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7 trucos para ganar tiempo en Office para iPad

No hace mucho el usar las aplicaciones de Office de Microsoft en cualquier dispositivo con iOS no era más que un sueño. Luego apareció Office para iPad. Pero tenía un pequeño problema, no podrías editar documentos. En la versión gratuita solamente podías ver los documentos en cuestión, Pero para editarlos necesitabas una cuenta de  Office 365.

Luego, en noviembre, Microsoft sorprendió a todos al liberar una actualización que haría posible editar documentos como parte de la versión gratuita. Desde entonces, he pasado demasiado tiempo trabajando en mi iPad, y aprendí algunos trucos para mejorar mi productividad.

Agrega una cuenta de Dropbox

El compartir archivos y Dropbox van de la mano, así que naturalmente vas a querer acceder a tus archivos de Word, Excel, o Powerpoint desde Dropbox. Existen dos métodos para conectar Office a Dropbox. Puedes tocar tu foto de perfil, luego agregar un servicio, o tocar la pestaña de Abrir en el lado izquierdo de la pantalla, luego escoge “Agregar un lugar”,  escoge Dropbox de la lista, y dale permiso a la aplicación de que acceda a tus archivos.

Es importante que hagas esto, por cada aplicación de Office que quieras vincular a Dropbox
Es importante que hagas esto, por cada aplicación de Office que quieras vincular a Dropbox

Abre desde Dropbox, edita en Office

Incluso puedes abrir la aplicación de Dropbox; mientras navegas por tus archivos, puedes enviarlos a la aplicación de Office para editarlo. Solamente abre un documento compatible con Office para verlo, y luego toca e botón de editar en la esquina inferior derecha. El documento abrirá  en su aplicación correspondiente, desde la que podrás hacer cambios y luego guardarlos en tu cuenta de Dropbox.

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Atajos

Una de las cosas que más adoro de usar un teclado externo para mi iPad, es la ventaja de poder usar algunos de los atajos que ya conozco en mi Mac. Office para iPad tiene demasiadas, Microsoft ha hecho una lista con los atajos disponibles para WordExcel, y PowerPoint. Tómate un tiempo para usarlas, y acostumbrarte a ellas, algunas te sonaran muy familiares, —cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, y deshacer, son los atajos que ya reconocer dentro de tu flujo de trabajo.

Guarda copias locales

Almacenar un documento en la nube es muy práctico, mientras tengas conexión de datos. Si tienes una presentación por hacer, no dejes que una pobre señal wi-Fi te la arruine. Guarda el documento en tu iPad, como un respaldo.

Para hacer esto, mientras ves el archivo que quieres guardar, toca en el ícono del documento con las dos flechas que hacen un círculo. Es lo que yo considero que es el ícono de actualizar. De la lista de opciones escoge Duplicar, y luego escoge tu dispositivo como una lista de las opciones de almacenamiento.

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Autollenado en Excel

El escribir una larga y repetitiva lista de fechas, números meses, años, en tus hojas de cálculo de Excel es una molestia. Por fortuna, la función de auto llenado de la versión de escritorio ha llegado a Excel en iOS.

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Comienza por llenar las primeras dos celdas,  establece el patrón para que Excel lo comprenda. Luego selecciona las dos primeras celdas, trayendo el menú de copiar dónde encontrarás la opción de llenado. Toca en ella, luego arrastra la flecha en la dirección en la que deseas que se continúe la secuencia. Cuando levantes tu dedo, las celdas se llenarán de forma automática.

Empatar el formato

Incluso cuando una aplicación se actualiza al mundo táctil, el repetir tareas puede ser algo tedioso y eso incluye el tratar de empatar distintas secciones en tu documento.

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Comienza por resaltar el boque de texto con el formato que quieres reproducir, toca Copiar, luego resalta el texto al que le quieres aplicar el formato. Luego selección pegar Formato de la lista de opciones.

¿Rayos láser?

Cierto, no existen rayos  láser en las aplicaciones de Office. Pero, existe un láser falso escondido en el modo de presentación de PowerPoint. Mientras hacer la presentación en tu iPad, a un proyector puedes tocar y mantener la pantalla, para hacer aparecer un ícono falso de láser, que se mueve con tu dedo.

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