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Garantice el éxito de su proyecto tercerizado con estos consejos

Expertos en la gestión de proyectos de tercerización comparten sus consejos sobre cómo gestionar eficazmente proyectos lejanos o subcontratados internacionalmente.

CIO | Jennifer Lonoff Schiff

Como si la gestión de proyectos tecnológicos complejos no fuese lo suficientemente difícil, la tercerización puede crear numerosas tensiones que probablemente no haya experimentado al utilizar un equipo principal o exclusivamente interno“, dice Tom Fountain, director Pneuron, que proporciona soluciones empresariales. “Curiosamente, no es la competencia técnica de los compradores de servicios que normalmente hace descarrilar los proyectos. En cambio, es una falta de comunicación y comprensión común de lo que simplemente es importante y cómo combinar diversas organizaciones en una unidad cohesionada“.

Entonces, ¿cómo los lideres de proyectos tercerizados pueden mantener, especialmente subcontratados a nivel internacional, proyectos en marcha y dentro del presupuesto? A continuación hay ocho sugerencias útiles.

Ayudar al equipo subcontratado (o equipo) a entender el negocio y objetivos

“Esto no implica entrenamientos interminables y largos intercambios de documentos [pero] de los elementos importantes de su negocio, sus clientes, sus procesos de negocio, a tu pueblo”, dice la fuente. “Mientras más de estos elementos pueden ser compartidos de manera efectiva, es más probable que su proveedor externo se alineará con sus objetivos de negocio y sea capaz de crear valor real”.

Asegurarse que todos trabajen bajo las mismas instrucciones

“Siempre cree una guía que contenga instrucciones paso a paso”, dice Kapil Bagai, gerente, LexInnova Technologies, una firma de consultoría legal para outsourcing y tecnología. “Esto facilita la aplicación coherente de sus necesidades. Un flujo de trabajo bien diseñado y robusto construye precisión y promueve la eficacia general “, señala. Además, es importante para “proporcionarle al equipo información de antecedentes y material necesario que podrían ayudarles en una mayor racionalización y gestión del proyecto.”

También, cuando se trabaja con los miembros del equipo cuyo primer idioma no sea el mismo que el suyo, sea consciente del hecho de que el cumplimiento de requisitos escritos pueden no ser suficientes. Así que, si es posible, complemente la comunicación escrita con wireframes, diagramas anotados y otras ayudas visuales para transmitir con claridad sus necesidades. Cuanto más específico sea, mejor será la oportunidad de conseguir el resultado que busca.

Además, “los procesos deben incluir un mecanismo de seguimiento [métricas] para la medición de la productividad y la calidad del equipo,” dice Bagai.

Sea consciente y respetuoso, del tiempo de todos -y utilicelos a su ventaja

“Cuando el equipo que trabaja en un proyecto está en diferentes zonas horarias, es bueno saber la diferencia y programar reuniones de tiempo que se adapten a las dos partes”, dice Bagai. “Estar preocupado por el tiempo de su equipo construye un nivel de confianza y los motiva a trabajar más duro.”

También puede utilizar las grandes diferencias de zonas horarias a su ventaja. Por ejemplo, si usted ha subcontratado parte de su proyecto a la India, que está a 9.5 horas por delante de la costa este de los Estados Unidos, se les puede enviar algo al final de su día de trabajo, se puede trabajar mientras duerme y tienen que volver a usted en el inicio del siguiente día hábil.

Asegúrese de que todo el mundo esté trabajando los mismos archivos

“Habilitar equipos distribuidos globalmente para que colaboren como si estuvieran en la misma oficina, asegurandose que halla una única versión autorizada de un archivo”, sugiere Randy Chou, CEO, Panzura, un proveedor de almacenamiento en la nube global. “Esto permite a los equipos trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo sin sobrescribir el trabajo de otros. Esto es especialmente importante para aplicaciones como diseño, desarrollo de software, arquitectura e ingeniería, donde los problemas de integridad de documento pueden causar retrasos importantes [e] incurren en un gasto adicional significativo “.

Tenga un buen software de gestión de proyectos – y asegúrese de que todas las partes lo utilicen

“Proporcione a su equipo una solución de software de colaboración que les permita trabajar juntos”, dice Bassem Handy, vicepresidente de Enterprise Strategy, ProCore, un proveedor de software de gestión de proyectos de construcción. “Con acceso inmediato a los datos del proyecto, los miembros del equipo pueden pasar menos tiempo buscando información y más tiempo siendo productivo. Los miembros del equipo del proyecto y los interesados ​​por igual tendrán visibilidad en él, manteniendo a todos en la misma página “.

“Tenemos un equipo de 20 desarrolladores de ultramar, y todo nuestro trabajo de desarrollo se conduce desde esta oficina”, explica Marcos Tuchscherer, cofundador y presidente, frikis Chicago. “La pieza principal del consejo que ofrecería [en lo que respecta a la gestión de proyectos subcontratados o lejanos] es tener un software de gestión excelente”, dice. “Utilizamos JIRA porque somos una empresa ágil, sino algo así como Asana funcionaría también. Todo debe funcionar a través del software; Nunca utilice el correo electrónico para gestionar proyectos “.

Sincroniza con regularidad

“Acertar con antelación para mantenerse actualizado en un horario fijo”, dice Chok Leang Ooi, CEO, AgilityIO, una firma de consultoría global de ayudar a los empresarios. “Ups Sync puede realizarse hacer sobre una base diaria o semanal, pero sea disciplinado por mantenerla acordada a tiempo, especialmente si su equipo externo está en otra zona horaria.”

“La comunicación eficaz, especialmente con los empleados nuevos o fuera de las instalaciones, es la clave para la creación de un proyecto más eficiente, productivo y rentable”, dice Handy. “Ya sea que usted esté utilizando Google Chat o Slack, manteniendo todas las comunicaciones del proyecto en una ubicación central aumentará la responsabilidad y permitirá que todos los miembros del equipo puendan comunicarse en tiempo real.”

Mantenga los chats de vídeo regulares

“La interacción cara a cara (incluso si se hace electrónicamente) es de vital importancia para el desarrollo de una relación sólida y una buena relación con su equipo que asegurar la alineación de los objetivos y metas”, dice Patrick Rice, CEO, Lumidatum, una compañía de análisis predictivo. “Las herramientas como Skype, Slack, WhatsApp y Google Hangouts hace tan fácil permanecer conectado e interactuar con compañeros del equipo”, dondequiera que estén.

Tratara un miembro subcontratado de su equipo con respeto

“Tómese su tiempo para llegar a [conocer] a los miembros [del] equipo”, informa la fuente. “Ya sea a través de una videoconferencia u otros medios, ponga caras a los nombres y conozca lo que los motiva. En pocas palabras:trate a su equipo subcontratado como el socio que usted espera que ellos sean “y serán.

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