo, opciones, fórmulas, luego seleccionan manual para opciones de cálculo Una vez hecho eso, podrás trabajar más rápidamente. Cuando termines de ingresar texto y fórmulas presiona Shift-F9 para recalcular todo.

15. Crea un gráfico

F11 crea una gráfica con la información que tienes en ese momento seleccionado.

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