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Las 10 mejores apps de Google para mejorar productividad (I parte)

No son conocidas por todos los usuarios pero son eficientes y están  ocultas en Google Apps for Work.

PC World en Español

Las aplicaciones de oficina basadas en la nube de Google, llamadas oficialmente Google Apps for Work, se actualizan frecuentemente con mejoras en sus funciones e interfaz de usuario.

Aquí encontrarás 5 elementos útiles que se han agregado recientemente y que pueden haber sido pasados por alto por los usuarios finales.

  1. Gráficos automáticos – Hojas de cálculo de Google

Google Hojas de cálculo tiene una herramienta llamada Explorar, que analiza automáticamente una columna o fila para determinar si cualquier dato en él se puede presentar en forma de gráfico. Si es así, aparecerá un icono verde con la palabra Explorar en la esquina inferior derecha de la página en la ventana del navegador. Haga clic en él y una barra lateral se abrirá en el lado derecho de la página, mostrando los gráficos que Explorar fue capaz de generar a partir de los datos (puede hacer clic para verlos en tamaño más grande) o examinar sus conocimientos, o arrastrar y soltar en su hoja de cálculo.

2. Esquema automático: Google Docs

Seleccione “Esquema del documento” en el menú Herramientas de la barra de herramientas de Google Docs y se generará un esquema del documento que se abre en Google Docs cada vez que introduzca o formatee una línea de texto como título en el documento. Aparece una barra de navegación a la izquierda del documento, que muestra una lista de encabezados de esquema. Al hacer click en un encabezado de este esquema saltará el cursor a la parte del documento donde se inicia.

3. Mapas personalizados compartibles: Google Drive

Está escondido en Google Drive, la aplicación Google My Maps. Para acceder a ella, haz clic en el botón rojo grande “Nuevo” de la página principal de Google Drive, seleccionando “Más” en el menú emergente y finalmente en Google Mis mapas. Esta misma herramienta también se encuentra en la página de Google Maps, donde aparece como Mis mapas en la barra lateral de Google Maps. Con él, puede crear mapas personalizados a través de Google Maps. Un ejemplo podría ser un itinerario de viaje por carretera que traza su ruta y señala los destinos que desea visitar a lo largo del camino. Sus mapas se guardan automáticamente en Google Drive, donde cada mapa aparece como un archivo que puede compartir con otras personas (como enlace) y los invita a colaborar en él.

4. Deshabilitar la descarga, impresión, copia de cualquier archivo compartido – Google Drive
Puede evitar que un documento, una presentación de diapositivas o una hoja de cálculo que comparta con otros se descarguen o se impriman. Esta acción también bloquea la capacidad de copiar texto u otros elementos. La activación de esta restricción puede no ser evidente de inmediato: En el panel “Compartir con otros”, aparece en “Avanzado”, que al hacer clic le lleva a otro panel que tiene la casilla de verificación “Deshabilitar opciones para descargar, imprimir y copiar para los participantes.

5. Arrastrar y soltar archivos para cargarlos – Google Drive

Cuando la página de Google Drive está abierta en Chrome o Firefox, puede subir un archivo almacenado en la cuenta del computador arrastrándola desde éste y dejándola en una carpeta o en la lista principal de archivos de la página de Google Drive. Esta función puede no ser muy útil en un portátil con una pantalla pequeña, por lo que funciona mejor si utiliza una pantalla grande y, a menudo, debe mantener un navegador y administrador de archivos abiertos al mismo tiempo, compartiendo el área de escritorio.